Правило двох хвилин: як встигнути зробити більше, не напрягаючись

Ця проста методика допоможе вам ввести в життя нові корисні привички, заощадити зусилля, перестати відкладати справи та ефективно організувати своє робоче та особисте життя. А головна його перевага в простоті та універсальності: використовувати правило двох хвилин може хто завгодно, незалежно від віку, роду діяльності та ритму життя. В цій статті розповідаємо про все, що необхідно знати про цю техніку.

Що таке GTD і про що говорить правило двох хвилин

Getting Things Done або GTD — це методика підвищення особистої ефективності, створена консультантом у питаннях управління часом і особистою продуктивністю Девідом Алленом. В однойменній книзі він описав кілька простих, але ефективних прийомів, які допомагають знизити рівень прокрастинації, встигнути зробити більше справ за менший проміжок часу і в цілому працювати ефективніше.

Правило двох хвилин — одна з методик, створених Девідом. Її суть проста: якщо виконання якоїсь справи займе у вас менше двох хвилин, потрібно виконати її в той момент, коли ви вперше про неї подумали. Іншими словами, якщо ви прийшли з вулиці в дощовий день і з вашого взуття натекла лужа, варто прибрати її відразу ж, не відкладаючи на потім.

Справа в простій математиці: щоб створити нагадування, згадати про невелику справу пізніше або просто залишити її у пам’яті, вам знадобиться набагато більше часу, енергії та інших ресурсів, аніж за умов виконання її тут і зараз.

Чому вам необхідно ввести це правило в свою рутину

Ми звикли відкладати раптові невеликі справи на потім. Щоб наглядно зрозуміти користь двохвилинного правила, дайте подивимось, до яких проблем призводить його невиконання:

• відкладені завдання викликають стрес і створюють напругу в організмі;
• стрес підвищує кортизол, через що страждає наша концентрація та загальний моральний стан;
• купа справ, які потрібно тримати в пам’яті, провокують прокрастинацію;
• відкладання невеликих задач може викликати почуття вини і невдоволення;
• все це знижує концентрацію та ефективність роботи.

Правило двох хвилин допомагає впоратися з усіма цими недоліками. Так як ми часто не можемо вплинути на кількість тих міні-завдань — адже вони просто з’являються, не запитуючи — залишається змінювати своє ставлення до них і ті дії, які ми здійснюємо. Крім того, що двохвилинне правило допомагає уникнути неприємних наслідків, воно приносить ще й масу переваг — про них поговоримо далі.

Правило просте і зрозуміле

Більшість технік, призваних покращити наше життя, не надто просто в нього впровадити. Не кожен із нас готовий регулярно заповнювати щоденник, планувати свій регулярний день і рефлексувати. Основна перевага правила двох хвилин в тому, що воно максимально просте. Його легко впровадити в життя, чим би ви не займалися: від догляду за малюком в декреті до керування величезною командою людей.

Правило підходить кожному, незалежно від того, наскільки завантажений ваш день, у якому графіку ви живете, чим захоплюєтеся і як давно встали на тропу саморозвитку. Ввести закон двох хвилин в своє життя нескладно — а значить, кожен із нас може спробувати відноситися до позаштатних завдань інакше і подивитися, що буде.

Це ваше щеплення від прокрастинації

Прокрастинация — стан, коли не хочеться нічого робити — часто виникає після перевантаження великою кількістю поточних завдань. Так само як фен, що перегорає після тривалої роботи на піковій потужності, людина з купою справ може раптово відчути різкий упадок сил. Міні-завдання часто дратують нас навіть більше за глобальні, оскільки тут працює ефект об’єму: справи давлять на нас своєю кількістю і часто здаються більш складними, аніж є насправді.

Правило 2 хвилин допомагає швидко і ефективно управляти новими завданнями, розвантажуючи ваш емоційний контейнер і не допускаючи виникнення хаоса. Крім того, виконання навіть найменших справ мотивує нас продовжувати. Коли ви вже успішно впоралися з якою-небудь задачею, стає набагато простіше продовжувати роботу над іншими.

Ви будете частіше отримувати гормон щастя

Це пов’язано з нейрохімічними процесами в нашому мозку. Коли ми виконуємо маленькі завдання і досягаємо невеликих цілей, він виділяє гормони щастя — ендорфіни і дофамін. Вони дарують нам відчуття задоволення і радості, нагороджуючи нас приємними емоціями за чергове досягнення.

Притримуючись правила двох хвилин, ви регулярно виконуєте невеликі завдання, і тим самим підтримуєте невеликий, але стабільний прилив гормонів щастя протягом усього дня. Це не тільки мотивує вас продовжувати рухатися вперед, але і виступає своєрідною «підзарядкою».

Якщо ми відкладаємо виконання дрібних завдань потім, їх накопичення викликає стрес і тривогу. Зростає рівень гормону кортизолу, який безпосередньо пов’язаний із почуттям занепокоєння, а разом із ним – занепадницький настрій, переживання, сумніви. Чим швидше ми вирішуємо дрібні завдання, що раптово виникли, тим краще для нашого емоційного стану.

