Як, коли і навіщо використовувати аутсорсинг у бізнесі

Вам знайома думка “Мало годин на добу”? Ви відчуваєте, що часу категорично не вистачає? Можливо, настав час використовувати аутсорсинг у бізнесі. Як і коли зробити це правильно – у статті.

Часу завжди мало. Навіть якщо ви витратите всі 24 години на роботу – виконати всі завдання все одно не вдасться. Робота завжди є. А якщо додати до бізнесу хобі, особисте життя та хоча б мінімальні розваги… результат ви розумієте самі.

Але XXI сторіччя добре тим, що використовувати аутсорсинг можна у будь-якій галузі:

• Не хочете готувати? Найміть кухаря.
• Не хочете прибиратися? Найміть хатню робітницю.
• Не хочете витрачати час за кермом? Найміть драйвера.

Делегуйте спеціалістам чи компаніям те, що не хочете чи не можете робити самі.

Якщо в особистому житті та побуті це просто опція, то у бізнесі – must have. Питання лише в тому, чи настав час для цього, і як робити це правильно.

Що таке аутсорсинг

Дослівно перекладаючи поняття, аутсорсинг – це залучення зовнішніх ресурсів до виконання роботи. Найчастіше використовується для виконання непрофільних функцій. При цьому завдання можуть бути дуже важливими. Залучається сторонній співробітник чи команда, якій ставиться конкретне детальне ТЗ (технічне завдання).

Які функції виконує аутсорсинг

Зразковий список завдань, які компанії часто віддають на аутсорсинг:

• Логістика продукції та інші транспортні процеси.
• Клінінгові задачі.
• Розробка базового та складного програмного забезпечення.
• Обслуговування обладнання та техніки.
• Ведення бухобліку, розрахунок зарплат, операції оподаткування та інші завдання, пов’язані із фінансами.
• Робота з текстами: опис, копірайтинг, переклади, корекція тощо.
• Створення зовнішньої реклами.
• Використання інструментів для digital-просування компанії.
• Забезпечення функціонування та контроль роботи команди в офісі.
• Кейтерінг.

Це основні напрямки завдань, що передаються на аутсорсинг без роздумів. Але треба розуміти, що цей інструмент можна використовувати глибше і звільняти свій час під виконання найважливіших стратегічних завдань. Щоб перейти до такого рівня аутсорсингу, потрібно розібратися, на якому етапі та рівні делегування ви зараз. Залежно від цього визначається які завдання з цього моменту ви можете передавати стороннім фахівцям.

Досвід показує, що всі завдання, пов’язані безпосередньо з просуванням і довгостроковим розвитком вашого бізнесу, не варто делегувати на 100%. Ви можете залучати фахівців, які допоможуть вам розробити стратегію та дадуть експертний зворотний зв’язок. Але ключові рішення все одно краще приймати засновнику та власнику компанії.

Чи готові ви і ваш бізнес до аутсорсингу зараз?

Це дуже легко перевірити. Для початку проведемо інвентаризацію всіх ваших завдань. Візьміть аркуш паперу та поділіть на дві колонки:

• “День”
• “Тиждень”

У першу колонку виписуйте все, що робите щодня. У другу – щотижневу роботу. 

Далі витратьте 15 хвилин, щоб проаналізувати задачі зі списку. Напроти кожної поставте оцінку від 1 до 4, де:

1 – Ви отримуєте неймовірне задоволення у процесі. З легкістю приступаєте до виконання, відчуваєте гарний настрій та приплив сил, коли працюєте. Легко концентруєтеся на виконанні.

2 – Особливого задоволення немає, але завдання вам легко дається. Ви повністю розумієте процес, тому що така робота знаходиться у зоні вашої компетенції.

3 – Завдання не викликає емоцій. Воно не подобається вам, але й сказати, що ненавидите його, теж не можете. Ви просто виконуєте цю роботу, тому що вона потрібна для розвитку бізнесу.

4 – Ви щиро ненавидите це завдання. Падає настрій, коли ви бачите його у списку своїх справ. Постійно відкладаєте роботу на потім та робите в останній момент. А коли працюєте – завжди відволікаєтесь на соцмережі, відео тощо.

Аналіз готовий. Рухаємось далі.

