За последние пару недель нас все чаще просили рассказать о методах организации онлайн-менеджмента. Как оставаться эффективным, если работаешь удаленно? Как контролировать команду и самого себя? Пока многие компании и специалисты вынужденно находятся в самоизоляции, появляется возможность выстроить бизнес-процессы иначе: гибче, современнее и более автоматизированно. 

В статье обсудим основные этапы внедрения удаленной работы в компанию, а также некоторые инструменты, которые сделают этот процесс более эффективным. 

Прилагаемые обстоятельства

Закроем глаза и представим, что вы — владелец офисной компании: небольшой, до 200 человек. Коммуникация организована через живое взаимодействие, планерки и электронную почту. 

И вот у вас возникает необходимость срочно организовать для сотрудников работу из дома, сохранив уровень контроля и общую эффективность команды. 

Организация и настройка

Первое, что нужно сделать — помочь команде установить все необходимые программы. Каждый сотрудник устанавливает Teamviewer (или любой аналогичный софт), а администратор помогает настроить все нужные программы в удаленном режиме. 

Если у каждой штатной единицы есть рабочий ноутбук, то предустановку можно сделать без ПО для удаленного доступа. Для личных устройств без этого не обойтись. Рекомендуем также задуматься о безопасности данных. 

Проверьте, чтобы у всех были наушники с гарнитурой и веб-камера. Это нужно будет для планерок и личного контакта с командой. Если у людей чего-то нет, то это необходимо приобрести [с компенсацией со стороны компании].

Организуйте бесперебойный доступ к интернету. Объявите сотрудникам, что в рабочее время им необходимо выходить на связь из дома. Скорость подключения должна составлять не менее N Мбит [в IT, например, рекомендуется скорость от 100 Мбит]. Эти расходы также желательно компенсировать.

Внимание! Чтобы не было перебоев в работе и коммуникации, команде нежелательно выходить на связь из кафе, гостиниц, на ходу [через мобильный интернет]. 

Но кроме хорошей связи вам нужен набор инструментов для работы. Рассмотрим критический минимум, который можно внедрить быстро и относительно безболезненно.  

Чат для команды

Компании нужно поддерживать коммуникацию в течение дня. Решение выбирайте в зависимости от количества сотрудников. Универсальный вариант — Slack. Он подходит для больших команд: можно создавать чаты для разных департаментов, проводить митинги и так далее. 

Еще одна альтернатива — Microsoft Teams. Если же команда небольшая, то объединить нужный функционал можно в Discord или Skype. 

Митинги и видеозвонки

Решений много, и лучше всего иметь под рукой несколько вариантов. Мы предпочитаем Go-To-Meeting или Skype (для локальных звонков), но хорошей альтернативой могут стать Hangouts или Zoom. 

Для контроля и более эффективного взаимодействия, рекомендуем придерживаться таких правил: 

• Каждое утро фиксировать планируемые задачи в чате и(ли) обсуждать на планерке
• Включать видео во время таких встреч
• Использовать функцию «Демонстрация экрана» для презентаций и более оперативной передачи данных / качественной постановки задач
• О звонках и встречах договариваемся в чате и фиксируем в Google Calendar или аналогах
• Важные звонки записываем и(ли) направляем резюме / договоренности текстом сразу же после митинга

Встречи и календарь

Очень важно организовать комфортный график созвонов и митингов для команды. Самый быстрый способ это сделать — работа с личным календарем сотрудника. 

Google Calendar позволяет выбирать свободные промежутки времени, создавать командные и личные митинги, настраивать систему оповещений. 

Хранение файлов

Чтобы вы не столкнулись с «перебрасыванием» десяти разных версий документов, выберите менеджер для хранения файлов. Самое простое решение — Google Suite (Google Drive).

Вы можете настраивать уровни доступа к папкам и документам, работать с файлами параллельно и отслеживать активность сотрудников.   

Но если Google Suite вас не устраивает, подойдут и другие варианты, скажем, Dropbox. 

Личные учетные записи

Рабочая почта — инструмент, который обычно есть у команды по умолчанию. Это могут быть доменные email-адреса или обычные. Ключевой тезис в том, чтобы не раздавать доступы по ссылке — это рискованно. 

Лучше «шэрить» материалы на рабочую почту. Вы не сможете на 100% уберечь себя от утечки данных, но это одна из базовых мер безопасности. 

Постановка задач и контроль их статуса

У каждого отдела и сотрудника есть свой набор задач на день, неделю, месяц. В офисе можно просто подойти к человеку и спросить, что он сейчас делает, какой статус у работы, посмотреть на результат. 

Как сделать то же самое удаленно?

Выберите систему управления проектами. Кто-то ставит задачи в Google Sheets (Таблицах), и там же отслеживает результаты. Например, сотрудник нумерует задачи, фиксирует постановщика и форму постановки, дает ссылку на результат. 

