Сотрудник на удаленке и в офисе — это два разных человека со своими обстоятельствами, ожиданиями и трудностями. Соответственно, и подходы к управлению ремоут-командой должны отличаться от тех, которые вы применяете в офисе. Этот материал мы посвящаем тонкостям удаленного менеджмента: мы обсудим ключевые методы управления командой, главные лайфхаки, распространенные ошибки и полезные сервисы.

Красные зоны удаленного менеджмента: чего важно избегать

У дистанционного формата есть несколько ключевых особенностей, которые отличают его от классической офисной работы. Это определенный уровень свободы, четкая коммуникация и минимум формальностей. 

Если использовать традиционный подход к управлению сотрудниками на ремоуте, дела не будет: в лучшем случае мотивация сотрудников снизится, а в худшем их ждет выгорание. Поэтому давайте разберемся в том, какие ошибки чаще всего допускают руководители ремоут-команд. 

Микроменеджмент и постоянный контроль

Одно из худших решений, которое можно принять, менеджеря команду на удаленке — отслеживать каждый шаг сотрудников. Если у вас работают квалифицированные специалисты, микроменеджмент им не нужен. Как только включается чрезмерный контроль и лишняя коммуникация на тему «как идут дела», улетучивается желание проявлять инициативу и брейнстормить — а как раз то, что часто стремится увидеть удаленный менеджер. 

Также страдает концентрация и повышается уровень стресса. Если сотрудник ощущает, что за ним постоянно следят, последнее, что ему хочется — работать эффективно. 

Изоляция и одиночество

Удаленное управление не позволяет команде чувствовать себя сплоченно и хоть немного приблизиться к той атмосфере, что царит в офисе. Традиционные способы объединения сотрудников не работают, ведь они банально не находятся в одном помещении с вами.

Что можно сделать в такой ситуации?

• создать отдельные чаты, где вы с коллегами можете говорить на отвлеченные от работы темы;
• устраивать дистанционные соревнования и игры;
• организовывать регулярные онлайн-посиделки — например, книжный или разговорный клуб;
• не пропускать праздники и вовремя поздравлять сотрудников;
• устраивать оффлайн-встречи — желательно, раз в квартал.

Крупные компании уделяют особое внимание созданию дружественной атмосфере в онлайн-офисе, ведь сохранять лояльность существующих сотрудников намного выгоднее, чем постоянно искать новых. Лучше выделить деньги и дополнительно спланировать тимбилдинг-активности, чем потратить в разы больше на замену ключевых фигур в бизнесе.

Работа в сплоченной атмосфере — крайне важный фактор для развития компании. Мы знаем, насколько важно находиться в компании единомышленников, поэтому уже который год запускаем «Лабораторию Онлайн Бизнеса» — главный международный бизнес-ивент, на котором собираются предприниматели, управленцы и digital-специалисты со всего мира. 

ЛОБ2023 пройдет онлайн, и вы сможете перенять опыт спикеров и пообщаться с другими участниками в интерактивной студии. Регистрируйтесь по ссылке, чтобы окунуться в концентрированную бизнес-среду вместе с нами. 

Фиксация на отработанных часах

Цель в виде отработки определенного количества рабочих часов должна остаться в прошлом. Важно уважать индивидуальность каждого сотрудника и позволять ему самостоятельно распределять свое время и расставлять приоритетность задач — в результате этого вырастет доверие и лояльность к вам, а продуктивность труда, как ни странно, повысится вслед за ними. 

Конечно, стоит очертить рамки времени в течение рабочего дня, когда большинство сотрудников онлайн и они могут быстро связаться с вами или друг с другом. Но крайностей тоже стоит избегать — лучше сосредоточиться на результатах, а не потраченном времени. Такая организация удаленной работы положительно сказывается на мотивации и продуктивности сотрудников.

Как стать менеджером на удаленке: 10 правил профессионального ремоут-управленца

Перейдем к основной теме материала и обсудим, как стать отличным управленцем дистанционной команды. Мы подобрали для вас 10 ключевых рекомендаций. Не будем тянуть, приглашаем вас ознакомиться с ними ниже.

Воссоздайте офисную атмосферу

И речь не о том, чтобы ввести удаленный дресс-код и обязать всех встречаться в Zoom каждый час. Психика человека требует организованности и постоянства. Когда сотрудники работают удаленно, особенно если их офис — это дом, важно внести в рабочий процесс структурированность. В ином случае команду ждет спад продуктивности и постоянное отлынивание от работы.