Відразу додайте всі завдання, позначені цифрою 4 до списку на аутсорсинг. Тут навіть нема чого зважувати. Є люди, які впораються з такою роботою, набагато краще за вас.Після цього перенесіть у цей же список усі справи, зазначені оцінкою 3. Так, це трохи складніше делегувати, але, повірте: що більше часу ви приділите завданням 1 і 2, тим краще для вас. І тим більших результатів ви досягнете у бізнесі.

Далі спробуйте оцінити всі завдання в грошах. Просто пропишіть скільки грошей ви готові віддати людині, яка зробить цю роботу замість вас. Звичайно, за умови, що завдання буде виконане так само якісно, ​​як це зробили б ви.

Відштовхуйтеся від цих значень та прикладів:

• $5 за годину – аналіз ринку, систематизація файлів, спілкування з клієнтами, розбір пошти та повідомлень у соцмережах.
• $20 за годину – створення контенту, графічний дизайн, ведення соцмереж.
• $40-150 за годину – робота з фінансами, програмування, технічні інтеграції.
• $300+ на годину – стратегічні завдання директора з маркетингу, технічного директора та інших керівних посад.

Тепер ви чітко бачите, скільки часу витрачаєте на завдання, які ненавидите, і скільки грошей втрачаєте зрештою. Витративши годину на завдання за $300, ви принесете велику користь бізнесу. Але чомусь цей час ви волієте витратити на роботу за $5.

Це означає, що вам точно необхідно використовувати аутсорсинг.

З чим ви зіткнетеся при роботі з аутсорсингом (приготуйтеся заздалегідь)

Приготуйтеся до компромісів. Так, вам доведеться платити людям за роботу, яку можете зробити самі. І так, це піде тільки на користь вам та вашому бізнесу. А зрештою призведе лише до збільшення доходу. Це велика складність для підприємців. Часто можна почути:

• “Я можу дати комусь написати текст, але простіше зробити це самому, ніж потім давати купу правок”.
• “Я просто люблю своїми руками робити пости в Instagram, а те, що на це йде 2 години на день – дрібниці”.
• “Ну хіба я можу довірити комусь спілкуватися з моїми клієнтами?”

Все це – відмовки. Є причини, через які ви не хочете делегувати завдання іншим людям. Це нормально. Просто поставте собі питання: “Що цінніше – провести час за виконанням цієї роботи або присвятити його своїм рідним та близьким?”. Як тільки ви поставите ситуацію під таким кутом, сумнівів не залишиться.

Аутсорсинг – це круто. Але є можливість, що ви зіткнетеся з певними труднощами. Найкраще підготуватися до них заздалегідь. Ось перелік:

1. Безпека. Уважно перевіряйте, кому готові передати завдання. Читайте відгуки про людей чи компанії, по можливості спілкуйтеся з їхніми попередніми роботодавцями. Будьте впевнені в їхній чесності та порядності.
2. Мотивація. Люди, готові взяти завдання, не переймаються вашою корпоративною культурою. І не зроблять це, як би ви не намагалися. Тому важливо разом із завданням передавати чіткі інструкції для її виконання та конкретний KPI.
3. Зникнення. Особливо актуально для дистанційних працівників. Людина у прямому значенні слова може зникнути. Просто перестати виходити на зв’язок, відповідати на ваші повідомлення. Або взагалі додати вас до чорного списку без ​​причин.
4. Відповідальність та очікування. Не поспішайте передавати обраній людині велику пачку завдань. Перевіряйте її компетенції, сумлінність та відповідальність поступово.
5. Різниця в часі та менталітеті. Це є актуальним, якщо ви працюєте з людьми із-за кордону. Іноді з іноземними співробітниками складно порозумітися. А різниця у часових поясах скорочує робочий час.

Рішення всім цих труднощів одне – спілкування. Говоріть із людьми. Спілкуйтеся до найму, у процесі роботи та після неї. Чим більше деталей ви обговорюєте – тим більша ймовірність, що робота буде зроблена якісно. 

Висновок

Аутсорсинг допомагає звільнити час для більш важливих і корисних завдань. Використовуйте цю інструкцію, щоб навчитися безболісно делегувати роботу. Додайте статтю до закладок, щоб мати швидкий доступ.

Хочете зробити великий прорив у бізнесі у найближчі 2-3 місяці? Один клік віддаляє вас від х2-10 до прибутку. Натисніть.

Було корисно? Поділіться із друзями в Facebook.