5 шагов к организации работы команды по созданию контента

Контент-маркетинг построен на качественном и связанном между собой контенте. Контент — ценный актив. На постоянное пополнение актива нужны креативные люди. Этих людей важно организовать так, чтобы получилась продуктивная командная работа. Как организовать работу команды для максимальной продуктивности и достижения стратегического эффект? Об этом мы и поговорим в сегодняшнем материале.

Предлагаем научиться эффективно организовывать командную работу по производству контента в 5 шагов. Организация работы команды в 5 оптимизированных этапов поможет вам наладить последовательность и исполнительность сотрудников, а также поставить на поток простые задачи и получить желаемый результат.

Шаг 1. Аудит форматов контента

На этом этапе предлагаем вам составить таблицу со следующими столбцами — формат контента, основная платформа публикации, дополнительные площадки, а также особенности размещения материалов в рамках вашей стратегии контент-маркетинга. Рассмотрим каждую ячейку подробнее.

• Формат контента

Какие форматы материалов нужно подготовить? Это могут быть электронные книги, презентации, статьи, онлайн вебинары, инфографика, визуальный контент. Перечислите здесь все возможные форматы, которые предстоит разработать вашей команде.

• Основная платформа публикации

Выделите главную площадку, на которой будет размещен контент определенного формата. Например, сайт, блог, аккаунт в той или иной социальной сети.

• Дополнительные площадки

Подумайте, где помимо основной платформы вы намерены размещать созданный контент или его адаптацию. В рамках этой ячейки также можно сразу продумать задачи по адаптации и размещению контента на различных площадках с учетом времени, которое требует работа в команде.

• Особенности размещения материалов

Здесь важно выделить цели контента и прописать нюансы размещения. Например, данный формат контента будет содержать видео (статья в блоге), его адаптированная версия для соцсетей будет содержать только инфографику и т. д. Предназначен ли этот контент для лидогенерации или он служит для верхней части воронки (об контент-воронках подробнее читайте тут). То есть здесь вы прописываете все нюансы, связанные с форматами контента, которые важно будет донести к исполнителям.

Практический совет:

Иногда один и тот же формат контента может использоваться совершенно по-разному и требовать различных подходов к созданию и адаптации. Тогда полезно сразу же выделять дополнительные столбцы в таблице с подробной разбивкой. Например, формат “Видео” будет содержать разделы: YouTube, TikTok, Reels или Instagram Stories. 

Хотите узнать все нюансы и подробности по организации командной работы над созданием контента? Запишитесь на курс Комплексный интернет-маркетинг прямо сейчас!

Построение рабочего процесса начинается с аудита, потому что на этом этапе нужно глобально прописать объем работы. Оценить масштаб и прикинуть силы. Не пытайтесь углубляться и вдаваться в мелкие детали. Оставьте нюансы вроде подробных схем дизайна, планов статей и прочих важных элементов на следующие этапы. 

Шаг 2. Постановка задач для каждого формата

Работа в команде — это всегда про ответственность, слаженность действий и наглядный план с обязанностями, ожидаемыми результатами и дедлайнами. 

Вы создали первую глобальную таблицу со всем возможным контентом, который предстоит создать. Следующий шаг — сосредоточьтесь на задачах по каждому формату контента для основной платформы публикации.

С чего начать? Выделите основной формат, например, статьи, посты или видео. Основным можно считать тот контент, который используется чаще всего для достижения целей вашей маркетинговой стратегии. Исходите из пользы и важности материалов для клиента. Альтернатива — выделить самый сложный для производства контент. Такой, на который потребуется многоэтапный, длительный и затратный рабочий процесс. 

На этом этапе также не следует распыляться на детали. Просто запишите в таблицу все задачи, которые приходят в голову. Порядок пока что не важен. Приведем пример задач рабочего процесса по созданию основного контента в простом списке.

