Співробітник на ремоуті та в офісі — це дві різні людини зі своїми обставинами, очікуваннями та труднощами. Відповідно і підходи до управління дистанційною командою повинні відрізнятися від тих, які ви застосовуєте в офісі. Цей матеріал присвячуємо тонкощам віддаленого менеджменту: ми обговоримо ключові методи управління командою, головні лайфхаки, поширені помилки та корисні сервіси.
Дистанційний формат має кілька ключових особливостей, які відрізняють його від класичної офісної роботи. Це певний рівень свободи, чітка комунікація та мінімум формальностей.
Якщо використовувати традиційний підхід до управління зі співробітниками на ремоуті, справи не буде: у кращому разі їх мотивація знизиться, а в гіршому на всіх чекає вигоряння. Тому давайте розберемося в тому, які помилки найчастіше припускаються керівники ремоут-команд.
Одне з найгірших рішень менеджера віддаленої команди — відстежувати кожен крок співробітників. Якщо у вас працюють кваліфіковані спеціалісти, мікроменеджмент їм не потрібен. Щойно включається надмірний контроль та зайва комунікація на тему «як ідуть справи», зникає бажання виявляти ініціативу і брейнсторміти — а це саме те, що часто прагне побачити віддалений менеджер.
Також страждає концентрація та підвищується рівень стресу. Якщо співробітник відчуває, що за ним постійно стежать, останнє, що йому хочеться, це працювати ефективно.
Віддалене управління не дозволяє команді почуватися згуртовано і хоч трохи наблизитися до тієї атмосфери, що панує в офісі. Традиційні способи об’єднання працівників не працюють, адже вони банально не знаходяться в одному приміщенні з вами.
Що можна зробити у такій ситуації?
Великі компанії приділяють особливу увагу створенню дружньої атмосфери в онлайн-офісі, адже зберігати лояльність співробітників набагато вигідніше, ніж постійно шукати нових. Краще виділити гроші та додатково спланувати тимбілдинг-активності, ніж витратити у рази більше на заміну ключових фігур у бізнесі.
Робота в згуртованій атмосфері — критичний чинник для розвитку компанії. Ми знаємо, наскільки важливо перебувати серед однодумців, тому вже котрий рік запускаємо «Лабораторію Онлайн Бізнесу» — головний міжнародний бізнес-івент, на якому збираються підприємці, управлінці та digital-фахівці з усього світу.
ЛОБ2023 пройде онлайн, і ви зможете перейняти досвід спікерів та поспілкуватися з іншими учасниками в інтерактивній студії. Реєструйтеся за посиланням, щоб поринути у концентроване бізнес-середовище разом з нами.
Відпрацювання певної кількості робочих годин як головна мета має залишитися у минулому. Важливо поважати індивідуальність кожного співробітника і дозволяти йому самостійно розподіляти свій час і розставляти пріоритетність завдань — у результаті виросте довіра і лояльність до вас, а продуктивність праці, як не дивно, підвищиться за ними.
Звичайно, варто окреслити рамки часу протягом робочого дня, коли більшість співробітників онлайн, і вони можуть швидко зв’язатися з вами або один з одним. Але крайнощів теж варто уникати — краще зосередитись на результатах, а не витраченому часі. Подібна організація віддаленої роботи позитивно позначається на мотивації та продуктивності співробітників.
Перейдемо до основної теми матеріалу та обговоримо, як стати класним управлінцем дистанційної команди. Ми підібрали для вас 10 ключових рекомендацій і запрошуємо вас ознайомитися з ними нижче.
І мова не про те, щоб ввести віддалений дрес-код і зобов’язати всіх зустрічатися в Zoom щогодини. Психіка людини вимагає організованості та сталості. Коли співробітники працюють віддалено, особливо якщо їхній офіс — це будинок, важливо внести в робочий процес структурованість. В іншому випадку команду чекає спад продуктивності та постійне відливання від роботи.
Використовуйте інструменти для ремоут-менеджменту (про них розповідаємо в наступних розділах), щоб команда мала єдиний простір для роботи. Не створюйте групові чати в месенджерах — краще переходьте на корпоративні програми. І намагайтеся урізноманітнити робочу рутину, щоб віддалене управління асоціювалося у вашої команди з чимось сучасним та технологічним, а не нудним.
