20 лайфхаків для PM’у: керуй проектами як профі

Управління проектами – важка робота, особливо для новачка! Пропонуємо докладніше познайомитися з професією project manager та дізнатися, як ефективно управляти проектами та не допускати помилок першопрохідників.

У цьому матеріалі ми зібрали 20 топових лайфхаків від справжніх профі. Рекомендації з прикладами та детальними інструкціями допоможуть проджект менеджеру швидко увійти до колії та досягти кращих результатів. Читайте далі про ключові навички менеджера: як стати професіоналом та справжнім лідером у проектному менеджменті з Genius.Space.

Чому PM – важка робота?

70% усіх проектів у світі зазнають невдачі. Принаймні таку цифру наводять дослідження KPMG. Слід врахувати, що статистика відбиває роботу проджектів, за плечима яких десятки років навчання та досвіду. Можна тільки уявити собі, якою буде статистика у роботі новачків.

Група Chaos Report зазначає, що в IT секторі успішними вважаються приблизно 29%, понад 19% проектів закінчуються провалом, а решта лише частково досягає задуманих результатів.

Робота project manager (PM) — це завжди про ризики, відповідальність, гнучкість, вирішення конфліктів, високий рівень комунікативних навичок. Тому легкою цю роботу не назвеш. Планування проекту та подальша реалізація вимагають підготовки та досвіду.

Хороша новина – всьому можна навчитися! Експерти Team Stage з’ясували, що за статистикою 2023 року шанси на успішне завершення проектів збільшуються у 2,5 рази, якщо project manager використовує сучасні техніки управління проектами. Освоїти їх можна, наприклад, на нашому курсі від крутих професіоналів.

Ключові навички менеджера в управлінні проектами

Робота PM викликає стрес навіть у професіоналів. Як не загубитися в перших проектах і приборкати хаос? Пропонуємо докладніше розглянути, що таке управління проектами, і які навички знадобляться проджект менеджеру для успішної роботи.

Управління проектами або проджект менеджмент — це робота з підготовки, організації, запуску, супроводу та завершення проекту. Насамперед, це робота з людьми, а потім уже — з цифрами та звітами.

Діяльність проджект менеджера включає безліч аспектів — переговори, аналітику, оцінку ризиків, підбір команди, проведення тендерів, вибір підрядників, укладання договорів, моніторинг та інше.

Повний спектр обов’язків PM залежить від сфери. Наприклад, в ІТ проджект менеджер виконує більш рутинну функцію, ніж його колега зі сфери будівництва. Тобто project manager в IT може працювати віддалено з будь-якої точки світу.

Найважливіше — робота PM завжди орієнтована не так на процес, як на результат. “Ми та моя команда робимо щось важливо” — такий підхід тут не прийнятний.

Hard & soft skills для project manager в IT

Для ефективного менеджменту проектів спеціалісту необхідні тверді та м’які навички (hard & soft skills), а також досвід.

М’які навички або soft skills для PM:

• комунікація найвищого рівня;
• аналітичний склад розуму;
• лідерство в управлінні командою;
• організованість, пунктуальність та стресостійкість.

Якщо вам складно організовувати свій час та знаходити спільну мову з людьми, швидше за все, робота проджект менеджера не для вас. Дотримання термінів, витримка, твердість рішень — важливі риси характеру особистості, необхідних роботи project manager.

Тверді навички або hard skills для PM:

• технічна підготовка;
• знання інструментів та методів;
• вміння аналізувати та складати звітність.

Освіта — головна тверда навичка для PM. Нагадаємо, що отримати та розвинути необхідні навички для роботи ви можете на професійному курсі Project Manager в IT.

Як новачкові отримати необхідний досвід в управлінні проектами? При проходженні професійного курсу Genius.Space, ви отримуєте навички кар’єрного планування, а також допомогу з працевлаштуванням.

5 порад для новачків project manager на першому проекті

Уявимо, ви пройшли навчання, отримали необхідні навички та першу роботу як PM. Вітаємо! Тепер раптом приходить усвідомлення, що все може йти зовсім не так, як планувалося. Що робити?

