Notion с нуля до профи: 10 секретов продуктивности для новичков

Блокноты можно больше не покупать — серьезно.  В 2025 году у тебя есть бесконечный, умный, удобный блокнот, который не теряется, не рвется и не занимает места на полке. И название ему Notion.

Здесь можно хранить все: от идей для бизнеса до списка продуктов на ужин.  Жонглировать задачами, планировать поездки, создавать проекты и наконец-то почувствовать, что в голове не хаос, а порядок.  И даже если ты не фанат цифровых штук — Notion подсаживает мягко, но навсегда.

В этой статье я покажу, как разобраться в нем без нервов и лишних настроек. Только нужные функции, рабочие лайфхаки и понятные советы, которые сэкономят тебе кучу времени. Давай обустроим твой персональный вместе.

Что такое Notion и почему он удобнее любого блокнота

Представь инструмент, где твои заметки, задачи, проекты, списки покупок и планы на год собраны в одном месте. И все это не хаотичные бумажки или вкладки в браузере, а  логическая система, которую ты создаешь под себя. Именно таким инструментом является Notion — цифровое пространство, которое адаптируется к твоему стилю жизни.

Структура на основе блоков

В Notion все строится из блоков: текст, заголовок, список дел, фото, файл, таблица — каждый элемент можно перемещать, редактировать или вставлять в другую страницу. Это как конструктор, где ты не ограничен никакими рамками. Ты решаешь, как будет выглядеть страница: как дневник, контент-план или личный еженедельник.

Нет лимита на количество страниц

В традиционном блокноте место ограничено, а в Notion — нет. Можно создать столько страниц, сколько хочется, и легко между ними переключаться или вкладывать одну в другую. Это удобно, когда хочешь разделить личные дела, работу, учебу или хобби.

Начинай с простого

Чтобы не потеряться, начни с нескольких основных страниц: «Задачи», «Проекты», «Заметки» и «Архив». Этого будет достаточно для первых шагов и привыкания к интерфейсу. Потом всегда можно добавить больше — и сделать все под себя.

Не трать время — выбирай готовые шаблоны

В Notion есть сотни бесплатных шаблонов, которые можно адаптировать под любые потребности. Это страницы с уже настроенной структурой: списками, календарями, статусами, тегами, пояснениями. Идеально для новичка, который не хочет создавать систему с нуля.

Популярные шаблоны, с которых стоит начать:

• To-do + календарь — для ежедневных дел
• Трекер привычек — минималистичный и удобный
• Dashboard — все в одном: задачи, события, заметки
• Планер обучения — для студентов или самообразования
• База идей — с тегами, статусами и сортировкой

Каждый шаблон — это страница, которую ты добавляешь к себе, а потом меняешь как хочешь. Можно убрать лишнее, изменить цвета или добавить новые поля. Главное — не начинаешь с пустого листа.

Никакого хаоса, только твой порядок.

Notion позволяет создать структуру, которая удобна именно тебе — не как у всех. Хочешь — все в одной странице, хочешь — десятки категорий и вложенных разделов. Ты не подстраиваешься под систему — она подстраивается под тебя.

Вместо того чтобы искать PDF в почте или список покупок в Viber, ты просто открываешь Notion. Одна страница — для работы, другая — для дома, еще одна — для планов на отпуск. Все четко, аккуратно и без «а где я это записывал?».

И еще: это все бесплатно. Даже на базовом плане Notion дает полную свободу: неограниченное количество страниц, блоков и пространства. Ты можешь хранить файлы, вставлять видео, встраивать Google-таблицы — и не платить за это ни копейки. А если захочешь больше — есть платные планы, но для начала они точно не нужны.

Следующий шаг — создать свою первую страницу. И лучше не выдумывать велосипед, а воспользоваться готовым шаблоном. Далее расскажу, как это сделать за 2 минуты.

Хочешь овладеть современной профессией, чтобы твой новый день был наполнен интересными задачами, а не бессмысленным скроллом соцсетей? Присоединяйся к нашим ближайшим ивентам: вебинарам и онлайн-курсам по маркетингу, дизайну, SMM и другим digital-направлениям. Здесь ты сможешь обучаться в удобном формате, получить поддержку менторов и уверенно сделать шаг в новую профессию.

Секрет 1. Используй готовые шаблоны — это быстро и удобно.

Готовые шаблоны — лучший старт для новичка. Они помогают не придумывать структуру с нуля, а сразу работать в удобном формате. Notion предлагает сотни вариантов на любой случай жизни.

Вот с каких шаблонов стоит начать:

• Еженедельный планер — с календарем, списками дел и местом для фокусов недели.
• Контент-план — идеально для блогеров, маркетологов и тех, кто работает с постами.
• База идей — таблица с тегами, статусами и удобной сортировкой.
• Трекер привычек — ежедневная мотивация, которую хочется заполнять.
• Список чтения или просмотра — книги, фильмы, сериалы, которые не потеряются.

