Делегируй на уровне PRO: как ставить задачи так, чтобы тебя поняли с первого раза

Делегирование — навык, который обязан развить в себе каждый менеджер и руководитель. Работая в команде с другими, вы кратно усиливаете потенциал проекта, страхуетесь от рисков и форс-мажоров, помогаете продукту расти с увеличенной скоростью. Ни одна известная компания в свое время не обошлась без делегирования. А что это такое и как правильно пользоваться этой волшебной пилюлей — расскажем в этом материале.

Что значит делегировать и почему это важно

Делегировать — что это значит? Под термином подразумевается передача задач другим членам команды. Вы можете поручить что-то другим с целью равномерно распределить ответственность или чтобы освободить свое время для выполнения критически важных для бизнеса дел. Под делегированием имеется в виду как найм сотрудника на полную занятость, так и точечное сотрудничество со специалистами — например, разовый проект, который вы отдали на аутсорс.

Выделяют несколько стилей делегирования:

1. Функциональное делегирование. Дела распределяются на основе функциональных обязанностей и компетенций сотрудников — каждый член команды получает задачи в соответствии с его специализацией.
2. Делегирование линейных полномочий. В этом случае власть и ответственность передаются от одного уровня к другому в соответствии с уровнем иерархии. Например, топ-менеджер может делегировать полномочия своему подчиненному, затем тот, в свою очередь, делегирует их еще более низкому уровню и так далее.
3. Делегация полномочий персонала. Тут задачи передаются конкретным сотрудникам на основе их знаний, навыков и опыта, независимо от их места в иерархии компании. Например, руководитель отдела может поручить проведение переговоров с поставщиками опытному сотруднику, даже если он не является менеджером команды.
4. Делегирование на основе проекта. Руководитель формирует команду из сотрудников с разными компетенциями для выполнения конкретного проекта. После его завершения команда распускается, и сотрудники перераспределяются на другие задачи. 

При этом, как вы уже догадываетесь, не существует «правильного» и «неправильного» делегирования — каждый стиль может оказаться полезным или бесполезным в зависимости от бизнеса, в котором он применяется. 

Почему стоит начать делегировать: главные преимущества 

Рэнди Пауш, профессор информатики Университета Карнеги, однажды сказал: «Вот что я знаю наверняка: своим временем, как и деньгами, необходимо четко управлять. Время — это все, что у тебя есть. И однажды можно обнаружить, что у вас его меньше, чем вы думаете».

Отсюда вытекает первое и ключевое преимущество делегирования: у вас освобождается время, которое вы можете потратить на действительно важные вещи. Если руководитель в своем бизнесе выполняет всевозможные задачи, он вынужден расходовать ценный ресурс на рутинные механические действия. В результате у него не хватает энергии на рост и проект годами находится на одном уровне. Делегирование — ключ к масштабированию и развитию.

Если у вас есть команда, вы располагаете резервом кадров — своеобразной подушкой безопасности, которая подстрахует вас в любых непредвиденных ситуациях. Бизнес не останавливается из-за вашей болезни, отъезда или отпуска — все работает как по часам независимо от того, где вы находитесь физически. Сотрудники могут заполнять пробелы в случае отсутствия друг друга, что делает команду более гибкой и устойчивой к изменениям.

Частая ошибка начинающих предпринимателей — думать, что лучше них самих с задачами никто не справится. Это большое заблуждение, которое мы еще рассмотрим позже. А сейчас важно сказать о том, что в каждом человеке есть как сильные, так и слабые стороны — и в руководителях тоже. Чем больше специалистов работают над задачей, тем больше сильных сторон собираются вместе. И это третье преимущество делегирования — объединение суперсил разных людей в работе над одним проектом.

