Как, когда и зачем использовать аутсорсинг в бизнесе

Вам знакома мысль “Мало часов в сутках”? Чувствуете, что времени категорически не хватает? Возможно, пришло время использовать аутсорсинг в бизнесе. Как и когда сделать это правильно – в этой статье.

Времени всегда мало. Даже если вы потратите все 24 часа на работу – выполнить ВСЕ задачи все равно не удастся. Работа есть всегда. А если добавить к бизнесу хобби, личную жизнь и хотя бы минимальные развлечения… результат вы понимаете сами.

Но XXI век хорош тем, что использовать аутсорсинг можно в любой отрасли:

• Не хотите готовить? Наймите повара.
• Не хотите убирать? Наймите домработницу.
• Не хотите тратить время за рулем? Наймите шофера.

Делегируйте специалистам или компаниям то, что не хотите или не можете делать сами.

Если в личном жизни и быту это просто опция, то в бизнесе – must have. Вопрос только в том, пришло ли время для этого, и как делать это правильно.

Что такое аутсорсинг

Дословно переводя понятие, аутсорсинг – это привлечение ресурсов для выполнения работы извне. Чаще всего используется для выполнение непрофильных функций. При этом задачи могут быть очень важными. Привлекается сторонний сотрудник или команда, которой ставится конкретное подробное ТЗ (техническое задание).

Какие функции выполняет аутсорсинг

Примерный список задач, которые компании часто отдают на аутсорсинг:

• Логистика продукции и другие транспортные процессы.
• Клининговые задачи.
• Разработка базового и сложного программного обеспечения.
• Обслуживание оборудования и техники.
• Ведение бухучета, расчет зарплат, операции налогообложения и другие задачи, связанные с финансами.
• Работа с текстами: описание, копирайтинг, переводы, коррекция и т.д.
• Создание наружной рекламы.
• Внедрение инструментов для digital-продвижения компании.
• Обеспечение функционирования и контроль работы команды в офисе.
• Кейтеринг.

Это основные направления задач, которые передаются на аутсорсинг без раздумий. Но нужно понимать, что этот инструмент можно использовать глубже и освобождать свое время под выполнение более важных стратегических задач. Чтобы перейти к такому уровню аутсорсинга, нужно разобраться, на каком этапе и уровне делегирования вы находитесь сейчас. В зависимости от этого определяется, какие задачи с этого момента вы можете передавать сторонним специалистам.

Опыт показывает, что все задачи, напрямую связанные с продвижением и долгосрочным развитием вашего бизнеса, не стоит делегировать на 100%. Вы можете привлекать специалистов, которые помогут вам разработать стратегию и дадут экспертную обратную связь. Но ключевые решения все равно лучше принимать основателю и владельцу компании.

Готовы ли вы и ваш бизнес к аутсорсингу прямо сейчас?

Это очень легко проверить. Для начала проведем “инвентаризацию” всех ваших задач. Возьмите лист бумаги и поделите на две колонки:

• “День”
• “Неделя”

В первую колонку выписывайте все, что делаете ежедневно. Во вторую – еженедельную работу. 

Далее потратьте 15 минут, чтобы проанализироватьк задачи из списка. Напротив каждой поставьте оценку от 1 до 4, где:

1 – Вы получаете невероятное удовольствие в процессе. С легкостью приступаете к выполнению, чувствуете хорошее настроение и прилив сил, когда работаете. Легко концентрируетесь на выполнении.

2 – Особого удовольствия нет, но задача легко дается вам. Вы полностью понимаете процесс, потому что такая работа находится в зоне вашей компетенции.

3 – Задача не вызывает эмоций. Она не нравится вам, но и сказать, что ненавидите ее, тоже не можете. Вы просто выполняете эту работу, потому что она необходима для продвижения бизнеса.

4 – Вы искренне ненавидите эту задачу. Падает настроение, когда вы видите ее в списке своих дел. Постоянно откладываете работу на потом и делаете в последний момент. А когда работаете – всегда отвлекаетесь на соцсети, видео и т.д.

Анализ готов. Двигаемся дальше.

