Правило двух минут: как успевать делать больше, не напрягаясь

Эта простая методика поможет вам ввести в жизнь новые полезные привычки, сэкономить усилия, перестать откладывать и эффективно организовать свое рабочее и личное время. А главное его преимущество в простоте и универсальности: использовать правило двух минут может кто угодно, независимо от его возраста, рода деятельности и ритма жизни. В этой статье рассказываем все, что необходимо знать об этой технике.

Что такое GTD и о чем гласит правило двух минут

Getting Things Done или GTD — это методика повышения личной эффективности, созданная консультантом в вопросах управления временем и личной продуктивности Дэвидом Алленом. В одноименной книге он описал несколько простых, но эффективных приемов, которые помогают снизить уровень прокрастинации, успевать делать больше дел за меньший промежуток времени и в целом работать более эффективно.

Правило двух минут — одна из методик, созданных Дэвидом Алленом. Ее суть проста: если выполнение какого-то дела займет у вас менее двух минут, нужно сделать его в тот момент, когда вы впервые о нем подумали. Иными словами, если вы пришли с улицы в дождливый день и с вашей обуви натекла лужа, стоит вытереть ее сразу же, а не откладывать на потом. 

Все дело в простой математике: чтобы создать напоминание, позже вспомнить или попросту оставить на задворках памяти это двухминутное невыполненное дело, вам на самом деле понадобится намного больше времени, энергии и других ресурсов, чем выполнение его здесь и сейчас. 

Почему вам необходимо ввести это правило в свою рутину

Мы привыкли откладывать внезапно появившиеся мелкие дела на потом. Чтобы наглядно понять пользу двухминутного правила, давайте посмотрим, к каким проблемам это приводит:

• отложенные задачи вызывают стресс и создают напряжение в организме;
• стресс повышает кортизол, из-за чего страдает наша сосредоточенность и общее моральное состояние;
• обилие дел, которые нужно держать в голове, провоцируют прокрастинацию;
• откладывание мелких задач может вызвать чувство вины и недовольства собой;
• все это может снижать концентрацию и эффективность работы.

Правило двух минут помогает справиться со всеми этими недочетами. Так как мы часто не можем повлиять на количество тех самых мелких задач — они просто появляются, не спрашивая — остается менять свое отношение к ним и действия, которые мы предпринимаем. А кроме того что двухминутное правило помогает избежать неприятных последствий, оно приносит еще и массу преимуществ — о них поговорим дальше.

Правило простое и понятное

Многие техники, призванные улучшить нашу жизнь, не так-то просто в нее встроить. Не каждый из нас готов регулярно заполнять дневник, планировать до мелочей свой день и регулярно рефлексировать. Главное преимущество правила двух минут в том, что оно максимально простое. Его легко внедрить в жизнь, чем бы вы ни занимались: от ухода за малышом в декрете до управления огромной командой людей.

Оно подходит каждому, независимо от того, насколько загружен ваш день, в каком графике вы живете, чем увлекаетесь и как давно ступили на тропу саморазвития. Внедрить закон двух минут в свою жизнь не составит труда — а значит, ничего не стоит попробовать относиться к внештатным задачам иначе и посмотреть, что будет.

Это ваша прививка от прокрастинации

Прокрастинация — состояние, когда не хочется ничего делать — часто возникает из-за перегруза большим количеством текущих задач. Примерно как фен, перегоревший из-за продолжительной работы на пиковой мощности, человек с обилием дел может внезапно почувствовать резкий упадок сил. Мелкие задачи часто раздражают нас даже больше крупных, поскольку здесь работает эффект объема: дела давят на нас своим количеством и часто кажутся сложнее, чем есть на самом деле. 

Правило двух минут помогает быстро и эффективно управлять возникшими задачами, разгружая ваш эмоциональный контейнер и не допуская возникновения хаоса. Кроме того, выполнение даже мельчайших дел мотивирует продолжать работу. Когда вы уже успешно справились с какой-то задачей, намного проще продолжить работу над остальными.

С ним вы будете чаще получать гормон счастья

Это связано с нейрохимическими процессами в нашем мозге. Когда мы выполняем маленькие задачи и достигаем небольших целей, он выделяет гормоны счастья — эндорфины и дофамин. Они дарят нам ощущения удовлетворения и радости, награждая нас приятными эмоциями за очередное достижение.

Следуя правилу двух минут, вы регулярно выполняете небольшие задачи, тем самым поддерживая небольшой, но стабильный прилив гормонов счастья в течение всего дня. Это не только мотивирует вас продолжать двигаться вперед, но и выступает своеобразной «подзарядкой».

Если же мы откладываем выполнение мелких задач на потом, их накопление вызывает стресс и тревогу. Растет уровень гормона кортизола, который напрямую связан с чувством беспокойства, а вместе с ним — упадническое настроение, переживания, сомнения. Чем быстрее мы решаем внезапно возникшие мелкие задачи, тем лучше для нашего эмоционального состояния.