Воно формує звички

Більшість дій у повсякденному житті ми виконуємо автоматично. Якими будуть ці дії залежить від того, до чого ми привчили себе раніше. Наприклад, у дитинстві чистка зубів сприймалася як каторга, а сьогодні ми робимо це двічі на день на автоматі. Колись ви були незнайомі зі спортом і проста зарядка вимагала зусиль, а сьогодні пробігти 5 кілометрів може бути слабким результатом. Ключова дія у формуванні звички на ранньому етапі – дисципліна. Планомірно виконуючи одні й самі дії, ви обов’язково побачите результат.

Правило 2 хвилин допомагає формувати звичку одразу з двох сторін. З однієї — відучившись відкладати дрібні справи, ми полегшуємо собі цей процес у майбутньому. З іншої — виховавши себе в цьому, вам буде набагато легше виробити й іншу звичку у майбутньому.

Це — економія часу та сил

Будь-хто може медитувати протягом однієї хвилини, прочитати лише одну сторінку в книзі або прибрати один предмет одягу з підлоги — для цього не потрібно багато часу, сил чи мотивації. Виконуючи дрібні завдання, ви кладете монетку у скарбничку своїх сил. У майбутньому ви самі не помітите, як зберете там значну суму.

За допомогою двохвилинного правила можна зробити простішою практично будь-яку глобальну мету. Наприклад, пробігти марафон — це дуже складно. Регулярно займатися спортом — теж. Але пройти десять тисяч кроків — це вже легше. А взути кросівки та вийти на пару хвилин надвір — дуже просто. Ваша мета може полягати в глобальних речах, а звичка — у тому, щоб щодня ходити кілька тисяч кроків. Згодом маленькі кроки приведуть вас до великої мети.

Приклади використання правила 2 хвилин у повсякденному житті та на роботі

У сфері спілкування з людьми:

• дайте відповідь на електронний лист або повідомлення в чаті;
• надішліть проект на оцінку або дайте її іншому;
• запитайте про відгук про свою роботу;
• уточніть деталі задачі одразу після її отримання;
• конспектуйте зміст доповіді замість того, щоб пізніше переглядати запис.

У домашніх справах:

• помийте посуд, який щойно використовували;
• організуйте порядок у своєму домашньому офісі;
• полийте рослини;
• продезінфікуйте мишку та клавіатуру;
• позбавтеся цифрового безладдя;
• видаліть або приховайте програми, що заповнюють ваш екран;
• організуйте робочий стіл комп’ютера;
• очистіть зайву пошту;
• відпишіться від дратівливих електронних листів.

У сфері здоров’я та догляду за собою:

• підготуйте одяг до наступного дня;
• зробіть перерву на руханку;
• проведіть швидку медитацію;
• запишіться на прийом по телефону чи онлайн;
• зберіть сумку з вечора.

Чому правило двох хвилин працює

Шлях до будь-якої мети починається з одного невеликого кроку. Спочатку ми рухаємося у напрямку мрії, а вже по ходу справи виправляємо помилки, удосконалюємо систему та доопрацьовуємо свою стратегію. Якщо ми не в змозі впоратися з основами якоїсь задачі, малоймовірно, що в майбутньому осилимо її повною мірою. Тож замість того, щоб мріяти про ідеальні умови (наприклад, про те, як ви через пару днів нарешті візьметеся за купу нестираної білизни, що накопичилася), варто почати з виконання дрібних дій на постійній основі.

У міру того як ви розвинете дисциплінованість, ті самі дві хвилини перестануть бути мотиваційними хитрощами і перетворяться на повноцінний плацдарм для опанування нових, складніших, навичок. Що частіше ви робите цей маленький перший крок, то більше ваш мозок вчиться долати лінь і прокрастинацію, бере на себе непрості виклики і не здається на половині шляху.

Якщо вам здається, що правило 2 хвилин не працює, спробуйте наступний підхід: виконуйте якусь дію рівно дві хвилини, ні секундою більше. Цілком можливо, через кілька днів ви зловите себе на думці «Я все одно налаштовуюся на виконання цього завдання, так до чого зупинятися через такий короткий час?». Саме в цей момент і відбудеться створення звички, яка пізніше супроводжуватиме вас роками.

Стратегія двох хвилин працює ще з однієї причини: вона формує вашу нову ідентичність — особистість людини, якою ви прагнете стати. Присідаючи п’ять днів поспіль (навіть якщо ваше тренування триває всього дві хвилини), ви потихеньку стаєте людиною, яка не пропускає тренування. Ми рідко дивимося на речі під таким кутом, оскільки звикли отримувати все швидко та просто, а якщо так не виходить – відмовлятися від мети. Але на практиці одне відтискання принесе більше користі, аніж нуль. Те саме стосується двох хвилин читання, ходьби, медитації, наведення порядку та інших справ.

Лайфхаки для введення двохвилинного правила у своє життя

Отже, ви вирішили змінити своє ставлення до раптових справ і тепер прагнете розбиратися з ними без зволікань. Як правильно впровадити закон двох хвилин у своє життя, якщо раніше ви були чемпіоном з відкладання завдань? Є кілька лайфхаків, які полегшують шлях до нового способу життя. Використовуйте їх і пам’ятайте, що будь-яка звичка вимагає часу: необхідно перетерпіти період адаптації, щоб згодом діяти на автоматі.