Чтобы добавить шаблон: нажми «+» → Template в боковой панели и выбери нужную категорию. После добавления можешь изменить что угодно — это твое пространство, твои правила. И не бойся экспериментировать: шаблоны созданы для того, чтобы их адаптировали под себя.

Можешь редактировать заголовки, удалять лишние блоки, добавлять свои поля и даже менять логику страницы.

Не подходит структура? Просто перемести элементы или создай собственный вариант на основе шаблона. Со временем ты научишься комбинировать части из разных шаблонов и создавать уникальные решения.

Это как набор инструментов: выбирай только то, что тебе нужно, и собирай удобную систему. Шаблоны дают хороший старт, но окончательный вид страницы всегда зависит от тебя. Именно поэтому работа в Notion такая гибкая — она подстраивается под твой стиль мышления.

Секрет 2. Создай персональный Dashboard — и забудь о хаосе

Dashboard — это твой цифровой стол, где собрано все самое важное. Вместо бегать между страницами, ты открываешь одну — и видишь задачи, планы, заметки, цели. Это помогает держать фокус и не терять время на поиски приоритетных задач.

Что стоит добавить в свой Dashboard:

• Список задач на день или неделю — с чекбоксами и дедлайнами.
• Календарь событий или встреч — удобное представление в режиме недели или месяца.
• Блок «В фокусе» — 1-3 главные цели или напоминания на день.
• Ссылки на важные страницы — например, «Проекты», «Идеи», «Трекер привычек».
• Мотивационная цитата или фото — чтобы было приятно открывать каждый день.

Секрет эффективного Dashboard — не в количестве функций и не в сложном дизайне. Лучший вариант — тот, который тебе хочется открывать каждый день и в котором все понятно с первого взгляда. Это должна быть страница, подстроенная под твой темп жизни: без лишнего, но со всем, что действительно важно.

Не пытайся сразу собрать идеальный дашборд с десятками блоков — он просто не приживется.

Начни с базового: задачи на день, календарь и пару ссылок на важные страницы. Такая простая структура уже дает эффект — утром ты видишь перед собой план, а не белый лист или хаос из вкладок. Далее добавляй все, что действительно используешь: список идей, цели на месяц, любимые цитаты, визуальное вдохновение, напоминания или даже плейлист с музыкой.

Твои блоки могут быть функциональными или вдохновляющими — главное, чтобы они работали именно для тебя. Dashboard — это не просто место для задач, это твой личный центр внимания, где начинается каждый день.

Секрет 3. Организуй боковую панель — и навигация станет мгновенной

Sidebar — это твое главное меню, которое видно всегда.  Когда в нем порядок, найти нужную страницу можно за секунду, даже если их уже десятки. Это простой шаг, который сильно влияет на удобство работы в Notion.

Как навести порядок в боковой панели:

• Группируй страницы по темам — создавай подстраницы для работы, личного, обучения и т.д.
• Используй эмодзи в названиях — это ускоряет визуальный поиск.
• Закрепляй важное в «Favorites» — все, что используешь каждый день, всегда под рукой.
• Прячь лишнее в архив или вкладки — оставляй в фокусе только актуальное.
• Переименовывай страницы понятно — «Встречи», «Идеи», «Планы», а не «страница 1».

Воспринимай боковую панель как свою навигационную карту. Чем логичнее она построена — тем меньше времени уходит на поиски и больше — на работу. И да, ее всегда можно изменить, когда меняются твои приоритеты.

Не бойся время от времени перестраивать ее структуру под новые задачи или этапы жизни.

Например, во время обучения у тебя могут быть активные страницы «Лекции», «Задания», а затем — «Работа», «Проекты», «Портфолио». Гибкость боковой панели — это не хаос, а возможность быстро адаптироваться к изменениям без потери системности.

Секрет 4. Используй шаблоны записей в базах — автоматизируй рутину

Если ты часто создаешь страницы с одинаковой структурой — шаблоны записей сэкономят кучу времени. Это особенно удобно для конспектов, контент-плана, отчетов или любых повторяющихся заметок. Ты просто нажимаешь «New» — и получаешь готовую форму с нужными блоками.

Примеры, где шаблоны записей работают лучше всего:

• Еженедельные планы — с фиксированными разделами: фокус, задачи, результаты.
• Встречи с клиентами — одинаковая структура для заметок и последующих шагов.
• Сценарии или посты — чтобы не придумывать формат каждый раз.
• Учебные модули — с местом для темы, тезисов, вопросов и выводов.
• Финансовые отчеты — с одинаковыми таблицами и блоками для анализа.