Ще в процесі онбордингу варто бути чесними зі співробітниками щодо ваших очікувань від їхніх результатів. У відповідь ви можете дізнатись у команди, чого вона очікує від вас. Цей пункт побічно пов’язаний із попереднім — віддалене управління не передбачає зоровий контакт і невербалику, тому висловлювати побажання потрібно максимально чітко та конкретно.
Ніхто не повинен здогадуватися, що ви маєте на увазі під ідеальною роботою. Ваше завдання як управлінця — якомога детальніше пояснити своє бачення гарного результату. Чим чіткіше прописані очікування, тим простіше вам з командою зрозуміти один одного (і тим легше буде вказати на недоліки, коли вони виникнуть).
Управління віддаленими співробітниками передбачає певну дистанцію — ви не бачите їх, а вони не бачать вас (а може й один одного). Важливо вносити у вашу рутину більше щирості та відкритості, що компенсує затисненість та відстороненість, створені синім екраном.
Докладно розпишіть те, яким ви бачите робочий день віддаленої команди. Підготуйте гайди та інструкції, щоб новачкам було простіше влитися у колектив та зрозуміти, як тут усе влаштовано. Можна записати скринкасти для знайомства з платформами, у яких ви працюєте.
Комунікація між управлінцем та віддаленою командою буває двох видів:
Сьогодні все більше компаній віддають перевагу другому варіанту. Він випливає з принципу «Результат важливіший за кількість відпрацьованих годин». Світові тенденції вказують на те, що керування віддаленими співробітниками дедалі більше наближається до формату фрілансу — це зручно як команді, так і керівнику.
Якщо ви не готові довго чекати на відповідь від співробітника, створіть гібридний формат. Наприклад, обговоріть з командою тимчасові проміжки, в які вирішуються фундаментальні питання і кожен має бути на зв’язку, а в решту робочого часу надайте співробітникам свободу та звертайте увагу тільки на KPI.
Перші тижні роботи співробітника в новій компанії (або в нових умовах, якщо ми говоримо про перехід на ремоут) закладають основу його подальшої активності. Вкрай важливо правильно адаптувати команду та новачків в ній до особливостей віддаленої роботи з вами. Ось що можна зробити для цього:
Методи керування командою у віддаленому форматі компенсують дистанцію. Новоприбулим у команду буває складно і в класичних умовах офісу, що вже казати про онлайн. Важливо приділити належну увагу питанню адаптації співробітників, щоб закласти фундамент їхньої робочої активності на місяці та роки вперед.
У ремоут-форматі головна мета управлінця – стати менеджером-лідером, а не босом. Співробітники повинні почуватися досить комфортно, звертаючись до вас за порадою. Створювати сприятливу атмосферу та аналізувати реакцію команди в режимі онлайн набагато складніше, ніж наживо, тому вам потрібно постійно збирати фідбек від колег.
Введіть у ваші регулярні дзвінки кілька хвилин на обмін зворотним зв’язком, де співробітники висловлять свою думку про вас і поділяться враженнями від взаємодії. Щоб досягти максимальної щирості, збір думок можна зробити анонімним. Багато компаній практикують систему 360 — це коли фідбек дається не тільки керівнику, а й колегам один від одного.
Система 5-15 – це формат проведення щотижневих дзвінків. Перші 5 хвилин відводяться на короткий перелік виконаних справ минулого тижня, а наступні 15 — на обговорення цілей на поточний. Якщо вам здається, що цього часу недостатньо, можна трохи розширити рамки, зберігши пропорції. Але пам’ятайте, що керівники бувають схильні розтягувати дзвінки, що впливає на продуктивність всієї команди. Прагніть стислості та конкретики, щоб основний масив енергії йшов на виконання планів, а не їх обговорення.
Якщо ви використовуєте Slack або месенджери в роботі, рідше використовуйте опцію @channel або @everyone (згадування всіх учасників чату). Нехай повідомлення асоціюються у співробітників із чимось терміновим та персоналізованим. Якщо інформація стосується всіх, співробітники однаково прочитають її, коли відкриють чат. Але постійні сповіщення створюють відчуття, що на них можна не реагувати — так повідомлення швидко стають неефективними. Використовуйте теги та згадки для конкретних членів команди, а решта нехай ознайомиться з інформацією тоді, коли у них буде час прочитати весь чат.