Не акцентуйте увагу на таймері

Проміжок у вигляді двох хвилин у цьому правилі варто сприймати формально, а чи не буквально. Суть у тому, щоб перестати відкладати виконання завдань, які займуть у вас менше часу, ніж нагадування про незакінчені справи та повернення до них пізніше. Якщо ви концентруватиметеся на таймері в процесі виконання таких міні-справ, якість роботи може постраждати, а в голові з’явиться рій зайвих думок: скільки залишилося до сигналу, чи точно я встигну, потрібно прискоритися.

Ключове завдання — привчити себе реагувати негайно на невеликі справи, що не потребують багато часу і зусиль. Привчіть себе до цього, не звертаючи уваги на те, чи точно ви вклалися в двохвилинний проміжок.

Концентруйтеся на одному завданні за раз

Ризик почати розпорошуватися між справами та підвищити рівень стресу – один із найбільших ризиків, які супроводжують вас у правилі 2 хвилин. Важливо вміти відокремлювати поточні завдання від другорядних.

Наприклад, якщо після їжі ви лінуєтеся помити тарілку, згідно з правилом це все ж таки варто зробити зараз — справа займе не більше пари хвилин і звільнить вас від стресу в майбутньому. Але якщо ви пишете статтю і раптом згадуєте, що хотіли вибрати фільм на вечір — відволікатися не варто, хоч ви й зможете вкластися у відрізок двох хвилин.

Правило двох хвилин потрібно використовувати в тих справах, які стосуються вашого поточного заняття. Воно створене для того, щоб ви могли закінчити велику справу, поки ви ще занурені в неї, не залишаючи хвіст на потім. Перемикатися між кардинально різними справами не варто — це, навпаки, створить хаос у думках і призведе до більшого стресу.

Виділяйте час у графіку

Якщо ви хочете, щоб правило 2 хвилин працювало вам на користь і спрощувало вашу рутину, а не ускладнювало її, важливо розуміти одну річ: додаткові (хоч і маленькі) справи вимагають свого місця у графіку. Незважаючи на те, що в день ви можете виконати кілька міні-задач, відвівши не більше кількох хвилин на кожну, це все одно потребує певних часових та енергетичних витрат.

Закладайте у свій план на день час на вирішення подібних двохвилинних справ. Краще зробити це із запасом, виділивши додаткові проміжки часу на форс-мажор. Так ви підстрахуєте себе на непередбачений випадок і з більшою ймовірністю побачите позитивний ефект від правила.

Відокремлюйте важливі завдання від непотрібних

Яким би ефективним не було правило 2 хвилин, відволікатися на незначні справи десятки разів на день — це неефективно. Щоб ввести правило в життя, вам потрібно навчитися відокремлювати першорядні справи від другорядних. Ваша увага повинна бути сфокусована на тих завданнях, виконання яких принесе вам користь і вигоду.

Для другорядних та менш важливих справ можна використовувати делегування — передачу виконання завдання іншій людині. Тільки розвантаживши свій графік та виконуючи лише необхідні справи ви зможете оцінити ефективність правила двох хвилин.

Ключова помилка під час виконання правила

Неправильне трактування правила двох хвилин може не тільки не допомогти вам, а й нашкодити. Простіше буде зрозуміти це на простому прикладі.

Отже, уявіть, що ви відкриваєте електронну пошту і раптово отримуєте повідомлення про вхідний лист від колеги. Раніше ви б відмахнулися від нього, але тепер, дотримуючись правила двох хвилин, вирішуєте прочитати. У процесі ви думаєте про те, що у цього колеги незабаром важливе свято — треба поставити нагадування, адже ви хотіли привітати його цього дня. Це не займе більше двох хвилин, тому ви переходите в нотатки. Там ви бачите, що ще вранці вам потрібно було замовити продукти, а ви про це зовсім забули. На сайті доставки ви бачите рекламу фільму, який зараз у прокаті, та згадуєте, що обіцяли племіннику сходити на нього…

Приблизно так корисна техніка може перетворитися на пастку. Щоб цього не сталося, необхідно пам’ятати: двохвилинне завдання має бути безпосередньо пов’язане з тим, що ви робите в цей момент часу. Ви не повинні перескакувати з однієї справу на іншу: навпаки, сенс практики полягає в тому, щоб менше розпорошуватися і частіше доводити справи до кінця. Блукаючий розум завжди шкодить планам, так що залишайтеся максимально сконцентровані на тій задачі, яку виконуєте, і застосовуйте правило двох хвилин тільки по відношенню до неї.

Грамотно використовуючи правило 2 хвилин, ви зможете звільнити достатньо часу та сил на освоєння нової навички — наприклад, опануванню сучасної digital-профессии. Ми в Genius.Space постійно проводимо навчання на платній та безкоштовній основі. Ознайомитись із програмою наших заходів можна тут.