Используйте инструменты для ремоут-менеджмента (о них рассказываем в следующих разделах), чтобы у команды было единое пространство для работы. Не создавайте групповые чаты в мессенджерах — лучше переходите на корпоративные программы. И постарайтесь разнообразить рабочую рутину, чтобы удаленное управление ассоциировалось у вашей команды с чем-то современным и технологичным, а не скучным.

Честно говорите о своих ожиданиях

Еще в процессе онбординга стоит быть честными с сотрудниками касательно ваших ожиданий от их результатов. В ответ вы можете узнать у команды, чего она ожидает от вас. Этот пункт косвенно связан с предыдущим — удаленное управление не предусматривает зрительный контакт и невербалику, поэтому высказывать пожелания нужно максимально четко и конкретно.

Никто не обязан догадываться, что вы подразумеваете под идеальной работой. Ваша задача как управленца — как можно детальнее объяснить свое видение хорошей работы. Чем четче прописаны ожидания, тем проще будет вам с командой понять друг друга (и тем легче будет указать на недочеты, когда они возникнут).

Будьте открыты

Управление удаленными сотрудниками подразумевает некую дистанцию — вы не видите их, они не видят вас (а может и друг друга). Важно вносить в вашу рутину больше искренности и открытости, что позволит компенсировать зажатость и отстраненность, созданные синим экраном.

Подробно распишите то, каким вы видите рабочий день вашей удаленной команды. Подготовьте гайды и инструкции, чтобы новичкам было проще влиться в коллектив и понять, как тут все устроено. Можно записать скринкасты для знакомства с платформами, в которых вы работаете. 

Введите возможность асинхронной коммуникации

Коммуникация между управленцем и удаленной командой бывает двух видов:

1. Синхронная. Максимально приближенная к офисному варианту. Если вкратце — моментальный ответ. От сотрудника ожидается, что в рабочие часы он всегда на связи, а значит ответ в чате должен поступить в течение ближайших 5 минут. Звонок также можно запланировать на любое время в рамках рабочего промежутка.
2. Асинхронная. Не гарантирует моментальной скорости ответа. Смысл такой коммуникации не в том, чтобы иметь мгновенный доступ к любому сотруднику, а в том, чтобы обеспечить ему все условия для качественного погружения в работу, даже если это влечет за собой паузы в ответах.

Сегодня все больше компаний отдают предпочтение второму варианту. Он вытекает из принципа «Результат важнее количества отработанных часов». Мировые тенденции указывают на то, что управление удаленными сотрудниками все больше приближается к формату фриланса — это удобно как команде, так и руководителю. 

Если вы не готовы долго ждать ответа от сотрудника, создайте гибридный формат. Например, обсудите с командой временные промежутки, в которые решаются фундаментальные вопросы и каждый должен быть на связи, а в остальное рабочее время предоставьте сотрудникам свободу и концентрируйтесь на KPI.

Отдайте приоритет адаптации

Первые недели работы сотрудника в новой компании (или в новых условиях, если мы говорим о переходе на удаленку) закладывают основу его дальнейшей активности. Крайне важно правильно адаптировать команду или новичков к особенностям удаленной работы с вами. Вот что можно сделать для этого:

• регулярно созванивайтесь с новыми сотрудниками и узнавайте, как идут дела и с чем возникли проблемы;
• давайте фидбек первым результатам;
• назначайте кураторов для новичков;
• создайте инструкции и гайдлайны.

Методы управления командой в удаленном формате компенсируют дистанцию. Новоприбывшим в команду бывает сложно и в классических условиях офиса, что уж говорить об онлайне. Важно уделить должное внимание вопросу адаптации сотрудников, чтобы заложить фундамент их рабочей активности на месяцы и годы вперед.

Просите обратную связь

В ремоут-формате главная цель управленца — стать менеджером-лидером, а не боссом. Сотрудники должны чувствовать себя достаточно комфортно, обращаясь к вам за советом. Создавать благоприятную атмосферу и видеть реакцию команды в режиме онлайн намного сложнее, чем вживую, поэтому вам нужно постоянно собирать фидбек от коллег.

Введите в ваши регулярные созвоны несколько минут на обмен обратной связью, где сотрудники выразят свое мнение о вас и поделятся впечатлениями от взаимодействия. Чтобы добиться максимальной искренности, сбор мнений можно сделать анонимным. Многие компании практикуют систему 360 — это когда фидбек дается не только руководителю, но и коллегам друг от друга. 

