Делегуй на рівні PRO: як ставити завдання так, щоб тебе зрозуміли з першого разу

Вміння делегувати — це та навичка, яку має розвинути у собі кожен менеджер і керівник. Працюючи в команді з іншими, ви кратно посилюєте потенціал проекту, страхуєте себе від ризиків та форс-мажорів, допомагаєте продукту зростати зі збільшеною швидкістю. Жодна відома компанія у свій час не обійшлася без делегування. А що це таке і як правильно користуватися цією чарівною пігулкою – розповімо у цьому матеріалі.

Що означає делегувати і чому це важливо

Делегувати – що це? Під терміном мається на увазі передача завдань іншим членам команди. Ви можете доручити щось іншим з метою рівномірно розподілити відповідальність або звільнити свій час для виконання критично важливих для бізнесу справ. Під делегуванням мається на увазі як найм співробітника на повну зайнятість, так і точкову співпрацю зі спеціалістами — наприклад, разовий проект, який ви віддаєте на аутсорс.

Вирізняють кілька стилів делегування:

1. Функціональне делегування. Справи розподіляються на основі обов’язків та компетенцій співробітників – кожен член команди отримує завдання відповідно до його спеціалізації.
2. Делегування лінійних повноважень. У цьому випадку влада та відповідальність передаються від одного до іншого відповідно до рівня ієрархії. Наприклад, топ-менеджер може делегувати повноваження своєму підлеглому, потім той делегує їх нижчому рівня тощо. Делегувати співробітників можна так само, як і завдання.
3. Делегація повноважень персоналу. Тут завдання отримують конкретні співробітники відповідно до їх знань, навичок та досвіду, незалежно від місця в ієрархії компанії. Наприклад, керівник відділу може доручити проведення переговорів із постачальниками досвідченому співробітнику, навіть якщо він не є менеджером команди.
4. Делегування з урахуванням проекту. Керівник формує команду із співробітників із різними компетенціями для виконання конкретного проекту. Після завершення команда розпускається, і співробітники перерозподіляються на інші завдання.

При цьому, як ви вже здогадуєтеся, не існує «правильного» та «неправильного» делегування — кожен стиль може виявитися корисним чи некорисним залежно від бізнесу, в якому він застосовується.

Чому варто почати делегувати обов’язки: головні переваги

Ренді Пауш, професор інформатики Університету Карнегі, одного разу сказав: «Ось що я знаю точно: своїм часом, як і грошима, необхідно чітко керувати. Час – це все, що в тебе є. І одного разу можна виявити, що у тебе його менше, ніж ти вважаєш».

Звідси випливає перша та ключова перевага делегування: у вас звільняється час, який ви можете витратити на дійсно важливі речі. Якщо керівник у своєму бізнесі виконує всілякі завдання, він змушений витрачати цінний ресурс на механічні рутинні дії. В результаті у нього не вистачає енергії на зростання і проект роками перебуває на одному рівні. Делегування — ключ до масштабування та розвитку.

Якщо у вас є команда, ви маєте резерв кадрів — своєрідну подушку безпеки, яка підстрахує вас у будь-яких непередбачених ситуаціях. Бізнес не зупиняється через вашу хворобу, від’їзд чи відпустку — все працює чітко і незалежно від того, де ви перебуваєте фізично. Співробітники можуть заповнювати прогалини у разі відсутності один одного, що робить команду більш гнучкою та стійкою до змін.

Часта помилка підприємців-початківців — думати, що краще за них самих із завданнями ніхто не впорається. Це велика омана, яку ми ще розглянемо пізніше. А зараз важливо сказати про те, що у кожній людині є як сильні, так і слабкі сторони — і в керівниках також. Що більше фахівців працюють над завданням, то більше сильних сторін збираються разом. І це третя перевага делегування – об’єднання суперсил різних людей у роботі над одним проектом.

