5 кроків до організації роботи команди зі створення контенту

Контент-маркетинг побудований на якісному та пов’язаному між собою контенті. Контент – цінний актив. На постійне поповнення активу потрібні креативні люди. Цих людей важливо організувати так, щоби вийшла продуктивна командна робота. Як організувати роботу команди для максимальної продуктивності та досягнення стратегічного ефекту? Про це ми й поговоримо у сьогоднішньому матеріалі.

Пропонуємо навчитися ефективно організовувати командну роботу з виробництва контенту за 5 кроків. Організація роботи команди у 5 оптимізованих етапів допоможе вам налагодити послідовність та продуктивність співробітників, а також поставити на потік прості завдання та отримати бажаний результат.

Крок 1. Аудит форматів контенту

На цьому етапі пропонуємо вам скласти таблицю з наступними стовпцями — формат контенту, основна платформа публікації, додаткові майданчики, а також особливості розміщення матеріалів у рамках вашої стратегії контент-маркетингу. Розглянемо кожну комірку докладніше.

• Формат контенту

Які формати матеріалів потрібно підготувати? Це можуть бути електронні книги, презентації, статті, вебінари, інфографіка, візуальний контент. Перерахуйте тут усі можливі формати, які потрібно розробити вашій команді.

• Основна платформа публікації

Виділіть головний майданчик, на якому буде розміщено контент певного формату. Наприклад, сайт, блог, обліковий запис у тій чи іншій соціальній мережі.

• Додаткові майданчики

Подумайте, де крім основної платформи, ви маєте намір розміщувати створений контент або його адаптацію. В рамках цієї комірки можна одразу продумати завдання щодо адаптації та розміщення контенту на різних майданчиках з урахуванням часу, якого потребує робота в команді.

• Особливості розміщення матеріалів

Тут важливо виділити цілі контенту та прописати нюанси розміщення. Наприклад, цей формат контенту міститиме відео (стаття в блозі), його адаптована версія для соцмереж буде містити лише інфографіку і т. д. Чи призначений цей контент для лідогенерації або він служить для верхньої частини воронки (про контент-воронки докладніше читайте тут) . Тобто тут ви прописуєте всі нюанси, пов’язані з форматами контенту, які важливо донести до виконавців.

Практична порада

Іноді один і той же формат контенту може використовуватися по-різному і вимагати різних підходів до створення та адаптації. Тоді корисно відразу виділяти додаткові стовпці в таблиці з докладною розбивкою. Наприклад, формат “Відео” міститиме розділи: YouTube, TikTok, Reels або Instagram Stories.

Хочете дізнатися всі нюанси та подробиці щодо організації командної роботи над створенням контенту? Запишіться на курс Комплексний інтернет-маркетинг прямо зараз!

Побудова робочого процесу починається з аудиту, тому що на цьому етапі необхідно глобально прописати обсяг роботи. Оцінити масштаб та прикинути сили. Не намагайтеся заглиблюватись і вдаватися у дрібні деталі. Залишіть нюанси на кшталт докладних схем дизайну, планів статей та інших важливих елементів на наступні етапи.

Крок 2. Постановка завдань для кожного формату

Робота в команді – це завжди про відповідальність, злагодженість дій та наочний план з обов’язками, очікуваними результатами та дедлайнами.

Ви створили першу глобальну таблицю з усім можливим контентом, який потрібно створити. Наступний крок — зосередьтеся на завданнях по створенню кожного формату контенту для основної платформи публікації.

З чого почати? Виділіть основний формат, наприклад статті, пости або відео. Основним можна вважати той контент, який найчастіше використовується для досягнення цілей вашої маркетингової стратегії. Виходьте з користі та важливості матеріалів для клієнта. Альтернатива — виділити найскладніший для виробництва контент. Такий, для якого потрібно багатоетапний, тривалий і витратний робочий процес.

На цьому етапі також не слід розпорошуватися на деталі. Просто запишіть у таблицю всі завдання, які спадають на думку. Порядок поки що не важливий. Наведемо приклад завдань робочого процесу створення основного контенту в простому списку.

