Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Print Friendly, PDF & Email

Протягом останніх кількох тижнів нас все частіше пропонували розповісти про методи організації онлайн-менеджменту. Як ви залишаєтеся ефективними, якщо працюєте віддалено? Як ви контролюєте команду і себе? У той час як багато компаній і фахівців змушені самоізолюватися, з'являється можливість будувати бізнес-процеси по-іншому: більш гнучко, сучасно і більш автоматизовано.

У статті будуть розглянуті основні етапи впровадження віддаленої роботи в компанії, а також деякі інструменти, які зроблять цей процес більш ефективним.

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Додані обставини

Давайте закриємо очі і уявімо, що ви власник офісної компанії: маленька, до 200 осіб. Спілкування організовується за допомогою живої взаємодії, планування та електронної пошти.

І тепер у вас виникла необхідність терміново організувати роботу для співробітників з дому, зберігаючи при цьому рівень контролю і загальну ефективність роботи колективу.

Упорядкування та налаштування

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Перше, що потрібно зробити – допомогти команді встановити всі необхідні програми. Кожен співробітник встановлює Teamviewer (або будь-яке подібне ПО), а адміністратор допомагає налаштувати всі необхідні програми віддалено.

Якщо в кожному штатному блоці є робочий ноутбук, то пресет можна зробити без програмного забезпечення віддаленого доступу. Для персональних пристроїв без нього не обійтися. Ми також рекомендуємо подумати про безпеку даних.

Переконайтеся, що у всіх є навушники з гарнітурою і веб-камерою. Це буде необхідно для планування і особистого контакту з колективом. Якщо у людей чогось немає, то його потрібно купувати [з компенсацією від компанії].

Організуйте безперебійний доступ до інтернету. Оголосити співробітникам, що в робочий час їм необхідно спілкуватися з дому. Швидкість з'єднання повинна бути не менше Н Мбіт / с [в ІТ, наприклад, рекомендується швидкість 100 Мбіт / с]. Також бажано компенсувати ці витрати.

Увагу! Щоб уникнути перебоїв в роботі і спілкуванні небажано колективу виходити на зв'язок з кафе, готелями, на ходу [через мобільний інтернет].

Але крім хорошого зв'язку, потрібен набір інструментів для роботи. Розглянемо критичний мінімум, який можна реалізувати швидко і відносно безболісно.  

Чат для команди

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Компанії необхідно підтримувати зв'язок протягом усього дня. Вибирайте рішення в залежності від кількості співробітників. Універсальний варіант – Slack. Він підходить для великих команд: можна створювати чати для різних відділів, проводити мітинги і так далі.

Ще одна альтернатива – Microsoft Teams. Якщо команда невелика, то можна поєднати необхідний функціонал в Discord або Skype.

Мітинги та відеодзвінки

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Рішень багато, і найкраще мати під рукою кілька варіантів. Ми віддаємо перевагу Go-To-Meeting або Skype (для місцевих дзвінків), але Hangouts або Zoom можуть стати хорошою альтернативою.

Для контролю і більш ефективної взаємодії рекомендуємо дотримуватися наступних правил:

  • Щоранку фіксуйте заплановані завдання в чаті і (li) обговорюйте на планувальнику
  • Включення відео під час таких нарад
  • Використання спільного доступу до екрана для презентацій та швидшої передачі даних/якісного налаштування завдань
  • Узгоджуємо дзвінки і зустрічі в чаті і записуємо в Google Календар або аналоги
  • Важливі дзвінки записуються і (або) відправляються резюме / угоди в тексті відразу після мітингу

Зустрічі та календар

Дуже важливо організувати комфортний графік дзвінків і мітингів для команди. Найшвидший спосіб зробити це – робота з особистим календарем співробітника.

Google Календар дозволяє вибирати вільні проміжки часу, створювати командні та особисті зустрічі, налаштовувати систему оповіщення.

Зберігання файлів

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Щоб ви не зіткнулися з «перенесенням» десяти різних версій документів, вибирайте менеджера для зберігання файлів. Найпростіше рішення – Google Suite (Google Диск).

Ви можете встановлювати рівні доступу до папок і документів, паралельно працювати з файлами, контролювати активність співробітників.   

Але якщо Google Suite вам не підходить, підійдуть і інші варіанти, скажімо, Dropbox.

Особисті облікові записи

Робоча пошта – це інструмент, який зазвичай має команда за промовчанням. Це можуть бути доменні адреси електронної пошти або звичайні. Ключова теза полягає в тому, щоб не надавати доступ за посиланням – це ризиковано.

Краще «поділитися» матеріалами на робочій пошті. Ви не зможете на 100% захистити себе від витоку даних, але це один з основних заходів безпеки.

Постановка завдань і контроль за їх станом

У кожного відділу і співробітника свій набір завдань на день, тиждень, місяць. В офісі можна просто підійти до людини і запитати, чим він зараз займається, який стан роботи, подивитися на результат.

Як зробити те ж саме віддалено?

Виберіть систему управління проектами. Хтось ставить завдання в Google Таблицях і відстежує там результати. Наприклад, співробітник нумерує завдання, фіксує директора і форму виробництва, дає прив'язку до результату.