• Выбор авторов 
• Подбор тем для контента
• Разработка сюжетов/сценариев
• Создание визуального дизайна
• Запрос отзывов экспертов/клиентов
• Проведение интервью/эфиров/опросов
• Постановка задач в CMS/чатах
• Назначение авторов для адаптации/рерайтов контента
• Редактирование материалов
• Форматирование макетов
• Отправка контента авторам на доработку
• Согласование правок
• Утверждение готовых материалов
• Создание графика публикаций
• Отправка ссылок на материалы ответственным за публикацию
• Проверка/редактирование опубликованных материалов

Некоторые задачи из списка могут иметь дополнительные пункты. Например, построение рабочего процесса по редактированию может задействовать дополнительных специалистов. Здесь могут быть поставлены задачи по добавлению ссылок, включению ключевых запросов, разработки SEO-описаний, наполнению публикаций тегами и прочее. Однако помним, что на этом этапе мы по-прежнему придерживаемся широкого круга задач без подробной детализации в организации работы команды.

Шаг 3. Распределение задач по этапам производства

Командная работа по созданию контента предполагает подготовку, производство и постпроизводство. Для эффективности работы стоит расписать подробные задачи для каждой стадии. Здесь пойдет речь уже о конкретных практических шагах.

Итак, распределяем все описанные задачи по каждому формату контента. Для этого смотрим в первые таблицы и формируем новую с двумя столбцами: стадия и конкретные задачи (что нужно сделать). Приведем пример. 

Стадия: 

• препродакшн. 

Что нужно сделать:

• провести мозговой штурм;
• изучить тренды и запросы;
• определить темы;
• утвердить проверенные источники;
• провести анкетирование/опросы/интервью;
• назначить главного/вспомогательного автора;
• определить критерии качества/план контента;
• поставить дедлайн для производства.

Стадия:

• производство контента.

Что нужно сделать:

• написать/смонтировать/разработать контент;
• внести правки/проконсультироваться с дополнительными специалистами;
• отправить контент на доработку (при надобности);
• утвердить готовые материалы;
• создать дополнительные материалы (видео, дизайн, картинки);
• собрать готовые к публикации контент;
• загрузить все копии материалов в один документ/таблицу;
• отформатировать контент для площадки;
• внести ссылки, теги и прочие элементы (SMM, SEO);
• отправить материалы ответственным за размещение на площадках.

Стадия:

• постпродакшн.

Что нужно сделать:

• создать/утвердить график публикаций;
• опубликовать контент с метаданными;
• опубликовать анонсы/части контента на площадках (соцсети, мессенджеры, e-mail рассылка) согласно воронке контент-маркетинга;
• собрать метрики охватов, просмотров, шеров;
• создать отчеты эффективности контента;
• проанализировать данные отчетов;
• провести коррекцию/оптимизацию работы на основе полученных метрик.

Теперь наконец поговорим о деталях. При выполнении 3-го шага организации работы команды по созданию контента важно упорядочить задачи в логическом порядке. В этом вам поможет простой список (подсказка).

• Какая задача должна быть завершена, чтобы приступить к следующей?
• Какие задачи можно выполнять одновременно?
• Какой результат заставляет отметить задачу, как выполненную? (Сигнал для того, чтобы приступить к следующей задаче).

Практический совет

При подготовке к производству контента важно учитывать стандарты вашей компании/бренда. На их основе можно (и нужно) разработать правила работы в команде. Например, согласовывать количество ключевых запросов и размещение ссылок с SEO-специалистом; придерживаться социальной политики бренда, корпоративной внутренней политики или актуальной повестки. Использовать определенные шрифты, разрабатывать визуальный контент согласно утвержденному дизайн-шаблону по колористике и прочим параметрам.

Когда вы разработали подробную таблицу со всеми задачами по стадиям производства контента, проверьте ее на наличие пробелов. На этом этапе важно создать верную логическую цепочку выполнения задач, чтобы максимально эффективно организовать командную работу.

Шаг 4. Назначение ролей и обязанностей

Эффективная организация работы команды невозможна без четко выделенных и понятных для всех участников правил и обязанностей. На этом этапе вам можно продолжить работу с созданной таблицей в предыдущем шаге.

Добавьте к ней новый столбец под названием “Роли”. Цель этой задачи — составить дорожную карту, по которой будет видно, как один процесс переходит в другой; сколько и каких специалистов задействованы на каждом этапе генерации контента. Только так командная работа будет четко прослеживаться на каждой стадии, а контроль над выполнением задач станет понятным и результативным.

Какими могут быть роли в организации работы команды?