Кому потрібно почати делегувати виконання роботи

Ви вже розібралися в тому, що означає делегувати, але часто буває важко визначити той момент, коли настав час залучати в свій невеликий бізнес помічників. Якщо ви поки не знаєте, які завдання керівник може делегувати підлеглому, перегляньте всі ваші робочі справи та розподіліть їх по наступних групах:

1. Міні-таски. Мініатюрні завдання — це ті дрібниці, з яких складається щоденна робоча рутина: планування зустрічей, очищення поштової скриньки, оплата пакувальних матеріалів, прийом на склад товару і так далі.
2. Стомлюючі. По суті безглузді, але необхідні завдання, які не вимагають особливої майстерності і повторюються регулярно протягом певного періоду: упаковка посилок, покупка канцелярії, замовлення води в офіс.
3. Легкі у навчанні. Це ті завдання, яким ви могли б навчити когось іншого, навіть людину без досвіду. Налаштування реклами, публікація контенту, монтаж сторіс — все це можна віднести до цієї категорії.
4. Ненависні. Те, що вам ніяк не дається і дратує. Наприклад, у вас немає схильності до дизайну, і тому створення рекламних креативів забирає у вас купу часу і сил.
5. Трудомісткі. Трудомісткі завдання — це справи, які вимагають багато часу, але при цьому їх можна розбити на маленькі шматочки і розподілити між різними співробітниками.

Далі поговоримо про те, як навчитися делегувати обов’язки. Кожна з груп вище — потенційний список завдань, які підходять для розподілу між співробітниками. Все, що не вмістилося в жодну з категорій, можна залишити собі. Так само варто вчинити і зі справами, які приносять вам задоволення і заряджають — іноді це необхідно зробити, навіть якщо теоретично завдання можна було б передати іншому. Отримувати енергію від того, що ви робите — це важливо.

Чому ви й досі робите все самі? Поширені страхи та блоки

Припустимо, ви давно визначили спектр завдань, які теоретично міг би виконувати інший, але щось зупиняє вас від найму помічників. Це досить поширена ситуація: часто розвинути вміння делегувати відповідальність буває важко. Є кілька основних думок, які заважають доручити свої завдання комусь іншому.

«Боюсь, що знадобиться багато часу на навчання співробітника — мені легше все зробити самому». Так, спочатку вам може знадобитися трохи часу, щоб пояснити новому члену команди його завдання. Однак це вигідна інвестиція у майбутнє: як тільки людина розбереться з вимогами, вони будуть повністю зняті з вас. Ставтеся до навчання не як до зайвої дії, що займає час, а як до вкладення в майбутній прибуток.

«Відчуваю себе винним через те, що я даю більше роботи іншим людям». Будь-яка робота є гідною, якщо вона справедливо оплачується. Делегуючи, ви допомагаєте іншим заробити та реалізувати свої сильні сторони на благо вашого проекту. Це ситуація win-win, у якій ніхто не залишається ображеним.

«Не впевнений, що хтось інший може зробити цю роботу за мене». Це шкідливе переконання змушує нас перепрацьовувати замість того щоб запросити до проекту не менш талановитих та здібних фахівців. У кожному проекті є завдання, для яких можна найняти вузькопрофільних спеціалістів, так само як і є рутинні справи, з якими впорається практично будь-хто. Почніть із простого — зрозумійте, як делегувати завдання з цих категорій.

«Я хочу почувати себе важливим для своєї команди». Пам’ятайте, що ваша роль керівника або підприємця не обмежується фактичним виконанням завдань. Ви, як і раніше, напрямляєте та координуєте членів команди, приймаєте стратегічні рішення та працюєте на благо компанії. А невміння делегувати навпаки не дозволяє вам зосередитись на важливому, щоб вести команду до спільної мети.

«Я хочу сам працювати над цікавими проектами». Делегування не означає повну відмову від ваших рутинних дій. Серед них точно знайдуться справи, які ви виконуєте за інерцією та звичкою, а не з щирої симпатії. Передавайте співробітникам саме ці завдання, залишивши собі творчі та стратегічні проекти, які вас цікавлять. Благо, зараз можна доручити іншій справі практично будь-якого розміру — починаючи від найменших.

Делегування дозволить вам звільнити час та сили для нових завдань. Можливо, ви знайдете для себе ще один напрям, яким займетеся для розвитку бізнесу — наприклад, маркетинг, робота зі штучним інтелектом, дизайн, фінанси та багато іншого. Ми запрошуємо на навчання за всіма цими та багатьма іншими напрямками — ознайомитись із програмою найближчих заходів можна тут.