Кому необходимо начать делегировать

Вы уже разобрались в том, что значит делегировать, но часто бывает трудно определить тот самый момент, когда пора привлекать в свой небольшой бизнес помощников. Как научиться делегировать конкретные задачи? Если вы пока не знаете, что именно готовы поручить другим, пересмотрите все ваши рабочие задачи и распределите их по следующим группам:

1. Мини-таски. Миниатюрные задачи — это те мелочи, из которых складывается ваша ежедневная рабочая рутина: планирование встреч, очистка почтового ящика, оплата упаковочных материалов, прием на склад товара и так далее.
2. Утомительные. По сути бессмысленные, но необходимые задачи, которые не требуют особого мастерства и повторяются регулярно в течение какого-то периода: упаковка посылок, покупка канцелярии, заказ воды в офис.
3. Легко обучаемые. Это те задания, которым вы могли бы легко научить кого-то другого — даже человека без опыта. Настройка рекламы, публикация контента, монтаж сторис — все это можно отнести к этой категории. 
4. Ненавистные. То, что никак вам не дается и раздражает. Например, у вас нет склонности к дизайну, поэтому создание рекламных креативов отнимает у вас кучу времени и сил.
5. Трудоемкие. Трудоемкие задачи — это дела, которые требуют много времени, но при этом их возможно разбить на маленькие кусочки и распределить между разными сотрудниками.

Дальше поговорим о том, как научиться делегировать обязанности. Каждая из групп выше — потенциальный список задач, подходящих для распределения между сотрудниками. Все, что не вместилось ни в одну из категорий, можно оставить себе. Так же стоит поступить и с делами, которые приносят вам удовольствие и заряжают — иногда это необходимо сделать, даже если в теории задачу можно было бы передать другому. Получать энергию от того, что вы делаете — это важно.

Почему вы до сих пор делаете все сами? Распространенные страхи и блоки

Допустим, вы давно определили спектр задач, которые в теории мог бы выполнять другой, но что-то до сил пор останавливает вас от найма помощников. Это довольно распространенная ситуация: часто начать делегировать работу бывает трудно. Есть несколько основных мыслей, которые мешают поручить свои задачи кому-то другому.

«Боюсь, что потребуется много времени на обучение сотрудника — мне легче все сделать самому». Да, в начале вам может понадобиться немного времени, чтобы объяснить новому члену команды его задачи. Однако это выгодная инвестиция в будущее: как только человек разберется с требованиями, они будут полностью сняты с вас. Относитесь к обучению не как к лишнему и занимающему время действию, а как к вложению в будущий профит.

«Чувствую себя виноватым из-за того, что даю больше работы другим людям». Любая работа хороша, если она справедливо оплачивается. Делегируя, вы помогаете другим заработать и реализовать свои сильные стороны на благо вашему проекту. Это ситуация win-win, в которой никто не остается в обиде. 

«Не уверен, что кто-то другой может сделать эту работу за меня». Это вредное убеждение заставляет нас перерабатывать вместо того, чтобы пригласить в проект не менее талантливых и способных специалистов. В каждом проекте есть задачи, для которых можно нанять узкопрофильных специалистов, равно как и есть рутинные дела, в которыми справится практически кто угодно. Начните с простого — поймите, как делегировать задачи из этих категорий.

«Я хочу чувствовать себя важным для своей команды». Помните, что ваша роль в качестве руководителя или предпринимателя не ограничивается фактическим выполнением задач. Вы по прежнему направляете и координируете членов команды, принимаете стратегические решения и работаете на благо компании. А неумение делегировать, наоборот, не позволяет вам сосредоточиться на важном, чтобы вести команду к общей цели.

«Я хочу сам работать над интересными проектами». Делегирование не означает полный отказ от ваших рутинных действий. Среди них наверняка найдутся дела, которые вы выполняете по инерции и привычке, а не из искренней симпатии. Передавайте сотрудникам именно эти задачи, оставив себе творческие и стратегические проекты, которые вас интересуют. Благо, сейчас можно поручить другому дело практически любого размера — начиная от самых крошечных. 

Делегирование позволит вам освободить время и силы для новых задач. Возможно, вы найдете для себя еще одно направление, которым займетесь для развития бизнеса — например, маркетинг, работа с искусственным интеллектом, дизайн, финансы и многое другое. Мы приглашаем на обучения по всем этим и многим другим направлениям — ознакомиться с программой ближайших мероприятий можно здесь.