Оно формирует привычки

Большую часть действий в повседневной жизни мы выполняем автоматически. Какими эти действия будут зависит от того, к чему мы приучили себя ранее. К примеру, в детстве чистка зубов воспринималась как каторга, а сегодня мы делаем это дважды в день на автомате. Когда-то вы были не знакомы со спортом и простая зарядка требовала усилий, а сегодня пробежать 5 километров для вас может быть слабым результатом. Ключевое действие в формировании привычки на раннем этапе — дисциплина. Планомерно выполняя одни и те же действия, вы обязательно увидите результат.

Правило двух минут помогает формировать привычку сразу с двух сторон. С одной — отучившись откладывать мелкие дела, мы облегчаем для себя этот процесс в будущем. С другой — воспитав себя в этом, вам будет намного легче выработать и другую привычку.

Это экономия времени и сил

Любой может медитировать в течение одной минуты, прочитать всего одну страницу в книге или убрать один предмет одежды с пола — для этого не нужно много времени, сил или мотивации. Выполняя мелкие задачи по отдельности, вы кладете монетку в копилку своих сил. В будущем вы сами не заметите, как соберете там значительную сумму.

С помощью двухминутного правила можно сделать проще практически любую глобальную цель. Например, пробежать марафон — это очень сложно. Регулярно заниматься спортом — тоже. Но пройти десять тысяч шагов — это уже легче. А надеть кроссовки и выйти на пару минут на улицу — очень просто. Ваша цель может заключаться в каких-то глобальных вещах, а привычка — в том, чтобы ежедневно надеть кроссовки и ходить пару тысяч шагов. Со временем маленькие шаги приведут вас к большой цели.

Примеры использования двухминутного правила в повседневной жизни и на работе

В сфере общения с людьми:

• ответьте на электронное письмо или сообщение в чате;
• пришлите проект на оценку или дайте ее другому;
• запросите отзыв о своей работе;
• уточните детали задачи сразу после ее получения;
• конспектируйте содержание доклада вместо того, чтобы позже пересматривать запись.

В домашних делах:

• помойте посуду, которую только что использовали;
• организуйте порядок в своем домашнем офисе;
• полейте растения;
• продезинфицируйте мышку и клавиатуру;
• избавьтесь от цифрового беспорядка;
• удалите или скройте приложения, которые захламляют домашний экран;
• организуйте рабочий стол на компьютере;
• очистите лишнюю почту;
• отпишитесь от раздражающих электронных писем.

В сфере здоровья и ухода за собой:

• подготовьте одежду на следующий день;
• сделайте перерыв на растяжку;
• проведите быструю медитацию;
• запишитесь на прием по телефону или онлайн;
• соберите сумку с вечера.

Почему правило двух минут работает

Путь к любой цели начинается с одного небольшого шага. Сначала мы двигаемся в направлении к мечте, а уже по ходу дела исправляем ошибки, совершенствуем систему и дорабатываем свою стратегию. Если мы не в состоянии справиться с основами какой-то задачи, маловероятно, что в будущем осилим ее в полной мере. Так что вместо того, чтобы мечтать об идеальных условиях (например, о том, как вы через пару дней наконец-то возьметесь за накопившуюся кучу нестиранного белья), стоит начать с выполнения мелких действий на постоянной основе. 

По мере того как вы разовьете дисциплинированность, те самые две минуты перестанут быть мотивационной уловкой и превратятся в полноценный плацдарм для освоения новых, более сложных, навыков. Чем чаще вы делаете тот самый маленький первый шаг, тем больше ваш мозг учится преодолевать лень и прокрастинацию, берет на себя непростые вызовы и не сдается на полпути. 

Если вам кажется, что правило двух минут не работает, попробуйте следующий подход: выполняйте какое-то действие ровно две минуты, ни секундой больше. Вполне возможно спустя несколько дней вы поймаете себя на мысли «Я все равно настраиваюсь на выполнение этой задачи, так к чему останавливаться через такое короткое время?». Именно в этот момент и произойдет выработка привычки, которая позже будет сопровождать вас годами. 

Стратегия двух минут работает по еще одной причине: она формируют вашу новую идентичность — личность человека, которым вы стремитесь стать. Приседая пять дней подряд (даже если ваша тренировка длится всего две минуты), вы потихоньку становитесь человеком, который не пропускает тренировки. Мы редко смотрим на вещи под таким углом, поскольку привыкли получать все быстро и просто, а если так не выходит — отказываться от цели. Но на практике одно отжимание принесет больше пользы, чем ноль. То же самое касается двух минут чтения, ходьбы, медитации, наведения порядка и других дел.

