6 способов сделать ваши рабочие совещания х2 эффективнее в 2023-м

Командные собрания могут и должны приносить пользу команде. Если вы собираетесь каждый понедельник, смотрите друг на друга, делитесь задачами на день/неделю и уходите по делам – что-то идет не так. Есть варианты использовать этот ресурс гораздо эффективнее.

Условно разделим эту статью на два пункта – для людей, которые проводят совещания и для участников команды, которые посещают их. Используя меню снизу вы можете перейти сразу к актуальной именно для вас части. Или изучить весь материал, чтобы иметь более широкое понимание.

Разберемся, как проводить митинги для команды эффективно и продуктивно, и какие инструменты использовать для этого.

Если вы проводите митинги

1. Определите 3 конкретные цели совещания

Это особенно актуально, когда работы много и вы не знаете, за что конкретно взяться. Совещание получается длинным и малопродуктивным. Вроде, обсудили все, но толком ни к чему не пришли. Чтобы избежать такого расклада, научитесь распределять цели на каждое совещание по приоритету.

Среди получившегося списка выделите три самые приоритетные цели, которые стоит обсудить в первую очередь. По каким критериям выбирать цели:

• Стратегическая важность. Что дает вашей компании достижение этой цели в долгосрочной перспективе.
• Тактическая важность. Какого результата стоит ожидать в краткосрочной перспективе.
• Сложность решения. Чем труднее задача – тем более важно обсудить ее на командной встрече.

Разберите три эти темы в первую очередь. Далее, если остается время, двигайтесь по списку, обсуждая менее важные моменты. В конце созвона проставьте задачи на день/неделю/месяц, основываясь на обсуждении. Теперь, когда цель стала понятнее, команда знает, кто и что должен делать для ее достижения. Остается только разобрать задачи и установить дедлайны.

2. Разнообразьте митинги

Есть две главные проблемы, почему ваши собрания теряют эффективность:

1. Встречи слишком длинные.
2. На встречах слишком много участников.

Все это превращается в не самую приятную для команды рутину. На каждом митинге происходит одно и то же. Добавьте разнообразия:

• Если понимаете, что обсуждение займет слишком много времени, поделите цель митинга на подтемы и раскидайте по разным созвонам.
• Приглашайте на каждое собрание максимум 5-10 человек, чтобы каждый сотрудник мог высказаться.
• Объединяйте участников совещаний в пары или маленькие команды для обсуждения одной и той же темы. Так вы получите разные точки зрения на решение одной задачи.

Привлекайте дополнительных гостей на совещания, если есть такая возможность. Обучение сотрудников – неотъемлемая часть построения крутой компании. Используйте митинги и для решения этой задачи.

В 2019 году Barco et Circle Research провела исследование, которое показало, что идеальная длительность одного собрания – до 22 минут. Подумайте, как применить эту информацию для вашей команды.

3. Вовлекайте всех участников в обсуждение

Дисциплина на онлайн-совещаниях – дело эфемерное. Организатор со своей стороны должен предпринять конкретные действия, чтобы участникам было интересно участвовать в митинге. И его итог непосредственно влиял на работу каждого человека. Используйте 2 рекомендации, как вовлечь сотрудников:

1. Правильно финальте совещание

Какой смысл собрания (даже если на нем активно обсудили самые важные темы), если в конце все равно непонятно, кто, что и зачем будет делать. Поэтому выстраивайте структуру митинга так, чтобы в конце каждый участник четко высказывал:

• Какие выводы сделал лично для себя после обсуждения.
• Чем конкретно будет заниматься для достижения цели.
• Какие идеи появились в результате.
• В какие сроки и с каким приоритетом будут реализованы поставленные задачи.

Подумайте над дополнительными вопросами, которые будут актуальны конкретно в вашей команде.

2. Добавьте специализированные инструменты

Используйте сервисы и приложения для командной работы. Например, проводите закрытые и открытые опросы во время обсуждения. Давайте время участникам поразмышлять над поставленным вопросом и подготовить свой спич. В дальнейшем, после выступлений, мотивируйте коллективное обсуждение каждой идеи.

Если вы участвуете в митингах

1. Установите для себя четкую цель посещения совещания

В зависимости от вашей роли в компании, определяйте ключевую цель перед каждым митингом. Создавайте для себя смысл в совещаниях самостоятельно. Например:

• Если вы на руководящей должности, вашей целью может стать общение с командой и распределение задач.
• Если вы исполнитель – упорядочивайте работу, общаясь с руководителями отделов и проектов на совещании.

В промежуток между совещаниями выписывайте все возникающие вопросы, которые считаете важными и обязательно поднимайте их на встречах. Это поможет вам двигаться в одном ритме со всей командой и, главное, иметь четкое понимание, куда вы двигаетесь и зачем. Имея ряд важных вопросов, вам точно не захочется слиться с митинга или выключить камеру и поспать во время него. Вы начинаете видеть смысл в собраниях и становитесь активнее, что плавно подводит нас к следующему пункту.

2. Будьте активными

От этого и зависит эффективность. Если вы слушаете, о чем говорят на собраниях, делаете какие-то выводы, и просто идете делать свою работу – вы теряете отличную возможность. Активность на митингах прямо влияет на ваш рабочий процесс. Вы задаете уточняющие вопросы по поводу поступающих задач, высказываете свое мнение и корректируете то, что вам кажется малоэффективным или вообще ненужным.

Так вы избегаете выгорания на работе. Обсудив все в деталях, вы корректно проставляете собственные дедлайны и движетесь по ним в своем темпе, а не пытаетесь угнаться за безоговорочными сроками, которые дает вам руководство. На активности каждого сотрудника строится вся коммуникация в команде.

Хотите стать звеном руководящей цепи крутой компании и зарабатывать от $2000 удаленно? Освойте профессию интернет-маркетолога, получите необходимые скиллы и продвигайтесь по карьерной лестнице. Мы создали курс, который даст вам базовые знания и приведет до первого дохода. Регистрируйтесь бесплатно прямо сейчас.

3. Не бойтесь “открывать рот” на митингах

Вы сидите на совещании, поднимается актуальная тема, вы хотите высказать свое мнение, но молчите, потому что идея кажется вам глупой/незначительной/банальной. А потом другой сотрудник проговаривает примерно то же самое, и его активно поддерживают, слушают и хвалят. Знакомо?

НЕ бойтесь показаться глупыми или банальными. Командные совещания и существуют для того, чтобы услышать мнения сотрудников. Владельцы и руководители бизнесов любят инициативных сотрудников. Если вы не высказываете “глупые” мысли, то как начнете раскрывать гениальные идеи? Практикуйтесь. Будьте самым говорливым человеком на митинге (конечно, в рамках правил). Это пойдет только на пользу и лично вам, и всей команде.

Заключение

Эти 6 способов помогут вам значительно увеличить эффективность рабочих совещаний. Применяйте на практике полученные знания и вы увидите улучшение результатов уже со следующего митинга. Сохраните статью в закладки, чтобы всегда иметь быстрый доступ к материалу.

Хотите освоить профессию интернет-маркетолога с нуля и выйти на доход более $2000 уже через несколько месяцев? Регистрируйтесь на курс “Начать профессию интернет-маркетолога” бесплатно и пройдите обучение.