Как научиться делегировать 

Если вы готовы передать часть своих задач другим, но пока не понимаете, с чего начать, ориентируйтесь на нашу небольшую инструкцию. Ниже мы собрали рекомендации топ-менеджеров крупнейших компаний мира и переформулировали их в простой пошаговый гайд на тему «как делегировать задачи».

Шаг 1. Определите дела, которые готовы поручить другому

Все начинается с четкого определения задач, которые вы готовы передать. Сформулируйте и выпишите все действия, которые должен выполнять за вас будущий сотрудник. На этом этапе также можно определить do’s и don’ts — то есть, зеленые и красные зоны, в которые сотрудник может зайти в процессе выполнения работы и какие, наоборот, пересекать не стоит. 

Чаще всего руководители делегируют следующие задачи:

• работу, которая регулярно повторяется и каждый раз требует выполнения практически одинаковых действий;
• работу, которая соответствует интересам и навыкам членов команды;
• работу, которая связана с как с вашими целями, так и с целями соискателей. 

Вы можете поручить другому практически все разновидности задач, которые выполняете сами. Но имейте в виду, что достижение конечного результата по-прежнему является вашей ответственностью — чтобы все сложилось хорошо, важно учитывать и следующие шаги.

Шаг 2. Найдите человека для их выполнения

Если вы собираетесь делегировать обязанности, искать исполнителей можно на разных площадках (в зависимости от того, что именно нужно делать):

• сотрудников на full-time с комплексом различных задач ищут на сервисах поиска работы вроде work.ua или в профессиональных социальных сетях вроде LinkedIn;
• разовых проектных исполнителей — на Fiverr, Upwork и других биржах фриланса;
• творческих и креативных специалистов — в Instagram и Facebook.

Когда вы делегируете работу, вы должны быть уверены, что у соискателя есть то, что нужно вам для успеха. Вам нужно как следует пообщаться и познакомиться с ключевыми претендентами, определив их сильные и слабые стороны, ключевые навыки и пробелы. Лучший способ сделать это — проводить встречи один на один онлайн или офлайн, детально узнавая личность потенциального сотрудника. 

Шаг 3. Дайте понятные инструкции и обеспечьте контекст

Вы можете быть профессионалом в своем деле, однако помните о том, что все его аспекты являются новыми и неизведанными для ваших сотрудников. Предложите комплексно провести их через разные этапы задачи или создайте обучающее видео, чтобы каждый новый член команды точно понял, что вы от него ожидаете.

Кроме того, крайне важно вводить сотрудника в контекст его задачи. Вы наверняка замечали, что ваша работа становится более эффективной, когда вы делаете ее осознанно — понимая, что это принесет компании. То же самое относится и к членам команды, которым вы делегируете задачи: помогите новым сотрудникам понять, как задача или проект, над которым они работают, вписывается в общую картину и желаемый результат. Если они осознают важность своего вклада в командную работу, вас с большей вероятностью ждет успешный результат.

Шаг 4. Установите цели и KPI

Установка целей и KPI (ключевых показателей эффективности) является неотъемлемой частью делегирования задач — она способствует ясности, эффективности и успешному завершению проектов. С помощью четкого планирования будущих целей можно определить, что ожидается от каждого участника команды. Все это дает необходимые рамки и контекст для выполнения задачи, так вероятность недопонимания и неопределенности становится меньше.

Кроме того, ясные KPI могут дополнительно мотивировать исполнителей. С четко поставленными целями каждый член команды становится ответственным за свою часть работы, а намеченные цели позволяют быстрее реагировать на изменчивые обстоятельства и избегать возможных проблем в будущем.

Шаг 5. Отслеживайте прогресс и давайте отзывы

Успешное делегирование — это не только назначение задач и их завершение. Ключевым компонентом делегирования является пересмотр процесса: важно увидеть, что сработало, а что можно улучшить. Следите за всем процессом выполнения задач, чтобы вовремя подкорректировать план, направить сотрудника или подсказать другую стратегию — это особенно важно на первых этапах. Когда все будет готово, попросите членов вашей команды оставить конструктивный отзыв о процессе работы, а в ответ поделитесь своим фидбеком.