• Руководитель/разработчик стратегии
• Лидер группы (авторов, разработчиков, аналитиков)
• Главный редактор
• Ведущий специалист (SMM, SEO)
• Автор/редактор
• Штатный/внештатный специалист (копирайтер, сценарист, дизайнер, монтажер)
• Ответственный за форматы/редактирование
• Ответственный за публикацию контента (по каждой площадке)

За каждой ролью может быть определен один и тот же член команды, который задействован во многих процессах. Подробное расписание ролей в рабочем процессе поможет вам определить пробелы, которые следуют заполнить. Например, разгрузить одного сотрудника и добавить обязанности другому. 

Приведем пример распределения ролей в построении рабочего процесса.

Стадия: 

• препродакшн. 

Что нужно сделать:

• провести мозговой штурм;
• изучить тренды и запросы;
• определить темы.

Роль:

• лидер команды (маркетолог, директор);
• ведущий специалист/главный редактор.

Также важно организовать эффективную коммуникацию между членами команды, когда они совместно работают над выполнением задачи. Каждый участник должен понимать, кому он передает свою часть работы, кто проверяет и вносит правки в материалы, каков конечный результат его работы над поставленной задачей (четкие критерии оценки качества материалов).

Назначение ролей может быть сложным процессом, особенно для крупных отделов больших компаний. Однако, после четкого расписания всех обязанностей (кто за что на каком этапе отвечает), вы наглядно увидите слабые и сильные места. Это поможет лучше организовать командную работу по созданию контента.

Практический совет

Визуализируйте составленную подробную таблицу для каждого из членов команды. Специалисту будет понятно, когда на диаграмме или красочном графике будет указан каждый этап его работы с обязанностями и дедлайнами. Составьте дополнительные чек-листы по каждой задаче, в которых можно будет ставить отметки об окончании определенного этапа выполнения задач в понятной последовательности (по утвержденной логической цепочке от руководителя проекта).

Шаг 5. Внедрение и итерация

Ваша стратегия расписана и готова к применению. Самое время начать выполнять поставленные задачи и оценить, насколько эффективно проведена организация работы команды. 

На этом этапе важно постоянно отслеживать, как справляется каждый участник с поставленным перед ним заданием. Для автоматизации процессов, особенно при сложной структуре с большим количеством исполнителей, можно использовать дополнительный софт. Например, программы вроде Asana или Jira. Возможно, вам также пригодятся облачные инструменты Airtable, Trello или Monday для создания и использования собственных трекеров и чек-листов. Если вы управляете довольно небольшой командой, возможно вам будет достаточно использования документов Google и таблиц Excel.

В качестве простого примера приведем обычную облачную таблицу. На главной вкладке размещаем график выполнения задач по рабочим дням недели с заголовком, статусом и прочими необходимыми деталями. На дополнительный вкладках таблицы публикуем идеи тем для утверждения, а также прогресс выполнения задач по ролям для каждого участника.

Теперь поговорим про итерацию, то есть повторение изученных операций или полученного опыта для выполнения схожих задач.

В предыдущих шагах мы говорили, что можно для начала построить работу в команде от начала до конца по созданию одного формата контента. Затем, на основе приобретенного опыта, адаптировать схему для других форматов. Давайте посмотрим, как это работает.

• Взгляните на первую таблицу с форматами контента, основной и дополнительными площадками размещения, а также особенностями по производству/публикации материалов. 
• Пройдитесь по списку задач созданного формата, удалите лишние задачи и запишите дополнительные (с которыми пришлось столкнуться на опыте).
• Добавьте роли в итоговой таблице для новых задач. Возможно, вам понадобиться назначить новых ответственных управляющих для важных стадий работы в команде.

Используйте полученный опыт по созданию одного формата контента для разработки остальных. Постоянно отслеживайте все рабочие процессы и выделяйте моменты, на которые следуют особенно обратить внимание. Например, исполнительность и качество работы специалиста по каждому направлению.

Оптимизация рабочего процесса

Давайте еще раз пройдемся по уже готовой организационной схеме работы. Это важно делать на уровне высшего управления, чтобы постоянно оптимизировать командную работу по созданию контента. Некоторые полезные советы в этом направлении приведем ниже.