• Вибір авторів
• Підбір тем для контенту
• Розробка сюжетів/сценаріїв
• Створення візуального дизайну
• Запит відгуків експертів/клієнтів
• Проведення інтерв’ю/ефірів/опитувань
• Постановка завдань у CMS/чатах
• Призначення авторів для адаптації/рерайтів контенту
• Редагування матеріалів
• Форматування макетів
• Надсилання контенту авторам на доопрацювання
• Погодження правок
• Затвердження готових матеріалів
• Створення графіка публікацій
• Надсилання посилань на матеріали відповідальним за публікацію
• Перевірка/редагування опублікованих матеріалів

Деякі завдання зі списку можуть мати додаткові пункти. Наприклад, побудова робочого процесу редагування може потребувати задіяння додаткових фахівців. Тут можуть бути поставлені завдання щодо додавання посилань, включення у текст ключових запитів, розробки SEO-описів, наповнення публікацій тегами та інше. Однак пам’ятаємо, що на цьому етапі ми, як і раніше, дотримуємося широкого кола завдань без деталізації в організації роботи команди.

Крок 3. Розподіл завдань за етапами виробництва

Командна робота зі створення контенту передбачає підготовку, виробництво та поствиробництво. Для ефективності роботи варто розписати докладні завдання кожної стадії. Тут йтиметься вже про конкретні практичні кроки.

Отже, розподіляємо всі завдання по кожному формату контенту. Для цього дивимося в перші таблиці та формуємо нову з двома стовпцями: стадія та конкретні завдання (що потрібно зробити). Наведемо приклад.

Стадія:

• препродакшн.

Що потрібно зробити:

• провести мозковий штурм;
• вивчити тренди та запити;
• визначити теми;
• затвердити перевірені джерела;
• провести анкетування/опитування/інтерв’ю;
• призначити головного/допоміжного автора;
• визначити критерії якості/план контенту;
• поставити дедлайн для виробництва.

Стадія:

• виробництво контенту.

Що потрібно зробити:

• написати/змонтувати/розробити контент;
• внести редагування/проконсультуватися з додатковими фахівцями;
• відправити контент на доопрацювання (при потребі);
• затвердити готові матеріали;
• створити додаткові матеріали (відео, дизайн, картинки);
• зібрати готовий до публікації контент;
• завантажити всі копії матеріалів до одного документа/таблиці;
• відформатувати контент для майданчика;
• внести посилання, теги та інші елементи (SMM, SEO);
• надіслати матеріали відповідальним за розміщення на майданчиках.

Стадія:

• постпродакшн.

Що потрібно зробити:

• створити/затвердити графік публікацій;
• опублікувати контент із метаданими;
• опублікувати анонси/частини контенту на майданчиках (соцмережі, месенджери, e-mail розсилка) згідно з воронкою контент-маркетингу;
• зібрати метрики охоплень, переглядів, шерів;
• створити звіти про ефективність контенту;
• проаналізувати дані звітів;
• провести корекцію/оптимізацію роботи на основі одержаних метрик.

Тепер нарешті поговоримо про деталі. При виконанні 3-го кроку організації роботи команди зі створення контенту важливо упорядкувати завдання у логічному порядку. У цьому допоможе простий список (підказка).

• Яке завдання має бути завершено, щоб розпочати наступне?
• Які завдання можна виконувати одночасно?
• Який результат змушує відзначити завдання як виконане? (Сигнал для того, щоб розпочати наступне завдання).

Практична порада

Під час підготовки до виробництва контенту важливо враховувати стандарти вашої компанії/бренду. На їх основі можна (і потрібно) розробити правила роботи у команді. Наприклад, погоджувати кількість ключових запитів та розміщення посилань із SEO-фахівцем; дотримуватися соціальної політики бренду, корпоративної внутрішньої політики чи актуальної повістки. Використовувати певні шрифти, розробляти візуальний контент відповідно до затвердженого дизайн-шаблону з колористики та інших параметрів.

Коли ви розробили докладну таблицю з усіма завданнями на стадіях виробництва контенту, перевірте її на наявність прогалин. На цьому етапі важливо створити правильний логічний ланцюжок виконання завдань, щоб максимально ефективно організувати командну роботу.

Крок 4. Призначення ролей та обов’язків

Ефективна організація роботи команди неможлива без чітко виділених і зрозумілих всім учасників правил та обов’язків. На цьому етапі можна продовжити роботу зі створеною таблицею в попередньому кроці.

Додайте до неї новий стовпець під назвою “Ролі”. Мета цього завдання — скласти дорожню карту, за якою буде видно, як один процес переходить в інший; скільки та яких фахівців задіяні на кожному етапі генерації контенту. Тільки так командна робота чітко простежуватиметься на кожній стадії, а контроль над виконанням завдань стане зрозумілим та результативним.

Якими можуть бути ролі в організації роботи команди?