Как правильно делегировать: 8 главных советов

Чтобы наличие в команде других сотрудников делало вашу жизнь проще и позволяло двигаться в сторону целей, важно не просто распределять задачи, а знать, как правильно делегировать. Мы собрали в одном месте ключевые законы грамотного делегирования, соблюдая которые вы сможете быстро построить крепкую команду.

Используйте сервисы для упрощения рабочих процессов

В эпоху дигитализации для каждой задачи можно найти помощников — инструменты и сервисы. Вот небольшая подборка программ, которые упрощают руководителям делегирование:

• для коммуникации с командой — Slack, Zoom, Google Meet и Microsoft Teams;
• для управления проектами — Asana, Trello, Basecamp и Jira;
• для совместной работы — Google Workspace, Microsoft Office 365, Dropbox и Miro;
• для непосредственного делегирования — Delegator, Zapier, Todoist и Lighthouse;
• для оценки работы сотрудников — SurveyMonkey, Google Forms, KPI Dashboard и 360 Feedback;
• для обучения — LinkedIn Learning, Coursera, Udemy и Skillshare.

Сервисы помогают не запутаться в обилии дел, звонков, уведомлений и программ. Если вооружиться 2-3 инструментами (подобрав подходящие под ваш запрос и обстоятельства), можно легко контролировать все процессы.

Больше о том, как правильно делегировать задачи, а также о полезных сервисах для организации и управления командой можно узнать из нашего материала «20 лайфхаків для PM’у: керуй проектами як профі».

Делегируйте не только задачи, но и полномочия

Представьте: вам поручили какое-то дело, но вы не вправе принимать решения при возникновении недопониманий (из которых буквально соткан любой проект). В результате рабочий процесс стопорится, вам приходится просить о помощи и тратить как свое время, так и время руководителя.

Именно так могут чувствовать себя ваши сотрудники, которым вы передаете часть своих дел, но не отдаете необходимые полномочия. Чтобы делегирование задач действительно разгружало вас, вам необходимо определить зону ответственности каждого сотрудника и позволить ему принимать те или иные решения самостоятельно. 

Руководители, которые не делегируют сотрудникам ответственность в дополнение к конкретным задачам, в конечном итоге оказываются подчиненными своих подопечных и все еще выполняют часть работы, связанной с этими делами. Развивайте среду, в которой люди чувствуют себя способными принимать решения, задавать вопросы и предпринимать необходимые шаги для завершения проекта.

Предоставьте понятный контекст

Когда вы передаете новому сотруднику поручение, убедитесь, что человек правильно понимает суть работы — что ему необходимо сделать, как и для чего. Если обобщить, все это называется «контекст задачи». Термин включает в себя следующее:

• четкое руководство по выполнению задачи;
• дедлайн — конечный срок, к которому необходимо сдать работу;
• контент, документы и детали, которые могут понадобиться в процессе;
• инструменты, необходимые для выполнения работы;
• ваши приоритеты, цели и ожидания;
• пример желаемого результата.

Имейте в виду, что задача может быть легкой для вас, но совершенно непонятной для человека, которому вы ее делегируете. Выделите время на то, чтобы провести сотрудника через проект и ответить на любые вопросы, которые у него возникнут: так вы минимизируете риск получения «ожидание-реальность» в результате.

Отпустите лишний контроль

После того, как вы делегировали работу, постарайтесь сделать шаг назад и дать новому члену команды свободное пространство, необходимое для выполнения задачи. Периодически обращайтесь к сотрудникам, чтобы убедиться, что они не нуждаются в какой-либо дополнительной информации или поддержке. Покажите своей команде, что вы им доверяете: будьте открыты к другим взглядам и свежим решениям, которые принесут в ваш бизнес новые люди. В конце-концов, ни один менеджер не может знать наверняка, что сработает в его деле, а что окажется бесполезным: все зависит от тестирования гипотез, а для этого необходимо иметь широкий взгляд на вещи.