Классический табличный отчет — самый простой для внедрения метод…Но есть и более интересные альтернативы. 

Бизнес-процессы можно выстроить с помощью специализированных инструментов:

• Worksection [выбор команды GM]
• Trello [один из наиболее популярных и комфортных инструментов для интеграции]
• Basecamp [разработчики — авторы популярной книги об удаленной работе Remote]
• Bitrix24
• Wunderlist
• Jira
• И многие другие

Выбор системы управления проектами зависит от ниши и специфики вашего бизнеса: как ведутся проекты, на какие функциональные этапы делятся, какие метрики вам необходимо отслеживать и так далее.

Если выйти на удаленку нужно быстро, то выбирайте самые простые инструменты. Иначе рискуете «перемудрить» и усложнить рабочий процесс вместо того, чтобы его оптимизировать.

Работа с кадрами

Смешиваем форматы

Если часть людей остается работать в офисе, то они должны взаимодействовать с командой по тем же правилам. Проследите, чтобы у сотрудников был доступ к аналогичным инструментам, что и у их remote-коллег. 

Документы

Любую работу стоит регулировать документально. Выбирать методы рекомендуем совместно с юристами: это должно быть безопасно, законно и максимально выгодно. Для удаленной работы часто используется гражданско-правовой договор.

Обучение и адаптация

Чтобы команда быстрее адаптировалась, рекомендуем прописать все инструкции текстом, сделать видео-гайды, а после ознакомления провести небольшой тест. Если какие-то правила запоминаются хуже других — напоминайте о них на командных митингах. 

Не забывайте, что инструменты — это веер возможностей. Важнее то, как их применить в своей работе. 

Общие принципы home office

Режим работы и отдыха

В компании должно быть время пересечения для команды. Даже если вы работаете в разных часовых поясах, можно отыскать 4–6 часов для общей коммуникации. Задачи решают в любое время, но есть моменты, когда нужно взаимодействие, диалог. 

Регламент может включать фиксированное количество часов в день, неделю или месяц. Причем, кроме минимального времени работы, советуем следить и за максимальным: старайтесь не дергать команду в «нерабочее» время и не допускайте переработок (или предусмотрите систему мотивации).

Неопытные «удаленщики» часто испытывают сложности в разграничении личного и рабочего времени, а от переработок падает и мотивация, и качество. 

Не контролируйте присутствие человека на рабочем месте [если только его должность не подразумевает неотрывного присутствия онлайн]. Сфокусируйтесь на решении задач. Вам ведь нужна эффективность, а не видимость работы. 

Чат — точка контакта

Не требуйте от команды быстро решать задачи в чате и давать ответы друг другу в течение какого-то фиксированного времени. Прерываться каждые несколько минут на чат — это вредно для продуктивности. 

Если какой-то вопрос обсуждается слишком активно — назначьте митинг. Это лучше, чем 150 сообщений в чате.

И не ругайте команду за обмен мемами, котиками и приколами. Когда люди работают удаленно, им нужен личный контакт: это поддерживает настроение, мотивирует, дает силы решать задачи лучше. Можете выделить для «флуда» отдельный канал, но не лишайте сотрудников такой возможности.

Работа дома — все еще работа!

Объясните команде, что переход на home office не означает, что теперь получится сидеть с детьми, гулять с любимой собакой, ходить в тренажерный зал в рабочее время и заниматься любыми другими личными делами в ущерб работе. 

Можно найти компромисс, но с учетом времени пересечения команды и общим регламентом работы. 

Подводим итоги

В случае если вы приняли во внимание все эти рекомендации, перейти на «удаленку» можно за 5–7 дней. После технического оснащения команды и обеспечения юридической безопасности просто объявляете о дате старта. С этого момента команда следует правилам: пишет в чате, созванивается, фиксирует мероприятия в календаре, а задачи — в системе управления проектами. 

Чтобы помочь сотрудникам, заведите отдельный канал для вопросов и проводите FAQ-встречи.

И еще раз чек-лист упомянутых инструментов:

• Teamviewer
• Slack
• Microsoft Teams
• Discord 
• Go-To-Meeting
• Hangouts
• Skype
• Zoom
• Google Calendar
• Google Suite (Google Docs, Google Sheets, Google Presentations, Google Forms и др.)
• Dropbox
• Worksection
• Trello
• Basecamp
• Bitrix24
• Wunderlist
• Jira

Написали емко, чтобы эту статью можно было использовать как инструкцию. Если у вас остались вопросы или вы хотите рассказать о собственном опыте внедрения тех или иных инструментов для удаленной работы — делитесь ими в комментариях! 

Также вам может быть интересно:

Как удержать талантливых сотрудников

Как выбрать интернет-маркетолога, который покажет результат через месяц

Как определить, что digital-маркетолог и агентство на вашей стороне?

Продуктивной работы!