Без паніки! Ми зібрали для вас 5 професійних порад від досвідчених експертів, які допоможуть вам освоїтися на новому місці та приборкати хаос. Дотримуйтесь рекомендацій нижче, зберігайте впевненість у собі та вірте в успіх проекту.

Менше говоріть — більше слухайте

Дослідження обстановки — ось що потрібно робити з перших днів роботи в якості PM. Поки що рано показувати себе, треба спостерігати за атмосферою в колективі, вивчити місцеві правила та традиції, послухати, про що говорять оточуючі.

Адаптація в якості project manager пройде успішно, як тільки ви зустрінетеся зі спонсором проекту і виконайте два простих кроки.

• Послухайте, як спонсор аргументує важливість проекту, чим керується і чого бажає досягти. Збережіть докладні нотатки з його прямими цитатами, які вразили вас найбільше, щоб потім використовувати їх у мотивації команди.
• З’ясуйте всі подробиці проекту з фінансової точки зору. Задавайте всі можливі питання щодо економічного обґрунтування угоди, проясніть усі деталі та суми бюджету, можливі ризики, лазівки, етапи. Переконайтеся, що зібрали максимум інформації.

Впевненість приходить? Так і має бути! А ми переходимо до наступної корисної поради щодо адаптації PM на першому проекті.

Налагодьте комунікацію із ключовими учасниками проекту

Для успішної реалізації будь-якого проекту вам знадобиться щільний налагоджений зв’язок із усіма зацікавленими сторонами. Іноді (чесно кажучи, часто) учасники можуть мати різні бачення однієї ситуації та переслідувати різні інтереси.

Вам доведеться розбиратися в конфліктах і пропонувати рішення, тому від початку важливо встановити довірчі відносини з усіма, хто бере участь у проекті. Зробіть їх своїми союзниками!

• Почніть із спонсора — він затверджує всіх учасників та приймає найважливіші рішення. Це ваш головний орієнтир та союзник.
• Проаналізуйте всіх ключових учасників, запропонованих спонсором, та знайдіть індивідуальний підхід до кожного з них.
• Позначте всі деталі в комунікації з кожною із ключових сторін на проекті у своєму робочому плані.

Постійна ефективна комунікація — найважливіша частина роботи проджект менеджера в IT. Не втрачайте зв’язок із учасниками, ініціюйте важливі обговорення, завжди тримайте руку на пульсі будь-яких змін у прийнятті рішень.

Сфокусуйтеся на перевагах для клієнтів

Найпоширеніша помилка новачків — вони зосереджуються на вимогах проекту замість фокусу на перевагах для клієнтів.

Кінцева мета будь-якого проекту – надати вигоду та переваги клієнтам. Як правило, їм важливий саме результат, а не процес. Часто, їи може бути навіть не цікаво, як саме ви досягатимете результату. Тому на першому місці у роботі project manager повинен завжди стояти кінцевий результат, тобто переваги проекту.

Ціль не завжди виправдовує засоби. Але способи реалізації проекту можуть бути гнучкими, на відміну від результату. Пам’ятайте про це на етапі планування проекту, щоб не поринути у вимоги до процесу та не відхилятися від мети.

Як виділити переваги та включити їх у планування проекту?

• Витратьте максимум енергії на комунікацію зі спонсором – головною відповідальною особою. Він повинен донести до вас цілі та сенси, які стануть вашою кінцевою точкою.

• Уточніть, як ви повинні вплинути на поведінку споживачів в реалізації проекту? Які переваги важливо створити та показати кінцевим споживачам.

• Увімкніть переваги у свій наочний план завдань. Тримайте історію користувача перед очима, щоб завжди пам’ятати, чого ви повинні досягти за підсумком проекту.

Підготовлений проджект менеджер чітко розуміє ключові завдання, приймає відповідальність за реалізацію переваг та має інструменти для втілення цілей проекту.

Бажаєте уникнути помилок та навчитися ефективно керувати проектами? Реєструйтеся на курс Project Manager в IT прямо зараз!