При этом доверие не означает полную потерю контроля. В конечном итоге, именно вы несете ответственность за успех всего проекта. Если вы впервые делегируете какую-то задачу, наблюдайте за ее выполнением на дистанции, дав сотруднику достаточное количество творческой свободы, но при этом расставив необходимые границы.

Будьте открыты к новым взглядам

Делегируя задачи своим сотрудникам, вы доверяете им процесс выполнения работы. Но готовы ли вы доверить членам команды закрыть задачу именно так, как они считают нужным? Каждому руководителю стоит помнить, что все сотрудники уникальны, а их непривычный на первый взгляд подход может принести проекту свежие идеи и креативные подходы к решению проблем.

Открытый к новым идеям и взглядам руководитель автоматически создает более творческую и продуктивную атмосферу в команде. Сотрудники чувствуют себя мотивированными и уверенными в том, что их мнение имеет значение. Позволяя членам команды проявлять инициативу, вы можете с удивлением открыть для себя новый, более эффективный способ решения рутинных задач. Так что не спешите обучать сотрудников выполнять задачи по той стратегии, которую используете вы — дайте им некоторую свободу, и со временем вы можете приятно удивиться результатам. 

Определите сильные и слабые стороны вашей команды

Смысл делегирования заключается в том, чтобы выполнять дела проще и эффективнее. Этого можно добиться лишь в одном случае — когда у сотрудника, которому вы поручаете задачу, есть необходимые навыки для ее выполнения. Звучит банально, но на деле руководители часто забывают о простой вещи — сопоставлении умений, необходимых для проекта, с сильными сторонами членов команды. И речь не всегда о hard-skills — гораздо важнее наличие так называемых мягких навыков, которые позволят сотруднику обучаться, вовремя сориентироваться, обучиться новому. 

Чтобы убедиться, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также знаете о его пожеланиях и интересах, а не пребываете в иллюзиях, устраивайте встречи один на один. Чаще общайтесь с подчиненными и старайтесь выстроить открытый контакт, где есть место честности и искренности.

Предоставляйте возможности обучаться и расти

В рамках проекта бывают задачи, с которыми никто кроме вас не справится. Но это не значит, что их нельзя делегировать. У вас есть два варианта: разбить глобальное дело на небольшие простые задачи, разделив их между несколькими членами команды, или комплексно обучить сотрудника на эту роль, потратив некоторое время — а точнее, инвестировав его в будущий профит.

Обучение требует времени и усилий. Воспринимайте его как вложение в вашу собственную будущую эффективность. В конечном итоге вы всегда вернете себе время, потраченное на обучение сотрудника в будущем — как только они возьмут на себя часть работы. Если делегировано трудоемкое дело, члены команды могут развивать навыки управления временем и имеют новые возможности для роста. Усложнять степень делегируемых задач полезно как для вас, так и для ваших сотрудников.

Благодарите и цените членов команды

Здесь все просто. Людям нравится работать в позитивной среде и видеть, как их работа ценится и признается руководством. Празднуйте как небольшие, так и основательные победы членов команды и делайте это почаще. 

Благодарность со стороны руководителя повышает моральный дух, создает благоприятную атмосферу и предлагает стимулы для новых свершений. Согласно большинству опросов, сотрудники больше всего ценят денежные бонусы. Подумайте о том, чтобы ввести в свой рабочий процесс систему мотивации.

Какие задачи нельзя делегировать

Делегирование может выглядеть как волшебная таблетка, с помощью которой вы раздаете другим все свои задачи, а сами наслаждаетесь солнцем под пальмой где-нибудь на островах. На деле, конечно, это не так. Упустим все недостатки делегирования, которые, конечно, есть, и сосредоточимся на ограничениях — разберемся, что можно делегировать, а что нет. Итак, задачи, которые всегда должен выполнять руководитель — это…

То, что приносит бизнесу ключевую ценность

Ни компания, ни отдельный сотрудник никогда не должны передавать на аутсорсинг свои основные компетенции — те задачи, которые создают бизнесу максимальную ценность. В каждом деле они свои: чья-то компания процветает благодаря личному бренду владельца, чья-то преуспела с помощью грамотной стратегии управления сотрудниками и так далее. 