Як навчитися делегувати завдання

Якщо ви готові передати частину своїх завдань іншим, але поки не розумієте, з чого почати, орієнтуйтесь на невелику інструкцію. Нижче ми зібрали рекомендації топ-менеджерів найбільших компаній світу та переформували їх у простий покроковий гайд на тему «як можна делегувати справи іншим».

Крок 1. Визначте справи, які готові доручити іншому

Все починається з чіткого визначення завдань, які ви бажаєте передати. Сформулюйте та випишіть усі дії, які має виконувати за вас майбутній співробітник. На цьому етапі також можна визначити do’s і don’ts — тобто зелені та червоні зони, які співробітник може перетнути у процесі виконання роботи і які, навпаки, не варто.

Найчастіше керівники делегують такі завдання:

• роботу, яка регулярно повторюється і щоразу вимагає виконання практично однакових дій;
• роботу, яка відповідає інтересам та навичкам членів команди;
• роботу, яка пов’язана як з вашими цілями, так і з цілями співробітників.

Ви можете довірити іншому практично всі різновиди завдань, які виконуєте самі. Але майте на увазі, що досягнення кінцевого результату, як і раніше, є вашою відповідальністю — щоб усе склалося добре, важливо враховувати і наступні кроки.

Крок 2. Знайдіть людину для виконання

Якщо ви збираєтеся делегувати повноваження, шукати виконавців можна на різних майданчиках (залежно від того, що потрібно робити):

• співробітників на full-time з комплексом різних завдань шукають на сервісах пошуку роботи на кшталт work.ua або у професійних соціальних мережах типу LinkedIn;
• разових проектних виконавців — на Fiverr, Upwork та інших біржах фрілансу;
• творчих та креативних фахівців — у Instagram та Facebook.

Коли ви делегуєте роботу, ви повинні бути впевнені, що співробітник має те, що потрібно вам для успіху. Вам необхідно як слід поспілкуватися та познайомитися з ключовими претендентами, визначивши їх сильні та слабкі сторони, ключові навички та прогалини. Найкращий спосіб зробити це — проводити зустрічі віч-на-віч онлайн або офлайн, детально дізнаючись особистість потенційного співробітника.

Крок 3. Дайте зрозумілі інструкції та забезпечте контекст

Ви можете бути професіоналом у своїй справі, проте пам’ятайте, що всі його аспекти є новими та незвіданими для ваших співробітників. Запропонуйте комплексно провести їх через різні етапи завдання або створіть навчальне відео, щоб кожен новий член команди точно зрозумів, що ви від нього очікуєте.

Крім того, дуже важливо вводити співробітника у контекст його завдання. Ви, напевно, помічали, що ваша робота стає більш ефективною, коли ви робите її усвідомлено — розуміючи, що це принесе компанії. Те саме стосується і членів команди, яким ви делегуєте завдання: допоможіть новим співробітникам зрозуміти, як завдання або проект, над яким вони працюють, вписується в загальну картину та бажаний результат. Якщо вони усвідомлюють важливість свого вкладу в командну роботу, на вас з більшою ймовірністю чекає успішний результат.

Крок 4. Встановіть цілі та KPI

Встановлення цілей та KPI (ключових показників ефективності) є невід’ємною частиною делегування роботи — вони сприяють ясності, ефективності та успішному завершенню проектів. За допомогою чіткого планування майбутніх цілей можна визначити, що очікується від кожного учасника команди. Все це дає необхідні рамки та контекст для виконання завдання, тому ймовірність непорозуміння та невизначеності стає меншою.

З іншого боку, ясні KPI можуть додатково мотивувати виконавців. З чітко поставленими цілями кожен член команди стає відповідальним за свою частину роботи, а намічені цілі дозволяють швидко реагувати на мінливі обставини та уникати можливих проблем у майбутньому.