• Выделите ключевые метрики эффективности контента на основе полученных результатов и наметьте цели по улучшению показателей.
• Начинайте с анализа процесса разработки самого сложного формата контента. Если вы начнете с простых форматов, можете пропустить массу нюансов, которые в дальнейшем заставят организовывать процесс заново.
• Масштабируйте успешные решения. Например, если вы отметили эффективность работы менеджера по управлению проектом, доверьте ему больше работы или попросите обучить новых сотрудников.
• Всегда исследуйте метрики производительности команды и эффективности контента. В любой момент вы можете обнаружить, что условия изменились, а вы не успели адаптироваться. Например, от вас ушел нужный специалист или запланированный контент перестал быть актуальным для потребителей.
• Всегда придерживайте правил эффективного построения рабочих команд (об этом мы поговорим далее).

Оптимизировать рабочий процесс также важно, как и организовывать его с нуля. Без постоянного отслеживания и коррекции командой работы сложно добиваться из раза в раз поставленных целей. Помните, что в процессе работы всегда могут появиться непредсказуемые (трудно прогнозируемые) переменные, которые заставят вас вновь и вновь оптимизировать задачи или назначать новые роли в команде.

Правила эффективного построения рабочих команд

Теперь поговорим немного о самом главном активе каждой компании — человеческом ресурсе. Управление проектами всегда требует четкого подбора участников команды, верного распределения ролей, задействования эффективных инструментов. Давайте запомним некоторые правила, которые всегда помогут вам построить действительно продуктивную командную работу.

• Определите цели и параметры эффективности работы команды. В основе вашей работы всегда должна стоять утвержденная стратегия, чего вы пытаетесь добиться от всех участников рабочего процесса. Такая стратегия, зачастую, содержится в глобальном маркетинговом плане бренда (о том, как составить маркетинговый план, читайте в нашем блоге).
• Учитывайте интересы команды при подборе новых сотрудников. Добавить нужное звено в логическую цепочку бывает сложно. Не всегда получается удачно заменить одного специалиста на другого без потери качества командной работы. Для этого всегда интересуйтесь мнением членов уже сплоченной команды при подборе нового специалиста. Привлекайте их к собеседованиям. Спросите, какие качества потенциального новичка являются ключевыми для большинства участников процесса по созданию контента.
• Четко распределяйте роли и обязанностей. Каждый ваш сотрудник должен понимать, чего и в какие сроки от него ждут. Кому и когда он передает свою работу. Кто и как контролирует и оценивает его работу. Также стоит верно распределять рабочую нагрузку. Ориентируйтесь, насколько каждый член команды справляется со своими задачами. При необходимости, перекладывайте часть обязанностей на другого сотрудника на заранее оговоренных условиях.
• Поощряйте любую кооперацию. Продуктивная работа в команде — одна из основных целей организации. Без кооперации команда рискует стать сломанным механизмом (или бомбой замедленного действия). Поощряйте уточнения и вопросы в чатах, всегда помогайте своим сотрудникам решать конфликты и сложные задачи сообща. 
• Создавайте доверительную атмосферу в коллективе. Пресекайте попытки превышения своих полномочий со стороны членов команд (например, когда редактор требует от авторов внесение правок на основе собственного вкуса, без привязки к цели контента). Установите правила вежливого общения и адекватного времени переписок и звонков.
• Поддерживайте постоянную обратную связь. Не бросайте команду наедине с любыми проблемами и вопросами. Со стороны организатора (управляющего) проектом всегда должна быть открытость к обмену информацией. Будьте конструктивны в своей критике. Научитесь быстро и корректно доносить команде свое мнение о результатах ее работы. Указывайте на слабые и сильные стороны, а также возможности роста.

Эффективная организация работы в команде — это всегда об эффективности менеджмента. Чтобы команда продолжала приносить высокие результаты, важно также всегда прокачивать скилы менеджеров проектов. Уделяйте достаточное внимание обучению как команды, так и ее лидеров. 

Итоги

Организовать и реализовать командную работу по созданию эффективного контента можно в 5 простых шагов. При этом важно понимать, что процесс организации требует постоянного контроля и оптимизации. 

Пройдите курс Комплексный интернет-маркетинг и научитесь организовывать работу команды по созданию контента всего за 3,5 месяца!

Делайте ставку на сильных менеджеров, подбирайте опытных специалистов с учетом интересов команды и добивайтесь лучших результатов работы вашей контент-воронки в общей маркетинговой стратегии. Внедряйте и повторяйте лучшие практики, а также не забывайте выделять ресурсы на постоянное обучение команды и прокачку собственных скилов.

Читайте наш Telegram, а также поделитесь этим материалом в социальных сетях — дайте больше пользы своим подписчикам!