Виключіть помилкові очікування

Планування проекту завжди включає в себе очікування всіх зацікавлених осіб. Проджект менеджер повинен з’ясувати всі припущення та очікування учасників ще до початку роботи. Важливо уважно вислухати та виписати всі нюанси, про які говорять інвестори, замовники, підрядники.

Помилкові очікування від проекту — одна з ключових проблем у роботі проджект менеджера.

Після збору інформації настає черга перевірки очікувань на життєздатність. Під час опитування учасників ви неодмінно з’ясуйте, що не всі очікування можуть втілитись у життя. Деякі з них будуть небезпечно хибними. Для запобігання конфліктам у майбутньому хибні очікування від проекту слід виділити та виключити ще на етапі планування.

Сформуйте мотивацію команди

Повторимося, що проджект менеджер у своїй професії орієнтований на людей. Команда – головний інструмент PM. Необхідно з перших днів налагодити комунікацію та чітко позначити мотивацію кожного учасника у реалізації проекту.

Як сформувати мотивацію команди?

• Познайомтеся та зустрінетесь з кожним членом команди особисто, проведіть інтерв’ю тет-а-тет.
• Після цього проведіть груповий мітинг, щоб усі члени команди познайомилися між собою.
• Сформуйте спільне бачення, цілі, розпишіть статут проекту, яким керуватиметеся в роботі. Вислухайте мотивацію кожного та включіть усі пункти у загальну мотивацію команди, щоб досягти кращого результату.

Проджект менеджер виявляє лідерські якості у роботі з командою. Не бійтеся бути ініціатором зустрічі. Уважно прислухайтеся до думки кожного, керуйте конфліктами. Про те, як проджект менеджеру виявляти лідерство з перших днів, ми поговоримо трохи згодом у цьому матеріалі.

Ще не підписані на наш Telegram! Підпишіться прямо зараз — дізнавайтеся першими про нові можливості в освоєнні сучасних професій!

Організація роботи команди: 5 лайфхаків для проджект менеджера

У попередньому пункті ми поговорили про те, що команда є основним інструментом проджект менеджера. Як організувати ефективну роботу команди для продуктивної реалізації проекту? Про це ми поговоримо далі.

Знайдіть зручні інструменти

Проджект менеджеру необхідні інструменти управління проектами. Ваше завдання – підібрати сервіси для ефективного керування командою, особливо у віддаленому режимі.

Які інструменти полегшують project manager організовувати роботу команди:

• вибраний спосіб віддаленої комунікації;
• спільний доступ до бордів та документації;
• система управління та моніторингу виконання завдань;
• наочний план мітингів та етапів проекту;
• хмарне сховище файлів.

Для планування проекту, а також відстеження результатів та ведення звітності існує велика кількість зручних сервісів. Наприклад, Trello, Asana, Slack. Нагадаємо,  дізнатися докладніше про всі можливості управління проектами як профі ви можете на курсі Project Manager в IT! Зареєструйтесь сьогодні, щоб забронювати місце (кількість місць обмежена).

Процес управління проектами часто здійснюють за допомогою Agile. Для вибору відповідних інструментів проджект менеджеру може знадобитися обговорити зручність з командою і переконатися, що всім буде комфортно використовувати спільний доступ до вибраних інструментів.

Створіть міцну структуру управління

В управлінні проектами вкрай важливими є три складові успіху:

• командне співробітництво;
• прийняття рішень;
• ведення звітності.

Проджект менеджер повинен побудувати свою роботу таким чином, щоб усі складові ефективної роботи були виконані вчасно та зі зручністю для членів команди.

Тому так важливо створити міцну структуру управління. Як це зробити? Наприклад, розмістити всі завдання та призначити відповідальних на борді із спільним доступом. Проводити короткі мітинги щодня та зустрічі з детальним обговоренням завдань та результатів у встановлені дні.

Вкрай важливо — задіяти всіх зацікавлених осіб. Інвестори проекту повинні також бути присутніми на зустрічах, щоб переконатися в ефективності управління проектом і моніторити його рух вперед.

