6 способів зробити ваші робочі наради х2 ефективнішими у 2023-му

Print Friendly, PDF & Email

Командні збори можуть і повинні йти на користь команді. Якщо ви збираєтеся щопонеділка, дивитеся один на одного, ділитеся завданнями на день/тиждень і йдете по своїх справах – щось йде не так. Є варіанти використовувати цей ресурс набагато ефективніше.

Умовно розділимо цю статтю на два пункти – для людей, які проводять наради, та учасників команди, які відвідують їх. Використовуючи меню знизу, ви можете перейти відразу до актуальної саме для вас частини. Або прочитати весь матеріал, щоб мати ширше розуміння.

Розберемося, як проводити мітинги для команди ефективно та продуктивно, та які інструменти використовувати для цього.

Якщо ви проводите мітинги

1. Визначте 3 конкретні цілі наради

Це особливо актуально, коли роботи багато і ви не знаєте, за що саме взятися. Нарада виходить довгою та малопродуктивною. Начебто обговорили все, але до пуття ні до чого не прийшли. Щоб уникнути такого розкладу, навчіться розподіляти цілі на кожну нараду по пріоритету.

Серед списку, що вийшов, виділіть три найпріоритетніші цілі, які варто обговорити в першу чергу. За якими критеріями вибирати цілі:

  • Стратегічне значення. Що дає вашій компанії досягнення цієї мети у довгостроковій перспективі.
  • Тактичне значення. Якого результату варто очікувати у короткостроковій перспективі.
  • Складність розв’язання. Чим важче завдання – тим важливіше обговорити його на командній зустрічі.

Розберіть ці три теми в першу чергу. Далі, якщо залишається час, рухайтеся за списком, обговорюючи менш важливі моменти. Наприкінці дзвінка проставте завдання на день/тиждень/місяць, ґрунтуючись на обговоренні. Тепер, коли мета стала зрозумілішою, команда знає, хто і що має робити для її досягнення. Залишається лише розібрати завдання та встановити дедлайни.

2. Урізноманітніть мітинги

Є дві головні проблеми, чому ваші збори втрачають ефективність:

  1. Зустрічі надто довгі.
  2. На зустрічах дуже багато учасників.

Все це перетворюється на не найприємнішу для команди рутину. На кожному мітингу відбувається одне й те саме. Додайте різноманітність:

  • Якщо розумієте, що обговорення займе надто багато часу, поділіть мету мітингу на підтеми та розкидайте по різних зустрічах.
  • Запрошуйте на кожні збори максимум 5-10 осіб, щоб кожен працівник міг висловитись.
  • Об’єднуйте учасників нарад у пари або маленькі команди для обговорення однієї і тієї ж теми. Так ви отримаєте різні точки зору на вирішення одного завдання.

Залучайте додаткових гостей на наради, якщо є можливість. Навчання співробітників – невід’ємна частина побудови крутої компанії. Використовуйте мітинги для вирішення цього завдання.

У 2019 році Barco et Circle Research провела дослідження, яке показало, що ідеальна тривалість зборів – до 22 хвилин. Подумайте, як застосувати цю інформацію для вашої команди.

3. Залучайте всіх учасників до обговорення

Дисципліна на онлайн-нарадах – справа ефемерна. Організатор зі свого боку має вжити конкретних дій, щоб учасникам було цікаво брати участь у мітингу. І його результат безпосередньо впливав на роботу кожної людини. Використовуйте 2 рекомендації, як залучити співробітників:

  1. Правильно фінальте нараду

Який сенс зборів (навіть якщо на них активно обговорили найважливіші теми), якщо наприкінці все одно незрозуміло, хто, що й навіщо робитиме. Тому вибудовуйте структуру мітингу так, щоб наприкінці кожен учасник чітко висловлював:

  • Які висновки зробив після обговорення.
  • Чим конкретно займатиметься задля досягнення мети.
  • Які ідеї виникли в результаті.
  • У які терміни та з яким пріоритетом будуть реалізовані поставлені завдання.

Подумайте над додатковими питаннями, які будуть актуальні у вашій команді.

  1. Додайте спеціалізовані інструменти

Використовуйте сервіси та програми для командної роботи. Наприклад, проводьте закриті та відкриті опитування під час обговорення. Давайте час учасникам поміркувати над поставленим питаннями та підготувати свій спіч. Надалі після виступів мотивуйте колективне обговорення кожної ідеї.

Якщо ви берете участь у мітингах

1. Встановіть для себе чітку мету відвідування наради

Залежно від вашої ролі у компанії, визначайте ключову мету перед кожним мітингом. Створюйте собі сенс у нарадах самостійно. Наприклад:

  • Якщо ви на керівній посаді, вашою метою може стати спілкування з командою та розподіл завдань.
  • Якщо ви виконавець – упорядковуйте роботу, спілкуючись із керівниками відділів та проектів на нараді.

У проміжок між нарадами виписуйте всі питання, які вважаєте важливими і обов’язково задавайте їх на зустрічах. Це допоможе вам рухатися в одному ритмі з усією командою і, головне, мати чітке розуміння, куди ви рухаєтеся і навіщо. Маючи низку важливих питань, вам точно не захочеться злитися з мітингу чи вимкнути камеру та поспати під час нього. Ви починаєте бачити зміст у зборах і стаєте активнішим, що плавно підводить нас до наступного пункту.

2. Будьте активними

Від цього залежить ефективність. Якщо ви слухаєте, про що говорять на зборах, робите якісь висновки, і просто йдете робити свою роботу – ви втрачаєте чудову нагоду. Активність на мітингах прямо впливає на ваш робочий процес. Ви ставите уточнюючі питання з приводу завдань, висловлюєте свою думку і коректуєте те, що вам здається малоефективним або взагалі непотрібним.

Так ви уникаєте вигоряння на роботі. Обговоривши все в деталях, ви коректно проставляєте власні дедлайни і рухаєтеся по них у своєму темпі, а не намагаєтеся вкластися у терміни, які дає вам керівництво. На активності кожного працівника будується вся комунікація у команді.

Хочете стати частиною керівного ланцюга крутої компанії та заробляти від $2000 віддалено? Освойте професію інтернет-маркетолога, отримайте необхідні скіли і просувайтеся кар’єрними сходами. Ми створили курс, який дасть вам базові знання та приведе до першого доходу. Реєструйтеся безкоштовно зараз.

3. Не бійтеся “відкривати рота” на мітингах

Ви сидите на нараді, підіймається актуальна тема, ви хочете висловити свою думку, але мовчите, бо ідея здається вам дурною/незначною/банальною. А потім інший співробітник промовляє приблизно те саме, і його активно підтримують, слухають і хвалять. Знайомо?

НЕ бійтеся здатися дурними чи банальними. Командні наради існують для того, щоб почути думки співробітників. Власники та керівники бізнесів полюбляють ініціативних співробітників. Якщо ви не висловлюєте “дурні” думки, то як почнете розкривати геніальні ідеї? Практикуйтеся. Будьте найбільш балакучою людиною на мітингу (звичайно, в рамках правил). Це піде лише на користь і особисто вам, і всій команді.

Висновок

Ці 6 способів допоможуть значно збільшити ефективність робочих нарад. Застосовуйте на практиці отримані знання і побачите покращення результатів вже з наступного мітингу. Збережіть статтю в закладки, щоб мати швидкий доступ до матеріалу.

Хочете освоїти професію інтернет-маркетолога з нуля і вийти на дохід понад $2000 вже за кілька місяців? Реєструйтеся на курс “Почати професію інтернет-маркетолога” безкоштовно та пройдіть навчання.