Лайфхаки для введения двухминутного правила в свою жизнь

Итак, вы решили поменять свое отношение к внезапно возникающим делам и разбираться с ними без промедлений. Как правильно внедрить правило двух минут в свою жизнь, если до этого вы были чемпионом по откладыванию задач? Есть несколько лайфхаков, которые облегчат ваш путь к новому стилю жизни. Используйте их и помните, что любая привычка требует времени — необходимо перетерпеть период адаптации, чтобы потом действовать на автомате.

Не акцентируйте внимание на таймере

Промежуток в виде двух минут в этом правиле стоит воспринимать формально, а не буквально. Суть в том, чтобы перестать откладывать выполнение задач, которые займут у вас меньше времени, чем напоминание о незаконченных делах и возвращение к ним позже. Если вы будете концентрироваться на таймере в процессе выполнения таких мини-задач, качество работы может пострадать, а в голове появится рой лишних мыслей: сколько осталось до сигнала, точно ли я успею, нужно ускориться.

Ключевая задача — приучить себя реагировать незамедлительно на небольшие дела, не требующие от вас много времени и усилий. Приучите себя к этому, не обращая внимание на то, точно ли вы уложились в двухминутный промежуток.

Концентрируйтесь на одной задаче за раз

Риск начать распыляться между делами и повысить уровень стресса — один из самых больших рисков, которые сопровождают вас в правиле двух минут. Важно уметь отделять текущие задачи от второстепенных. 

Например, если после еды вы ленитесь помыть тарелку, согласно правилу это все же стоит сделать сейчас — дело займет не больше пары минут и освободит вас от стресса в будущем. Но если вы пишете статью и вдруг вспоминаете, что хотели выбрать фильм на вечер — этого делать не стоит, хоть вы и сможете уложиться в двухминутный отрезок времени.

Правило двух минут нужно использовать в тех делах, которые относятся к вашему текущему занятию. Оно создано для того, чтобы вы могли закончить большую задачу, пока вы еще погружены в нее, не оставляя «хвост» от нее на потом. Переключаться между кардинально различными делами не стоит — это, наоборот, создаст хаос в мыслях и приведет к большему стрессу.

Выделяйте время в графике

Если вы хотите, чтобы правило двух минут работало вам на пользу и упрощало вашу рутину, а не усложняло ее, важно понимать одну вещь: дополнительные (хоть и маленькие) дела требуют своего места в графике. Несмотря на то, что в день вы можете выполнить несколько мини-задач, отведя не больше пары минут на каждую, это все равно требует определенных временных и энергетических затрат.

Закладывайте в свой график на день время на решение подобных двухминутных дел. Лучше сделать это с запасом, выделив дополнительные промежутки времени на форс-мажор. Так вы подстрахуете себя на непредвиденный случай и с большей вероятностью увидите положительный эффект от правила. 

Отделяйте важные задачи от ненужных

Каким бы эффективным ни было правило двух минут, отвлекаться на незначительные дела десятки раз за день — не эффективно. Чтобы ввести это правило в жизнь, вам нужно научиться отделять первостепенные дела от второстепенных. Ваше внимание должно всегда быть сфокусировано на тех задачах, выполнение которых принесет вам пользу и выгоду.

Для второстепенных и менее важных дел можно использовать делегирование — передачу выполнения задачи другому человеку. Только разгрузив свой график и выполняя лишь необходимые дела вы сможете оценить эффективность правила двух минут.

Ключевая ошибка при выполнении правила 

Неправильная трактовка правила двух минут может не только не помочь вам, но и навредить. Будет проще понять это на простом примере.

Итак, представьте, что вы открываете электронную почту и внезапно получаете уведомление о входящем письме от коллеги. Раньше вы бы отмахнулись от него, но теперь, следуя правилу двух минут, решаете прочесть. В процессе вам в голову приходит мысль о том, что у этого коллеги скоро важный праздник — нужно поставить напоминание, ведь вы хотели поздравить его в этот день. Это не займет больше двух минут, так что вы перемещаетесь в заметки. Там вы видите, что сегодня вам нужно было заказать продукты, и надо было сделать это еще утром, а вы об этом совсем забыли. На сайте доставки вы видите рекламу фильма, который сейчас в прокате, и вспоминаете, что обещали племяннику сходить на него…

Примерно так полезная техника может превратиться в ловушку. Чтобы этого не произошло, необходимо помнить: двухминутная задача должна быть напрямую связана с тем, что вы делаете в этот момент времени. Вы не должны перескакивать с одной задачи на другую: наоборот, смысл практики заключается в том, чтобы меньше распыляться и чаще доводить дела до конца. Блуждающий ум всегда вредит планам, так что оставайтесь максимально сконцентрированы на той задаче, которую выполняете, и применяйте правило двух минут только по отношению к ней.

Грамотно используя правило двух минут, вы сможете освободить достаточно времени и сил на освоение нового навыка — например, обучение современной digital-профессии. Мы в Genius.Space постоянно проводим обучение на платной и бесплатной основе. Ознакомиться с программой наших мероприятий можно здесь.