Міцна структура управління з наочним планом та звичною рутиною для членів команди значно підвищує шанси проекту на успіх.

Використовуйте гнучке планування проекту

Пом’ятаєте, що однією з найважливіших функцій project manager є гнучкість? Зараз пояснимо чому саме.

Ми живемо в непередбачуваному світі, де може статися що завгодно. Все спланувати та передбачити неможливо. Гнучкість планування означає, що проджект менеджер має бути готовим до непередбачуваних обставин і завжди мати в кишені запасний план.

Як використати гнучке планування проекту?

• Деталізуйте план дій команди лише для короткострокової перспективи.
• Зберігайте фокус на досягненні результату, щоб бути готовим будь-якої миті змінити шлях до головної мети.
• Оптимізуйте час виконання завдань з огляду на непередбачені обставини, щоб не випадати з графіка.

Гнучкість до планування та реалізації проекту допоможе PM завжди залишатися з холодною головою, не впадати в паніку та бути ефективним лідером команди у будь-якій ситуації.

Залишайте запас у бюджеті

Бюджет – гостре питання кожного проекту. Про це вам скаже будь-який досвідчений проджект менеджер.

Як не потрапити до історії, коли гроші раптово закінчилися, а проект не готовий? Як зберегти заробітну плату команді та підтримувати їхню мотивацію у непередбачуваних кризових ситуаціях?

Відразу планувати витрати на непередбачені обставини!

Як PM ефективно планувати бюджет проекту?

• Завжди підтримуйте хороші відносини та щільну комунікацію з фінансовим менеджером та аналітиком.
• Використовуйте перевірені методи планування бюджету, наприклад, оцінку за трьома точками (про методи ви можете докладніше дізнатися на нашому курсі).
• Закладайте щонайменше 5-10% від усього бюджету на непередбачувані ситуації.

Грамотне планування бюджету проекту допоможе проджект менеджеру зберігати внутрішні ресурси та впевненість у успіху навіть у найкризовіших ситуаціях.

Починайте з управління ризиками

Виявити, передбачити та знизити всілякі ризики — те, з чого треба розпочинати планування проекту та організацію роботи команди.

Команда як основний інструмент проджект менеджера активно допомагає виявити і знизити ризики проекту. Управління ризиками – це важливий порядок денний зустрічей та загальної стратегії.

Завжди починайте обговорення вирішення будь-якого завдання з можливих ризиків та шляхів їх зниження. Будь-який попередній аналіз все одно не може врахувати всі ризикові обставини, які можуть виникнути в міру просування проекту до завершення.

Задіюйте команду для складання загального плану управління ризиками – нехай кожен відчуває свою відповідальність та причетність до успіху.

Як проджект менеджеру досягти кар’єрних висот

Ми поговорили про навички, корисні поради щодо планування проекту та організації роботи команди. Саме час обговорити особисті успіхи менеджера проджект на шляху до успішної кар’єри. У цьому блоці ми зібрали 10 корисних рекомендацій експертів, як project manager може показати свою цінність і просунутися кар’єрними сходами.

Показуйте бачення загальної картини проекту

Догодити всім і одразу — погана стратегія. Для успішної роботи над проектом PM має зосереджуватись на загальній картині – ефективній стратегії завершення проекту з потрібним результатом.

Як побачити загальну картину проекту та довести свою ефективність керівництву?

• Заплануйте періодичні перевірки продуктивності роботи над проектом, щоб одразу виявляти та вирішувати проблеми, що виникають у команді та в комунікації з інвесторами.
• Ведіть записи та складайте короткочасні звіти про просування проекту відповідно до поставлених завдань та цілей.
• Покажіть, що бачите всі шляхи досягнення результату та враховуєте всі нюанси, включаючи непередбачені витрати та ситуації.

Коли керівники бачать, як проджект менеджер доносить цінність проекту та ефективно планує свої дії, це підвищує довіру. Ваше подання загальної стратегії у докладній періодичній звітності наблизить професійне зростання та просування у кар’єрі.