• Керівник/розробник стратегії
• Лідер групи (авторів, розробників, аналітиків)
• Головний редактор
• Провідний спеціаліст (SMM, SEO)
• Автор/редактор
• Штатний/позаштатний спеціаліст (копірайтер, сценарист, дизайнер, монтажер)
• Відповідальний за формати/редагування
• Відповідальний за публікацію контенту (по кожному майданчику)

За кожною роллю може бути визначений один і той самий член команди, який задіяний у багатьох процесах. Детальний розклад ролей у робочому процесі допоможе вам визначити прогалини, які слід заповнити. Наприклад, розвантажити одного співробітника та додати обов’язки іншому.

Наведемо приклад розподілу ролей у побудові робочого процесу.

Стадія:

• препродакшн.

Що потрібно зробити:

• провести мозковий штурм;
• вивчити тренди та запити;
• визначити теми.

Ролі:

• лідер команди (маркетолог, директор);
• провідний спеціаліст/головний редактор.

Також важливо організувати ефективну комунікацію між членами команди, коли вони працюють над виконанням завдання. Кожен учасник повинен розуміти, кому він передає свою частину роботи, хто перевіряє та вносить правки до матеріалів, який кінцевий результат його роботи над поставленим завданням (чіткі критерії оцінки якості матеріалів).

Призначення ролей може бути складним процесом, особливо для великих відділів корпорацій. Однак, після чіткого розкладу всіх обов’язків (хто за що на якомусь етапі відповідає), ви наочно побачите слабкі та сильні місця. Це допоможе краще організувати командну роботу зі створення контенту.

Практична порада

Візуалізуйте докладну таблицю для кожного з членів команди. Фахівцеві буде зрозуміло, коли на діаграмі чи барвистому графіку буде вказано кожен етап його роботи з обов’язками та дедлайнами. Складіть додаткові чек-листи з кожного завдання, у яких можна буде ставити позначки про закінчення певного етапу виконання завдань у зрозумілій послідовності (за затвердженим логічним ланцюжком від керівника проекту).

Крок 5. Впровадження та ітерація

Ваша стратегія розписана та готова до застосування. Саме час розпочати виконувати поставлені завдання та оцінити, наскільки ефективно проведено організацію роботи команди.

На цьому етапі важливо постійно відстежувати, як справляється кожен учасник із поставленим перед ним завданням. Для автоматизації процесів, особливо при складній структурі з великою кількістю виконавців, можна використовувати додатковий софт. Наприклад, програми на кшталт Asana чи Jira. Можливо, вам також знадобляться хмарні інструменти Airtable, Trello або Monday для створення та використання власних трекерів та чек-листів. Якщо ви керуєте досить невеликою командою, можливо, вам буде достатньо використання документів Google і таблиць Excel.

Як простий приклад наведемо звичайну хмарну таблицю. На головній вкладці розміщуємо графік виконання завдань по робочих днях тижня із заголовком, статусом та іншими необхідними деталями. На додаткових вкладках таблиці публікуємо ідеї тем для затвердження, а також прогрес виконання завдань за ролями для кожного учасника.

Тепер поговоримо про ітерацію, тобто повторення вивчених операцій чи отриманого досвіду до виконання подібних завдань.

У попередніх кроках ми говорили, що можна спочатку побудувати роботу в команді від початку до кінця зі створення одного формату контенту. Потім на основі набутого досвіду адаптувати схему для інших форматів. Погляньмо, як це працює.

• Подивіться на першу таблицю з форматами контенту, основними та додатковими майданчиками розміщення, а також особливостями з виробництва/публікації матеріалів.
• Пройдіться по списку завдань вже створеного формату, видаліть зайві завдання та запишіть додаткові (з якими довелося зіткнутися на досвіді).
• Додайте ролі у підсумковій таблиці нових завдань. Можливо, вам доведеться призначити нових відповідальних керуючих для важливих стадій роботи в команді.

Використовуйте отриманий досвід створення одного формату контенту для розробки інших. Постійно відстежуйте всі робочі процеси та виділяйте моменти, на які слід особливо звернути увагу. Наприклад, старанність та якість роботи фахівця з кожного напрямку.

Оптимізація робочого процесу

Давайте ще раз пройдемося вже за готовою організаційною схемою роботи. Це важливо робити на рівні вищого управління, щоби постійно оптимізувати командну роботу зі створення контенту. Деякі корисні поради у цьому напрямку наведемо нижче.