Зробіть досягнення KPI приємним бонусом
Часто виявляється, що показники ефективності рамках віддаленого управління краще використовувати як додаткову мотивацію, а не критично важливі значення, які визначають все. Якщо компанія вичавлює зі співробітників цифри та результати, на команду чекає вигоряння та токсична атмосфера.
Якщо ж досягнення KPI не очікується від кожного працівника у обов’язковому порядку, у нього може з’явитися додаткова мотивація. Вона добре підкріплюється бонусною системою: наприклад, якщо за виконання показників належить гіфт-картка або бонус.
Звичайно, цілі потрібні, але важливо дотримуватися балансу між бажаними результатами та обстановкою в команді, щоб все не скотилося в досягаторство. Люди не можуть працювати з однаковою завзятістю цілий рік, і тим більше нікому не під силу безперервно обганяти свої попередні результати. Ставте цілі на тиждень, на місяць та на рік, але не забувайте коригувати їх залежно від того, що відбувається у колективі.
Час від часу важливо бачитися з командою поза онлайном: це формує та зміцнює відносини, покращує атмосферу в колективі та налагоджує зв’язок між усіма учасниками. Ви можете запровадити традицію проводити спільні корпоративи або зустрічатися в рамках неформальних корпоративних заходів (розмовного чи книжкового клубу, спільного перегляду фільмів тощо).
Багато компаній, які повноцінно організували віддалену роботу, все одно тримають офіс та запрошують співробітників працювати звідти за бажанням. Це дає можливість познайомитися та згуртуватися навіть без вашої безпосередньої участі. Ну а якщо ваші співробітники з різних міст або країн, варто придумати спосіб зустрітися хоча б з деякими з них або придумати активності, що об’єднують в онлайні.
Ефективне віддалене керування командою неможливе без використання різних сервісів-помічників — платних та безкоштовних. Оскільки формат дистанційної роботи стає дедалі звичнішим, на ринку вже зараз можна знайти безліч програм, які полегшують життя управлінцям та їхнім командам. Нижче розповідаємо про найкращі рішення для управління проектами, внутрішньої взаємодії та корпоративної безпеки.
Одне із ключових завдань ремоут-управлінця — організація роботи в команді. Важливо побудувати робочі процеси так, щоб все не загубилося в онлайн-хаосі. В ідеалі потрібно створити єдину екосистему, в якій по поличках розкладено всі проекти, файли та обговорення. І програми для цього вже доступні — деякі навіть безкоштовно чи за символічною щомісячною вартістю.
Це один з найпопулярніших сервісів для менеджерів та управлінців, адже він представляє собою повноцінний віртуальний офіс. Програма поєднує усі робочі інструменти, необхідні для успішної комунікації між співробітниками, в одному місці. Ви можете контролювати всі обговорення, проекти, завантажені файли за допомогою кількох кліків та швидко зрозумієте, як стати хорошим керівником без надзусиль.
У Slack можна створювати безліч каналів, які об’єднують членів однієї команди. За бажанням можна запустити відеодзвінок або поспілкуватись без камер. Зручна система оповіщень дозволяє отримувати миттєві повідомлення про важливі оновлення та теги. Так як Slack — одна з найпопулярніших програм для віддаленого керування, вона легко інтегрується з безліччю інших популярних інструментів, такі як Google Drive, Trello, Jira. З цим сервісом керівнику в рази простіше стежити за активністю всередині команди, моніторити обговорення та виконання завдань.
Ця програма допоможе вам керувати проектами, виставляти рахунки, вести облік продажу та організувати роботу команди у віддаленому форматі. Scoro поєднує в собі інструменти для ефективного управління проектами та CRM-систему, що робить спільну працю більш ефективною та дозволяє простіше менеджерити усі бізнес-процеси в одному місці.
Сервіс для комплексного дистанційного керування. Він чудово справляється з плануванням, делегуванням, аналітикою та звітністю. Планування можна настроїти вручну або використовувати автоматичні інструменти. Celoxis адаптується до різних часових поясів, враховує дедлайн, може розподілити робочі ресурси в рамках неповного робочого дня або навіть скласти план на випадок відсутності важливих співробітників.
Також програма пропонує набір вбудованих інструментів для бухгалтерського обліку: Celoxis створює звіти про витрати, дебіторську заборгованість, прибутковість за проектами, а також аналізувати маржу, прогнозувати доходи та керувати фінансовими KPI.