Відзначайте швидкі перемоги

Чим детальніше ви пропишите ключові точки просування в проекті, тим швидше досягатимете вершин. Моральний дух команди та керівництва залежить від швидких перемог. Наголошуйте на кожному досягненні на проекті — показуйте просування наочно, створюючи атмосферу успіху з перших днів роботи.

Наочний прогрес — те, що бажають бачити всі зацікавлені особи та учасники. Вводьте символічні нагороди, спільні мітинги-святкування досягнення короткострокових цілей. Все це вплине на бачення вас як ефективного проджект менеджера.

Регулярно оновлюйте статус проекту

Цей пункт частково продовжує попередній. Швидкі перемоги сприяють просуванню проекту вперед та збереженню мотивації команди.

Для підтвердження ефективної роботи з управління проектом не забувайте оновлювати статус при кожному виконаному завданні. Керівництву важливо бачити на загальнодоступному плані, що проект рухається вперед. Це означає, щоб ви успішно справляєтеся зі своєю роллю і вам можна довіряти в подальшій роботі.

Збирайте відгуки про свою роботу

Відгуки про роботу — важливий соціальний доказ у продажу будь-якого товару та послуги. Ваша експертність — не виняток.

Просіть зворотний зв’язок від керівництва та команди. Регулярний запит відгуків про вашу роботу протягом усього проекту буде свідченням того, наскільки важливою та цінною є для вас думка учасників. Усі люблять, коли цінують їхню думку. Не бійтеся отримувати критику чи рекомендації — так ви швидше зростатимете як професіонал.

Не забувайте використовувати зворотний зв’язок у роботі. Ваша цінність як ефективного проджект менеджера буде підвищуватися, коли ви враховуватимете критичні зауваження або рекомендації від учасників проекту.

Поділіться висновками з колегами

Щоденна робота з управління проектом змушує отримувати безліч корисних уроків. Як зробити їх ще кориснішими?

Діліться своїми висновками з колегами:

• ведіть регулярні записи про правильні та неправильні рішення на проекті;
• проводьте оцінку своїх дій, що призвели до успішного результату;
• призначайте зустрічі з колегами для взаємного обговорення проблем, ситуацій, рішень та обміну цінним досвідом;
• заведіть на проекті сторінку зі своїми відмітками про допущені помилки, прорахунки, а також успішні рішення.

Обмін досвідом – важливий двигун прогресу. Поділитися своїми помилками та успіхами не означає проявити слабкість чи зарозумілість. Це означає, що ви готові стати наставником для інших, навчатися на своєму та чужому досвіді та допомагати новим project manager досягати кращих результатів. Це якість лідера.

Виявляйте ініціативу та інтерес до інших проектів

Коли ви працюєте над одним проектом, вам нічого не заважає дотримуватися особистого плану розвитку. Це означає, що ви вже можете виявляти ініціативу щодо планування проектів, пов’язаних з вашою нішою.

Керівництво оцінить вашу ініціативу та інтерес до інших проектів. Розширюйте свій професійний список, беріться за допомогу у проектах інших напрямів, отримуйте цінний досвід та нарощуйте професійний капітал.

Знайдіть наставника

Якщо ви project manager новачок, немає нічого страшного, щоб шукати наставництва у досвідченіших колег.

У компанії є наставники? Відмінно, це ваш шанс отримати постійну підтримку та допомогу. Ви виступаєте як єдиний проджект менеджер? Тоді пошукайте собі наставника поза компанією. Наприклад, ви можете використовувати LinkedIn та інші соціальні мережі, а також підтримувати комунікацію зі своїми тренерами з курсу Project Manager в IT.

Постійно прокачуйте навички управління проектами

Постійне навчання та прокачування навичок — необхідна умова зростання в будь-якій професії. Хороший проджект менеджер постійно навчається і накопичує досвід, посилює слабкі сторони і працює над помилками.

Якщо ви потребуєте курсів підвищення кваліфікації або бажаєте перейняти досвід конкретного коуча, не бійтеся говорити про це керівництву. Компанія зацікавлена у професіоналах і часто готова вкладати кошти та час в їх освіту, щоби співробітники досягали кращих результатів у роботі.