Крок 5. Слідкуйте за прогресом і давайте відгуки

Якщо керівник вміє делегувати повноваження, він може не тільки призначати завдання, а й контролювати їх завершення. Ключовим компонентом делегування є перегляд процесу: важливо побачити, що спрацювало, а що можна поліпшити. Слідкуйте за процесом виконання завдань, щоб вчасно підкоригувати план, направити співробітника або підказати іншу стратегію — це особливо важливо на перших етапах. Коли все буде готово, попросіть членів вашої команди залишити конструктивний відгук про процес роботи, а у відповідь поділіться своїм фідбеком.

Як правильно делегувати повноваження: 8 головних порад

Щоб наявність у команді інших співробітників робило ваше життя простішим та дозволяло рухатися у бік цілей, важливо не просто розподіляти завдання, а знати, як правильно це робити. Ми зібрали в одному місці ключові закони грамотного делегування, дотримуючись яких ви зможете швидко побудувати міцну команду.

Використовуйте сервіси для спрощення робочих процесів

В епоху діджиталізації для кожного завдання можна знайти помічників — інструменти та сервіси. Ось невелика добірка програм, які спрощують керівникам делегування:

• для комунікації з командою — Slack, Zoom, Google Meet та Microsoft Teams;
• для управління проектами — Asana, Trello, Basecamp та Jira;
• для спільної роботи — Google Workspace, Microsoft Office 365, Dropbox та Miro;
• для безпосереднього делегування — Delegator, Zapier, Todoist та Lighthouse;
• для оцінки роботи співробітників — SurveyMonkey, Google Forms, KPI Dashboard та 360 Feedback;
• для навчання — LinkedIn Learning, Coursera, Udemy та Skillshare.

Сервіси допомагають не заплутатися у великій кількості справ, дзвінків, повідомлень та програм. Якщо озброїтися 2-3 інструментами (підібравши відповідні під ваш запит і обставини), можна легко контролювати всі процеси.

Більше про те, як правильно делегувати повноваження, а також про корисні сервіси для організації та управління командою можна дізнатися з нашого матеріалу «20 лайфхаків для PM’у: керуй проектами як профі».

Делегуйте повноваження разом із завданнями

Уявіть: вам доручили якусь справу, але ви не маєте права приймати рішення при виникненні непорозумінь (з яких буквально витканий будь-який проект). В результаті робочий процес стопориться, вам доводиться просити допомоги і витрачати як свій час, так і час керівника.

Саме так можуть почуватися ваші співробітники, яким ви передаєте частину своїх справ, але не віддаєте необхідні повноваження. Щоб делегування завдань справді розвантажувало вас, вам необхідно визначити зону відповідальності кожного співробітника та дозволити йому приймати ті чи інші рішення самостійно.

Керівники, які не делегують співробітникам відповідальність на додаток до конкретних завдань, зрештою виявляються підлеглими своїх підопічних і все ще виконують частину роботи, пов’язаної з цими справами. Розвивайте середовище, в якому люди почуваються здатними приймати рішення, ставити запитання та робити необхідні кроки для завершення проекту.

Надайте зрозумілий контекст

Коли ви передаєте новому співробітнику доручення, переконайтеся, що людина правильно розуміє суть роботи: що їй необхідно зробити, як і для чого. Якщо узагальнити, це називається «контекст завдання». Термін включає в себе наступне:

• чіткий посібник з виконання завдання;
• дедлайн — кінцевий термін, до якого необхідно здати роботу;
• контент, документи та деталі, які можуть знадобитися у процесі;
• інструменти, необхідні виконання роботи;
• ваші пріоритети, цілі та очікування;
• приклад бажаного результату.

Майте на увазі, що завдання може бути легким для вас, але абсолютно незрозумілим для людини, якій ви його делегуєте. Виділіть час на те, щоб провести співробітника через проект та відповісти на будь-які питання, які у нього виникнуть: так ви мінімізуєте ризик отримання «очікування-реальність» у результаті.

Відпустіть зайвий контроль

Після того, як ви делегували роботу, зробіть крок назад і дайте новому члену команди вільний простір, необхідний для виконання завдання. Періодично звертайтеся до співробітників, щоб переконатися, що вони не потребують будь-якої додаткової інформації чи підтримки. Покажіть своїй команді, що ви їм довіряєте: будьте відкриті до інших поглядів та рішень, які принесуть у ваш бізнес нові люди. Зрештою, жоден менеджер не може точно знати що спрацює в його справі, а що виявиться марним: все залежить від тестування гіпотез, а для цього необхідно мати широкий погляд на речі.