Віддалене управління має одну перевагу — технологічність. Відсутність спільного офісу позбавляє співробітників можливості спілкуватися наживо. З одного боку, це мінус, але з іншого — вікно можливостей. Давайте розглянемо кілька інструментів, які дозволять вашій команді комунікувати ефективніше.
Програма створена для відстеження прогресу співробітників. Сервіс дозволяє аналізувати регулярні досягнення кожного учасника команди, а результати автоматично надсилає вам або співробітникам електронною поштою. Увага до розвитку кожного та регулярний аналіз успіхів підвищує рівень мотивації співробітників, додає азарту та енергії. З iDoneThis ви зможете легко керувати більш великими, так і дрібними командами, а автоматизовані інструменти візьмуть на себе моніторинг активності та створення регулярних звітів про хід роботи.
Viva Engage — корисний інструмент від Microsoft, що об’єднує вашу дистанційну команду. Він виглядає як класичний додаток для корпоративного чату, але в реальності Viva Engage — це щось на зразок унікальної соціальної мережі спеціально для співробітників вашої компанії. Якщо ви шукаєте середовище, де колеги можуть обговорювати робочі та рутинні теми — це те, що потрібно. Тут співробітники зможуть ділитися своїми думками чи новинами у стрічці, а також лайкати чи репостити повідомлення інших. Сервіс гуртує команду, сприяє створенню єдиної дружньої атмосфери та робить віддалений менеджмент більш ефективним.
Цей інструмент створено для візуальної репрезентації проектів. Розробники програми хотіли максимально наблизитися до атмосфери творчого офісу, коли на столі розкладається купа паперів, у ноутбуці відкрито безліч вкладок, а ви активно створюєте креативні ідеї для просування проекту.
У Milanote є безліч вбудованих шаблонів, які допоможуть налаштуватися на потрібну хвилю та влаштувати брейнсторм. Він буде корисним у всьому: від створення мудборду до написання ідеального брифа. Готовим шаблоном можна поділитися з колегами (або творити разом). Найкраще у програмі те, що базовий безкоштовний план тут практично не має обмежень.
Не завжди очевидний, але дуже важливий нюанс віддаленого менеджменту — це посилена турбота про конфіденційність та персональні дані. Стати хорошим керівником допомагає не лише ефективна комунікація та якісний менеджмент, а й захист підлеглих. Розглянемо кілька сервісів, які дозволять вам організувати безпечний менеджмент на відстані.
Менеджер паролів, що спрощує віддалене керування: він допомагає надійно зберігати паролі від будь-яких сайтів та сервісів. Програма згенерує вам пароль, який практично неможливо зламати, або запам’ятає ті, що ви придумали самі. За допомогою LastPass можна ділитися паролями з вашими співробітниками так, щоб вони не бачили його, і все одно могли входити до вашого облікового запису на різних сайтах. Сервіс синхронізується з мобільними пристроями та пропонує безкоштовну підписку з ключовими функціями.
Програма пропонує користувачам багаторівневу безпеку для всіх пристроїв. Вона захищає від вірусів, атак хакерів, фішингу та втрати даних, і все це відбувається на 10 пристроях одночасно (в рамках преміум-плану). У більшість підписок входить VPN-сервіс і від 2 до 250 ГБ хмарного сховища.
Вміння організувати команду та створити міцні стосунки зі співробітниками у віддаленому форматі — це справжнє мистецтво. Опанувати його допоможуть тематичні івенти: наприклад, такі як «Лабораторія Онлайн Бізнесу 2023». Це головний міжнародний бізнес-івент для підприємців та управлінців, де ви зможете запозичити досвід найкращих. Реєструйтеся за посиланням та до зустрічі на ЛОБ2023!
У цій статті ми коротко розглянемо всі секрети переговорів: ви дізнаєтеся, як правильно спілкуватися з партнерами та клієнтами, щоб вони приймали потрібні вам рішення.
Аби бути конкурентними, компанії мають швидше виводити на ринок нові продукти та прискорювати вдосконалення існуючих рішень і послуг.
А ви знаєте, що робить лідера справжнім лідером? Які навички та здібності важливі для цього? Як розвинути в собі компетенції лідера? Ділимось секретами у статті!
Розповідаємо про те, як ввести в життя нові корисні привички, перестати відкладати справи та ефективно організувати час.
Лабораторія Онлайн Бізнесу
Забирай квитки на головний бізнес-івент для підприємців та digital-спеціалістів
Взяти участь