Сразу добавьте все задачи, отмеченные цифрой 4 в список на аутсорсинг. Здесь даже нечего взвешивать. Есть люди, которые справятся с такой работой, гораздо лучше вас.После этого перенесите в этот же список все дела, отмеченные 3-ками. Да, это чуть сложнее делегировать, но, поверьте, чем больше времени вы уделите задачам 1 и 2, тем лучше для вас. И тем больших результатов вы достигнете в бизнесе.

Далее попробуйте оценить ВСЕ задачи в деньгах. Просто пропишите, сколько денег вы готовы отдать человеку, который сделает эту работу вместо вас. Конечно, при условии, что задача будет выполнена так же качественно, как это сделали бы вы.

Отталкивайтесь от этих значений и примеров:

• $5 в час – анализ рынка, систематизация файлов, общение с клиентами, разбор почты и сообщений в соцсетях.
• $20 в час – создание контента, графический дизайн, ведение соцсетей.
• $40-150 в час – работа с финансами, программирование, технические интеграции.
• $300+ в час – стратегические задачи директора по маркетингу, технического директора и других руководящих должностей.

Теперь вы четко видите, сколько времени тратите на задачи, которые ненавидите, и сколько денег теряете в конечном итоге. Потратив час на задачу за $300, вы принесете большую пользу бизнесу. Но почему-то этот час вы предпочитаете потратить на работу за $5.

Это значит, что для вас точно пришло время использовать аутсорсинг.

С чем вы столкнетесь при аутсорсинге (приготовьтесь заранее)

Приготовьтесь к компромисам. Да, вам придется платить людям за работу, которую вы можете сделать сами. И да, это пойдет только на пользу вам и вашей бизнесу. А в конечном итоге приведет только к увеличению дохода. Это большая сложность для предпринимателей. Часто можно услышать:

• “Я могу дать кому-то написать текст, но проще сделать это самому, чем потом давать кучу правок”.
• “Я просто люблю своими руками делать посты в Instagram, а то, что на это уходит 2 часа в день – пустяки”.
• “Ну разве я могу доверить кому-то общаться с моими клиентами?”.

Все это – отговорки. Есть причины, по которым вы не хотите делегировать задачи другим людям. Это нормально. Просто задайте себе вопрос: “Что ценнее – провести время за выполнением этом работы или посвятить его своим родным и близким?”. Как только вы поставите ситуацию под таким углом – сомнений не останется.

Аутсорсинг – это круто. Но есть вероятность, что вы столкнетесь с определенными трудностями. Лучше подготовиться к ним заранее. Вот список:

1. Безопасность. Внимательно проверяйте, кому вы готовы передать задачи. Читайте отзывы о людях или компаниях, по возможности общайтесь с их предыдущими работодателями. Будьте уверены в их честности и порядочности.
2. Мотивация. Люди, готовые взять задачи, не проникаются вашей корпоративной культурой. И не проникнуться, как бы вы не старались. Поэтому важно вместе с задачей передавать четкие инструкции для ее выполнения и конкретный KPI.
3. Исчезновение. Особенно актуально для удаленных сотрудников. Человек в прямом смысле слова может пропасть. Просто перестать выходить на связь, отвечать на ваши сообщения. Или вообще добавить вас в черный список без видимых причин.
4. Ответственность и ожидания. Не спешите передавать выбранному человеку большую пачку задач. Проверяйте его компетенции, добросовестность и ответственность постепенно.
5. Разница во времени и менталитете. Это актуально, если вы работаете с людьми из-за рубежа. Иногда с иностранными сотрудниками сложно найти общий язык. А разница в часовых поясах сокращает рабочее время.

Решение для всех этих трудностей одно – общение. Говорите с людьми. Общайтесь до найма, в процессе работы и после нее. Чем больше деталей вы обсуждаете – тем больше вероятность, что работа будет сделана качественно. 

Заключение

Аутсорсинг помогает вам освободить время для более важных и полезных задач. Используйте эту инструкцию, чтобы научиться “безболезненно” делегировать работу. Сохраните в закладки, чтобы иметь быстрый доступ.

Хотите сделать большой прорыв в бизнесе в ближайшие 2-3 месяца? Один клик отдаляет вас от х2-10 к прибыли. Нажмите.

Было полезно? Поделитесь с друзьями в Facebook.