Класичний табличний звіт є найпростішим методом для реалізації…Але є і більш цікаві альтернативи.

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Бізнес-процеси можна побудувати за допомогою спеціалізованих інструментів:

Вибір системи управління проектами залежить від ніші і специфіки вашого бізнесу: як ведуться проекти, які функціональні етапи діляться, які метрики потрібно відстежувати і так далі.

Якщо вам потрібно швидко віддалено віддалятися, то вибирайте найпростіші інструменти. В іншому випадку ви ризикуєте «переодружитися» і ускладнити робочий процес замість того, щоб оптимізувати його.

Робота з людськими ресурсами

Формати міксу

Якщо деякі люди залишаються працювати в офісі, то вони повинні взаємодіяти з колективом за тими ж правилами. Переконайтеся, що співробітники мають доступ до подібних інструментів, що і їхні віддалені колеги.

Документи

Будь-яка робота повинна бути документально підтверджена. Рекомендуємо вибирати методи разом з юристами: він повинен бути безпечним, законним і максимально вигідним. Для віддаленої роботи часто використовується цивільно-правовий договір.

Дресирування та адаптація

Щоб команда швидше адаптувалася, рекомендуємо прописати всі інструкції в тексті, зробити відеогіди, а після ознайомлення провести невеликий тест. Якщо одні правила запам'ятовуються гірше за інші, нагадайте їм на командних мітингах.

Не забувайте, що інструменти – це шанувальник можливостей. Важливіше те, як їх застосовувати в своїй роботі.

Загальні принципи домашнього офісу

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Режим праці та відпочинку

Для команди в компанії має бути час перетину. Навіть якщо ви працюєте в різних часових поясах, ви можете знайти 4-6 годин для загального спілкування. Завдання вирішуються в будь-який момент, але бувають моменти, коли потрібна взаємодія і діалог.

Нормативні акти можуть включати фіксовану кількість годин на день, тиждень або місяць. Більш того, крім мінімального робочого часу, радимо стежити за максимумом: намагайтеся не тягнути колектив в «неробочий» час і не допускати перевтоми (або забезпечити систему мотивації).

Недосвідчені «віддалені працівники» часто відчувають труднощі в розрізненні особистого і робочого часу, причому і мотивація, і якість падають з понаднормової роботи.

Не контролюйте присутність людини на робочому місці [якщо тільки його посада не передбачає нерозривної присутності в інтернеті]. Зосередьтеся на вирішенні проблем. Ви хочете ефективності, а не зовнішнього вигляду роботи.

Чат – Контактна точка

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Не вимагайте від команди швидкого вирішення проблем в чаті і дачі відповідей один одному протягом деякого фіксованого часу. Переривання чату кожні кілька хвилин згубно позначається на продуктивності.

Якщо питання обговорюється занадто активно, викличте мітинг. Це краще, ніж 150 повідомлень у чаті.

І не сваріть команду за те, що вона поділилася мемами, котами та жартами. Коли люди працюють віддалено, їм потрібен особистий контакт: він підтримує настрій, мотивує, дає сили краще вирішувати проблеми. Можна виділити окремий канал для «повені», але не варто позбавляти співробітників такої можливості.

Робота з дому – це ще робота!

Поясніть колективу, що перехід в домашній офіс не означає, що тепер ви зможете сидіти з дітьми, гуляти з улюбленою собакою, ходити в спортзал в робочий час і займатися будь-якими іншими особистими справами за рахунок роботи.

Можна знайти компроміс, але з урахуванням часу схрещування колективу і загальних правил роботи.

Підведення підсумків

Як швидко і безболісно перевести офіс на «віддалений»

Якщо ви врахували всі ці рекомендації, то можете перейти на «видалення» через 5-7 днів. Після технічного оснащення команди і забезпечення правової безпеки просто оголосіть дату старту. Відтепер команда дотримується правил: пише в чаті, дзвонить, фіксує події в календарі, завдання в системі управління проектами.

Щоб допомогти співробітникам, створіть окремий канал для запитань і проведіть FAQ-зустрічі.

І ще раз чек-лист згаданих інструментів:

  • Teamviewer
  • Сирий
  • Команди Корпорації Майкрософт
  • Ворожнечу
  • Перейти до наради
  • Тусовки
  • Скайп
  • Масштабування
  • Календар Google
  • Google Suite (Документи Google, Google Таблиці, Презентації Google, Форми Google тощо)
  • Dropbox
  • Worksection
  • Трелло
  • Базовий табір
  • Бітрікс24
  • Вундерліст
  • Джира

Написана лаконічно, щоб цю статтю можна було використовувати в якості інструкції. Якщо у вас залишилися питання або ви хочете розповісти про власний досвід впровадження тих чи інших інструментів для віддаленої роботи – поділіться ними в коментарях!

Вам також може бути цікаво:

Як зберегти талановитих співробітників

Як вибрати інтернет-маркетолога, який покаже результат за місяць

Як дізнатися, що цифровий маркетолог і агентство на вашому боці?

Продуктивна робота!