Отримуйте сертифікати та ставайте партнерами

Коли ваше навчання та досвід дозволять вам впевнено почуватися в колі колег, корисно придбати підтверджуючі сертифікати кваліфікації та причетності до професіоналів з проджект менеджменту. Наприклад, ви можете стати членом Української асоціації з управління проектами (UPMA) або Міжнародної асоціації з управління проектами (IPMA WORLD).

Будь-яке додаткове підтвердження вашої професійної кваліфікації допоможе у просуванні кар’єри та надасть нові можливості.

Наберіться терпіння

Поспішати в кар’єрі PM не слід. Бувають різні проекти, бюджети, команди та обставини. Для початку, найкраще набратися якнайбільше досвіду, отримати додаткову освіту, а потім уже претендувати на вищі щаблі кар’єри або складні довгострокові проекти.

Будьте терплячими і ваше терпіння принесе свої плоди!

Шаблони планування проекту

Як бонус хочемо надати вам різноманітність шаблонів планування проекту, які легко знайти і використовувати новачкам.

Кожен проджект менеджер новачок зможе успішно адаптувати їх під свої завдання, щоб упоратися з хвилюванням, наповнитися ресурсами, запастися додатковою впевненістю та успішно завершити перший проект!

Список корисних шаблонів планування проекту

• Контрольний список Agile-управління проектами
• Зустрічі Scrum
• PRD (документ із вимогами до продукту)
• Діаграми Ганта в Excel
• План управління ризиками

Управління проектами по системі Agile передбачає наступні етапи роботи менеджера.

• Визначте бачення проекту та зразковий обсяг. Зустріньтнся з власником продукту та зацікавленими сторонами, щоб визначити вашу кінцеву мету.
• Розробіть дорожню карту продукту. Опишіть докладно користувальницькі історії.
• Оцініть із командою, скільки часу займуть завдання.
• Створіть план запуску проекту з чітким графіком разом із командою розробників.
• Визначте тривалість спринту. Час не повинен змінюватися, якщо ви не вирішите це разом з командою під час ретроспективи.
• Сплануйте свій перший спринт. Технічна команда самоорганізується та визначить, що має бути включено до спринту.
• Виберіть свій інструмент управління проектами (Trello, Planio, Asana), який збереже прогрес та покаже, як ви виконуєте цілі та завдання спринту.

Як бути PM лідером у запуску проектів

Давайте ще раз пройдемося з усіх аспектів викладеного матеріалу і виділимо ключові навички менеджера проектів, які роблять його лідером. Застосовуйте ці рекомендації для досягнення вершин у сучасній професії Project Manager в IT.

• Ініціюйте та проводьте регулярну комунікацію з командою та інвесторами.
• Враховуйте календарні та бюджетні обмеження під час планування проекту.
• Ведіть робочі записи та періодичну звітність.
• Наголошуйте на досягненні контрольних точок з усіма учасниками проекту.
• Діліться цінним досвідом із колегами та переймайте досвід своїх наставників.
• Постійно вдосконалюйте навички та отримуйте підтвердження кваліфікації.
• Просіть зворотний зв’язок та використовуйте його для практичного підвищення ефективності своєї роботи.
• Майте під рукою запасний план і не губіться у непередбачених ситуаціях.
• Цікавтеся іншими проектами та виявляйте свою експертизу.

Сподіваємося, що цей матеріал позитивно вплине на вибір професії та допоможе вам досягти крутих результатів у проджект менеджменті разом з командою Genius.Space!

Резюме

Професія Project Manager в IT – сучасна можливість проявити лідерські якості та заробляти від 1000 $ на місяць у віддаленому режимі вже з першого проекту! Реєструйтеся на курс, отримуйте цінні знання у супроводі найкращих наставників та ставайте профі з управління проектами всього за 2 місяці.

Слідкуйте за нами в Telegram, а також поділіться цим корисним матеріалом у соціальних мережах. Дякуємо, що ви з нами!