• Виділіть ключові метрики ефективності контенту на основі отриманих результатів та намітьте цілі щодо покращення показників.
• Починайте з аналізу процесу розробки найскладнішого формату контенту. Якщо ви почнете із простих форматів, можете пропустити масу нюансів, які надалі змусять організовувати процес заново.
• Масштабуйте успішні рішення. Наприклад, якщо ви помітили високу ефективність роботи менеджера з управління проектом, довірте йому більше роботи або попросіть навчити нових співробітників.
• Завжди досліджуйте метрики продуктивності команди та ефективності контенту. У будь-який момент ви можете виявити, що змінилися умови, а ви не встигли адаптуватися. Наприклад, від вас пішов потрібний фахівець або запланований контент перестав бути актуальним для споживачів.
• Завжди дотримуйтесь правил ефективної побудови робочих команд (про це ми поговоримо далі).

Оптимізувати робочий процес також важливо, як і організовувати його з нуля. Без постійного відстеження та корекції командної роботи складно добиватися щоразу поставлених цілей. Пам’ятайте, що в процесі роботи завжди можуть з’явитися непередбачувані фактори, які змусять вас знову і знову оптимізувати завдання або призначати нові ролі в команді.

Правила ефективної побудови робочих команд

Тепер трохи поговоримо про найголовніший актив кожної компанії — людський ресурс. Управління проектами завжди потребує чіткого підбору учасників команди, правильного розподілу ролей, залучення ефективних інструментів. Давайте запам’ятаємо деякі правила, які завжди допоможуть вам побудувати справді продуктивну командну роботу.

• Визначте цілі та параметри ефективності роботи команди. В основі вашої роботи завжди має стояти затверджена стратегія, чого ви намагаєтеся досягти за участю всіх учасників робочого процесу. Така стратегія часто міститься в глобальному маркетинговому плані бренду (про те, як скласти маркетинговий план, читайте в нашому блозі).
• Зважайте на інтереси команди при підборі нових співробітників. Додати потрібну ланку в логічний ланцюжок буває складно. Не завжди вдається вдало замінити одного фахівця іншим без втрати якості командної роботи. Для цього завжди цікавтеся думкою членів згуртованої команди при підборі нового фахівця. Залучайте їх до співбесід. Запитайте, які якості потенційного новачка є ключовими для більшості учасників процесу створення контенту.
• Чітко розподіляйте ролі та обов’язки. Кожен ваш співробітник повинен розуміти, чого і в які терміни від нього чекають. Кому та коли він передає свою роботу. Хто і як контролює та оцінює його результати. Також варто правильно розподіляти робоче навантаження. Орієнтуйтеся, наскільки кожен член команди справляється зі своїми завданнями. При необхідності перекладайте частину обов’язків на іншого співробітника на заздалегідь обговорених умовах.
• Заохочуйте будь-яку кооперацію. Продуктивна робота в команді – одна з основних цілей організації. Без кооперації команда ризикує стати зламаним механізмом (або бомбою сповільненої дії). Заохочуйте уточнення та питання у чатах, завжди допомагайте своїм співробітникам вирішувати конфлікти та складні завдання спільно.
• Створюйте довірчу атмосферу у колективі. Припиняйте спроби перевищення своїх повноважень з боку членів команд (наприклад, коли редактор вимагає від авторів внесення правок на основі власного смаку без прив’язки до мети контенту). Встановіть правила ввічливого спілкування та адекватного часу листування та дзвінків.
• Підтримуйте постійний зворотний зв’язок. Не кидайте команду наодинці з будь-якими проблемами та питаннями. З боку організатора (керуючого) проектом завжди має бути відкритість до обміну інформацією. Будьте конструктивними у своїй критиці. Навчіться швидко та коректно доносити команді свою думку про результати її роботи. Вказуйте на слабкі та сильні сторони, а також на можливості зростання.

Ефективна організація роботи в команді – це завжди про ефективність управління. Щоб команда продовжувала приносити високі результати, важливо завжди прокачувати скіли менеджерів проектів. Приділяйте достатньо уваги навчанню як команди, так і її лідерів.

Підсумки

Організувати та реалізувати командну роботу зі створення ефективного контенту можна за 5 простих кроків. При цьому важливо розуміти, що процес організації потребує постійного контролю та оптимізації.

Пройдіть курс Комплексний інтернет-маркетинг та навчіться організовувати роботу команди зі створення контенту всього за 3,5 місяці!

Робіть ставку на сильних менеджерів, підбирайте досвідчених фахівців з урахуванням інтересів команди та добивайтеся найкращих результатів роботи вашої контент-воронки у загальній маркетинговій стратегії. Впроваджуйте та повторюйте найкращі практики, а також не забувайте виділяти ресурси на постійне навчання команди та прокачування власних скілів.

Читайте наш Telegram, а також поділіться цим матеріалом у соціальних мережах – дайте більше користі своїм підписникам!