При цьому довіра не означає повної втрати контролю. Зрештою, саме ви несете відповідальність за успіх всього проекту. Якщо ви вперше делегуєте якесь завдання, спостерігайте за процесом його виконання на дистанції, давши співробітнику достатню кількість творчої свободи, але при цьому розставивши необхідні кордони.

Будьте відкриті до нових поглядів

Делегуючи завдання своїм співробітникам, ви довіряєте їм процес виконання роботи. Але чи готові ви довірити членам команди закрити завдання саме так, як вони вважають за потрібне? Кожному керівнику варто пам’ятати, що всі співробітники унікальні, а їхній незвичний на перший погляд підхід може принести проекту свіжі ідеї та креативні підходи до вирішення проблем.

Відкритий до нових поглядів керівник автоматично створює більш творчу та продуктивну атмосферу у команді. Співробітники почуваються мотивованими та впевненими у тому, що їхня думка має значення. Дозволяючи членам команди виявляти ініціативу, ви можете з подивом відкрити для себе новий, більш ефективний спосіб вирішення рутинних завдань. Тож не поспішайте навчати співробітників виконувати завдання за тою стратегією, яку ви використовуєте — дайте їм певну свободу, і з часом ви можете приємно здивуватися результатам.

Визначте сильні та слабкі сторони вашої команди

Делегувати виконання роботи потрібно для того, щоб виконувати справи простіше та ефективніше. Цього можна досягти лише в одному випадку — коли співробітник, якому ви доручаєте завдання, має необхідні навички для його виконання. Звучить банально, але насправді керівники часто забувають про просту річ — зіставлення вмінь, необхідних для проекту, із сильними сторонами членів команди. І не завжди мова про hard-skills — набагато важливіша наявність так званих м’яких навичок, які дозволять співробітнику навчатися, вчасно зорієнтуватися, навчитися новому.

Щоб переконатися, що ви чітко розумієте сильні сторони кожного члена команди, а також знаєте про його побажання та інтереси, а не перебуваєте в ілюзіях, частіше влаштовуйте зустрічі віч-на-віч. Спілкуйтеся з підлеглими і намагайтеся побудувати відкритий контакт, де є місце чесності та щирості.

Надайте можливості навчання та зросту

У рамках проекту бувають завдання, з якими ніхто крім вас не впорається. Але це не означає, що їх не можна делегувати. У вас є два варіанти: розбити глобальну справу на невеликі прості завдання, розділивши їх між кількома членами команди, або комплексно навчити співробітника, витративши деякий час — а точніше, інвестувавши його в майбутній прибуток.

Навчання вимагає часу та зусиль. Сприймайте його як вкладення у вашу власну майбутню ефективність. Зрештою, ви завжди повернете собі час, витрачений на навчання співробітника в майбутньому — як тільки він візьме на себе частину роботи. Якщо передати іншим трудомістку справу, члени команди можуть розвивати навички управління часом та мають нові можливості для зростання. Ускладнювати ступінь завдань, що делегуються, корисно як для вас, так і для ваших співробітників.

Дякуйте та цінуйте членів команди

Тут все просто. Людям подобається працювати в позитивному середовищі та бачити, як їхня робота цінується і визнається керівництвом. Святкуйте як невеликі, так і ґрунтовні перемоги членів команди і робіть це частіше.

Подяка з боку керівника підвищує моральний дух, створює сприятливу атмосферу та пропонує стимули для нових звершень. Згідно з більшістю опитувань, співробітники найбільше цінують грошові бонуси. Подумайте про те, щоб ввести у свій робочий процес систему мотивації.

В яких випадках не можна делегувати відповідальність

Делегування може виглядати як чарівна пігулка, за допомогою якої ви роздаєте іншим усі свої завдання, а самі насолоджуєтеся сонцем під пальмою десь на островах. Насправді, звичайно ж, це не так. Упустимо всі недоліки делегування, які, звісно, є, і зосередимося на обмеженнях — розберемося, що можна делегувати, а що ні. Отже, завдання, які завжди повинен виконувати керівник — це…

Те, що приносить бізнесу ключову цінність

Ані компанія, ані окремий співробітник ніколи не повинні передавати на аутсорсинг свої основні компетенції — завдання, які дають бізнесу максимальну цінність. У кожній справі вони свої: чиясь компанія процвітає завдяки особистому бренду власника, а чиясь досягла успіху за допомогою грамотної стратегії управління співробітниками.