Используйте отчеты 5-15

Система 5-15 — это формат проведения еженедельных звонков. Первые 5 минут отводятся на краткий перечень выполненных дел на прошедшей неделе, а следующие 15 — на обсуждение целей на текущую. Если вам кажется, что этого времени недостаточно, то можно несколько расширить рамки, сохранив пропорции. Но помните о том, что руководители бывают склонны растягивать звонки, что влияет на продуктивность всей команды. Стремитесь к краткости и конкретике, чтобы основной массив энергии уходил на выполнение планов, а не их обсуждение.

Сократите количество упоминаний всех участников чата

Если вы используете Slack или мессенджеры в работе, реже используйте опцию @channel или @everyone (упоминание всех участников чата). Пусть уведомления ассоциируются у сотрудников с чем-то срочным и персонализированным. Если информация касается всех, сотрудники все равно прочтут ее, когда откроют чат. Но постоянные уведомления создают ощущение, что на них можно не реагировать — так сообщения быстро становятся неэффективными. Используйте теги и упоминания для конкретных членов команды, а остальные пусть ознакомятся с информацией тогда, когда у них будет время прочесть весь чат.

Сделайте достижение KPI приятным бонусом

На практике часто оказывается, что показатели эффективности в рамках удаленного управления лучше использовать как дополнительную мотивацию, а не критически важную черту, которая определяет все. Если компания выжимает из сотрудников цифры и результаты, команду ждет выгорание и токсичная атмосфера внутри коллектива.

Если достижение KPI не ожидается от каждого сотрудника кровь из носу, у него может появиться дополнительная мотивация. Она хорошо подкрепляется бонусной системой — например, если за выполнение показателей полагается гифт-карта или бонус. 

Конечно, цели нужны, но важно соблюсти баланс между желаемыми результатами и обстановкой в команде, чтобы все не скатилось в достигаторство. Люди не могут работать с одинаковым упорством круглогодично, и тем более никому не под силу беспрерывно обгонять свои прошлые результаты. Ставьте цели на неделю, на месяц и на год, но не забывайте корректировать их в зависимости от того, что происходит в коллективе.

Устраивайте живые встречи

Время от времени важно видеться с командой вне онлайна: это формирует и укрепляет отношения, улучшает атмосферу в коллективе и налаживает связь между всеми участниками команды. Вы можете ввести традицию проводить совместные корпоративы или встречаться в рамках неформальных корпоративных мероприятий (разговорного или книжного клуба, совместного просмотра фильмов и так далее).

Многие компании, которые полноценно организовали удаленную работу, все равно держат офис и приглашают сотрудников работать оттуда по желанию. Это дает возможность познакомиться и сплотиться даже без вашего непосредственного участия. Ну а если ваши сотрудники из разных городов или стран, стоит придумать способ встретиться хотя бы с некоторыми из них или придумать объединяющие активности в онлайне.

Полезные сервисы для удаленного менеджмента

Эффективное удаленное управление командой невозможно без использования различных сервисов-помощников — платных и бесплатных. Поскольку формат дистанционной работы становится все более привычным, на рынке уже сейчас можно найти множество программ, которые облегчают жизнь управленцам и их командам. Ниже рассказываем про лучшие решения для управления проектами, внутреннего взаимодействия и корпоративной безопасности. 

Для управления командами и проектами

Одна из ключевых задач ремоут-управленца — организация работы в команде. Важно выстроить рабочие процессы так, чтобы все не затерялось в онлайн-хаосе. В идеале нужно создать единую экосистему, в которой по полочкам разложены все проекты, файлы и обсуждения. И программы для этого уже доступны — некоторые даже бесплатно или по символической ежемесячной стоимости.

Slack

Это один из самых популярных сервисов для менеджеров и управленцев, ведь она представляет собой полноценный виртуальный офис. Программа объединяет все рабочие инструменты, необходимые для успешной коммуникации между сотрудниками, в одном месте. Вы сможете контролировать все обсуждения, проекты, загруженные файлы с помощью нескольких кликов и быстро поймете, как стать хорошим руководителем без сверхусилий.

В Slack можно создавать множество каналов, объединяющих членов одной команды. При желании можно создать видеозвонок или пообщаться без камер. Удобная система оповещений позволяет получать мгновенные уведомления о важных обновлениях и тэгах. Так как Slack — одна из самых популярных программ для удаленного управления, она легко интегрируется с множеством других популярных инструментов, вроде Google Drive, Trello, Jira. С этим сервисом руководителю в разы проще следить за активностью внутри команды, мониторить обсуждения и процесс выполнение задач. 