Вы всегда должны держать в уме ключевые вещи, благодаря которым ваш бизнес стал успешным. Определите, какую роль в этом выполнили вы и не передавайте эти задачи другим. Вам может казаться, что незаменимых дел нет. Однако на самом деле вы можете не замечать того, что отличает вас от других сотрудников — будь то особая черта характера, определенное поведение или изюминка. Всегда будьте над командой, занимайтесь фундаментальными вещами и помните, в чем ваша сила.

Тимбилдинг

Создание, обучение и развитие команды — важные обязанности руководителя, которые не стоит передавать на аутсорс. Привлечение талантов в ваше дело, формирование эффективной команды и понимание потребностей каждого ее члена для лучшего обучения и мотивации — ключевые задачи управленца, которые вряд ли столь эффективно сможет выполнить другой.

Суть тимбилдинга заключается не только в том, чтобы быть примером, но и в стремлении укрепить доверие и лояльность ко всем членам команды. Регулярно поощряйте своих подчиненных и раздавайте правки самостоятельно, не передавая эту задачу кому-то другому. Поддержание дисциплины среди сотрудников может быть неприятным делом, но его также не стоит передавать другому — руководитель должен оставаться «головой» проекта, под чьим чутким руководством раздается ценный фидбек.

Взаимоотношения с инвесторами

Если в вашем бизнесе есть инвесторы, общение с ними важно оставить под вашим контролем. Взаимодействие с ними требует специальных навыков: не просто общения, а умения представить компанию перед людьми, способными влиять на ее будущее. Мало какой сотрудник обладает большим опытом, знаниями и заинтересованностью в процветании бизнеса, чем вы. 

То, как компания выглядит перед инвесторами имеет огромное значение для ее репутации и успеха на рынке. Некорректное общение или недостаточная подача информации могут сильно навредить отношениям с инвесторами и общему восприятию компании. Кроме того, информация, которую вы предоставляете инвесторам, должна быть конфиденциальной и точной. Это те самые ключевые задачи, которые должен выполнять руководитель — мало что в бизнесе бывает больше привязано к вам, чем взаимоотношения с инвесторами.

Построение миссии, видения и корпоративной культуры

Как и в случае с созданием команды, вы не можете передать на аутсорсинг основные ценности, которые объединяют вас с сотрудниками. Независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором или руководителем отдельной команды, поддержание того видения, которое движет всеми процессами — сугубо ваша задача. Компания формируется и живет благодаря влиянию руководителя, а значит ваше участие в процессах, которые создают ее «внутренний мир», является ключевым. 

Антикризисное управление

Когда вы делегируете задачи, вы доверяете сотрудникам принимать важные решения. Однако антикризисное управление требует особого опыта и знаний: члены команды могут быть отличными профессионалами, но не обладать необходимыми навыками быстрого реагирования. В острые моменты нужно действовать быстро и решительно. Если каждый начнет принимать решения самостоятельно, это может привести к хаосу и еще большим проблемам. Так что если вы задумываетесь о том, какие задачи нельзя делегировать, это однозначно будет антикризисное управление.

Хороший руководитель — это человек, который может сделать сам, но предпочитает доверять другим. Умение делегировать — это важно, но не менее важно самому иметь базовое представление о том, чем занимаются члены вашей команды. 

Если вы понимаете принципы работы рекламы, знаете обо всех внутренних процессах компании и, при необходимости, можете встать на место своих ключевых сотрудников, вам будет намного проще контролировать результаты работы команды. Узнать больше о маркетинге, AI и других составляющих успешного бизнеса можно на наших мероприятиях и курсах — ознакомьтесь с расписанием здесь.