Ви завжди повинні пам’ятати ключові речі, завдяки яким ваш бізнес стає успішним. Визначте, яку роль у цьому виконали ви і не передавайте ці завдання іншим. Вам може здатися, що незамінних справ немає. Однак насправді ви можете не помічати того, що відрізняє вас від інших співробітників — будь то особлива риса характеру, певна поведінка чи особливість. Завжди перебувайте над командою, займайтеся фундаментальними речами та пам’ятайте, у чому ваша сила.

Тімбілдінг

Створення, навчання та розвиток команди — важливі обов’язки керівника, які не варто передавати на аутсорс. Залучення талантів у вашу справу, формування ефективної команди та розуміння потреб кожного її члена для кращого навчання та мотивації — ключові завдання управлінця, які навряд чи зможе виконати інший настільки ефективно.

Суть тімбілдінга полягає не тільки в тому, щоб бути прикладом, а й у прагненні зміцнити довіру та лояльність до всіх членів команди. Регулярно заохочуйте своїх підлеглих та роздавайте правки самостійно, не передаючи це завдання комусь іншому. Підтримка дисципліни серед співробітників може бути неприємною справою, але її також не варто передавати — керівник має залишатися «головою» проекту, під чиїм чуйним керівництвом лунає цінний фідбек.

Взаємини з інвесторами

Якщо у вашому бізнесі є інвестори, спілкування з ними важливо залишити під вашим контролем. Взаємодія з ними потребує спеціальних навичок: не просто спілкування, а вміння гідно представити компанію перед людьми, здатними впливати на її майбутнє. Мало який співробітник має більший досвід, знання та зацікавленість у процвітанні бізнесу, ніж ви.

Те, як компанія виглядає перед інвесторами має величезне значення для її репутації та успіху на ринку. Некоректне спілкування або недостатня подача інформації може сильно нашкодити відносинам з інвесторами та загальному сприйняттю компанії. Крім того, інформація, яку ви надаєте, має бути конфіденційною та точною. Це ті ключові завдання, які має виконувати керівник — мало що у бізнесі буває більше прив’язано до вас, ніж взаємини з інвесторами.

Побудова місії, бачення та корпоративної культури

Як і у разі створення команди, ви не можете передати на аутсорсинг основні цінності, які об’єднують вас зі співробітниками. Незалежно від того, чи є ви генеральним директором або керівником окремої команди, підтримка того бачення, яке рухає всіма процесами, — суто ваше завдання. Компанія формується та живе завдяки впливу керівника, а значить ваша участь у процесах, які створюють її «внутрішній світ», є ключовою.

Антикризове управління

Коли ви делегуєте завдання правильно, ви автоматично довіряєте працівникам ухвалювати важливі рішення. Проте антикризове управління вимагає особливого досвіду та знань: члени команди можуть бути відмінними професіоналами, але не мати необхідних навичок швидкого реагування. У гострі моменти потрібно діяти рішуче. Якщо кожен почне приймати рішення самостійно, це може призвести до хаосу та ще більших проблем. Отже, якщо ви замислюєтеся про те, які завдання не можна делегувати, це однозначно буде антикризове управління.

Хороший керівник — це людина, яка може зробити сама, але вважає за краще довіряти іншим. Здатність ефективно делегувати поставлене завдання — це важливо, але не менш важливо мати базове уявлення про те, чим займаються члени вашої команди. Так ви будете мати повне уявлення, які завдання і повноваження кому і як делегувати.

Якщо ви розумієте принципи роботи реклами, знаєте про всі внутрішні процеси компанії і, при необхідності, можете стати на місце своїх ключових співробітників, вам набагато простіше контролювати результати роботи команди. Дізнатися більше про маркетинг, AI та інші складові успішного бізнесу можна на наших заходах та курсах — ознайомтеся з розкладом тут.