Scoro

Эта программа поможет вам управлять проектами, выставлять счета, вести учет продаж и организовать работу команды в удаленном формате. Scoro сочетает в себе инструменты для эффективного управления проектами и CRM-систему, что делает совместную работу более эффективной и позволяет проще менеджерить все бизнес-процессы в одном месте.

Celoxis

Сервис для комплексного удаленного управления. Он отлично справляется с планированием, делегированием, аналитикой и отчетностью. Планирование можно настроить вручную или использовать автоматические инструменты. Celoxis адаптируется к различным часовым поясам, учитывает дедлайны, может распределить рабочие ресурсы в рамках неполного рабочего дня или даже составить план на случай отсутствия важных сотрудников. 

Также программа предлагает набор встроенных инструментов для бухгалтерского учета: Celoxis создает отчеты по расходам, дебиторской задолженности, прибыльности по проектам, а также анализировать маржу, прогнозировать доходы и управлять финансовыми KPI.

Для взаимодействия сотрудников

У удаленного управления есть одно преимущество — технологичность. Отсутствие общего офиса лишает сотрудников возможности общаться вживую. С одной стороны, это минус, но с другой — окно возможностей. Давайте рассмотрим несколько инструментов, которые позволят вашей команде коммуницировать более эффективно.

iDoneThis 

Программа, созданная для отслеживания прогресса сотрудников. Сервис позволяет анализировать регулярные достижения каждого участника команды, а результаты автоматически рассылает вам или сотрудникам по электронной почте. Внимание к развитию каждого и регулярный анализ успехов повышает уровень мотивации сотрудников, добавляет азарта и энергии. С iDoneThis вы сможете легко управлять более как крупными, так и небольшими командами, а автоматизированные инструменты возьмут на себя мониторинг активности и создание регулярных отчетов о ходе работы.

Viva Engage

Viva Engage — полезный инструмент от Microsoft, объединяющий вашу дистанционную команду. С виду он выглядит как классическое приложение для корпоративного чата, но в реальности Viva Engage — это что-то вроде уникальной социальной сети специально для сотрудников вашей компании. Если вам нужна среда, где коллеги могут обсуждать рабочие и рутинные темы — это то, что нужно. Здесь сотрудники смогут делиться своими мыслями или новостями в ленте, а также лайкать или репостить сообщения других. Сервис сплачивает команду, способствует созданию единой дружной атмосферы и делает удаленный менеджмент более эффективным.

Milanote

Этот инструмент создан для визуальной репрезентации проектов. Создатели программы хотели максимально приблизиться к атмосфере творческого офиса, когда на столе раскладывается куча бумаг, в ноутбуке открыто множество вкладок, и вы активно создаете креативные идеи для продвижения проекта. 

В Milanote есть множество встроенных шаблонов, которые помогут настроиться на нужную волну и устроить брейнсторм. Он хорош во всем: от создания мудборда до написания идеального брифа. Готовым шаблоном можно поделиться с коллегами (или творить всем вместе). Лучшее в программе то, что базовый бесплатный план здесь практически не имеет ограничений.

Для корпоративной безопасности

Не всегда очевидный, но очень важный нюанс удаленного менеджмента — это усиленная забота о конфиденциальности и персональных данных. Стать хорошим руководителем помогает не только эффективная коммуникация и качественный менеджмент, но и защита подчиненных. Рассмотрим несколько сервисов, которые позволят вам организовать безопасный менеджмент на удаленке.

LastPass

Менеджер паролей, который упрощает удаленный менеджмент: он помогает надежно хранить пароли от любых сайтов и сервисов. Программа сгенерирует для вас пароль, который практически невозможно взломать, или запомнит те, что вы придумали сами. С помощью LastPass можно делиться паролями с вашими сотрудниками так, чтобы они не видели его, и все равно могли входить в ваш аккаунт на разных сайтах. Сервис синхронизируется с мобильными устройствами и предлагает бесплатную подписку с ключевыми функциями.

Norton 360

Программа предлагает пользователям многоуровневую систему безопасности для всех устройств. Она защищает от вирусов, атак хакеров, фишинга и потери данных и все это происходит на 10 устройствах одновременно (в рамках премиум-плана). В большинство подписок входит VPN-сервис и от 2 до 250 ГБ облачного хранилища.

Умение организовать команду и создать крепкие отношения с сотрудниками в удаленном формате — настоящее искусство. Овладеть им помогут тематические ивенты: например, такие как «Лаборатория Онлайн Бизнеса 2023». Это главный международный бизнес-ивент для предпринимателей и управленцев, где они смогут перенять опыт лучших. Регистрируйтесь по ссылке и до встречи на ЛОБ2023!