Чтобы создать шаблон, открой базу, нажми стрелку возле кнопки «New» и выбери «+ New template». Заполни структуру один раз — и пользуйся каждый раз, когда создаешь новую запись. Это удобно, быстро и помогает сохранять единый стиль.

Секрет 5. Связывай страницы и базы — забудь о дублировании

Одна из самых мощных фишек Notion — возможность связывать страницы и записи между собой. Вместо того чтобы копировать информацию вручную, ты просто создаешь ссылки или используешь специальные поля-связки. Это удобно, логично и значительно упрощает навигацию.

Как использовать связи эффективно:

• Добавляй Relation между базами — например, задачи привязываются к проектам.
• Используй Rollup для статистики — автоматически подтягивает данные из связанных записей.
• Ставь @упоминания в тексте — быстрый способ вставить ссылку на другую страницу.
• Добавляй блоки «Link to page» — удобно для структурированных меню.
• Следи за Backlinks — видишь, где еще упоминается эта страница.

Так ты строишь не список страниц, а полноценную систему знаний. И чем больше с ней работаешь, тем удобнее она становится. Notion — это не про дублирование, а про умные связи.

Если тебе интересно, как использовать новые платформы так же стратегически, как и Notion — обрати внимание на Threads. Мы подготовили отдельную статью «Покоряй Threads пока не поздно — второй шанс для бизнеса выйти в ТОП без бюджета на рекламу«. В ней — практические советы, как заявить о себе раньше конкурентов и использовать новую соцсеть на полную.

Секрет 6. Пользуйся фильтрами и поиском — находи все за секунду.

Когда страниц и записей становится много, поиск «на глаз» уже не работает, поэтому Notion имеет мощные инструменты для фильтрации, сортировки и быстрого поиска. Все находится за секунду — если знаешь, как правильно искать.

Что стоит использовать ежедневно:

• Фильтры в базах данных — например, показывай только задачи со статусом «В процессе».
• Сортировка — по дате, приоритету или алфавиту для удобства.
• Поиск по рабочему пространству (Ctrl/Cmd + P) — быстрый переход к любой странице.
• Поиск внутри страницы (Ctrl/Cmd + F) — идеально для длинных конспектов или отчетов.
• Сохраненные представления (Views) — показывай только то, что нужно в конкретный момент.

Умная фильтрация убирает шум и оставляет только суть. Тебе не нужно помнить, где именно сохранил что-то важное — ты просто фильтруешь или вводишь пару слов. И вся система работает на тебя, а не наоборот.

Секрет 7. Регулярно убирай лишнее — поддерживай пространство в форме

Notion легко превращается в цифровой склад, если не чистить его время от времени. Лишние страницы, старые черновики, дубликаты — все это накапливается и затрудняет фокус. Поэтому важно время от времени просматривать содержимое и наводить порядок.

 Что стоит сделать во время ревизии:

• Переноси завершенные проекты в архив — чтобы не путались среди актуальных.
• Удаляй пустые страницы или черновики, которые не планируешь дорабатывать.
• Обновляй шаблоны — оставляй только те, которые действительно используешь.
• Группируй записи в базах по статусу — например, «активные», «завершенные», «отложенные».
• Просмотри Favorites — оставь только актуальное, остальное убери для чистоты.

Такие «цифровые уборки» не занимают много времени, но заметно улучшают навигацию. Ты быстрее находишь нужное, меньше отвлекаешься и легче концентрируешься. А главное — твой Notion остается именно тем: пространством, в котором приятно работать.

Секрет 8. Добавь Notion AI — автоматизируй и ускоряй работу

Notion имеет встроенного помощника на основе искусственного интеллекта — и это больше, чем просто «фишка для галочки». Он помогает генерировать тексты, суммировать заметки, редактировать формулировки и даже отвечать на вопросы по содержимому твоих страниц. Это значительно ускоряет рутинные задачи и освобождает время на важные дела.

Что умеет Notion AI:

• Сжато излагать длинные записи — идеально для итогов совещаний или лекций.
• Редактировать стиль текста — сделать более формальным, коротким или понятным.
• Создавать контент по подсказке — статьи, идеи, списки, заголовки и т.д.
• Отвечать на вопросы по твоим данным — как умный внутренний чат-бот.
• Автоматически формировать списки задач из текста — например, из протокола встречи.

Чтобы  пользоваться AI, достаточно нажать Space в новой строке или выбрать соответствующую функцию в меню. Для новичка это возможность сделать больше с меньшими усилиями. А для опытного пользователя — способ вывести свой Notion на новый уровень эффективности.

Секрет 9. Интегрируй другие сервисы — сделай Notion центром всего

Notion легко объединяется с другими инструментами, которые ты уже используешь каждый день. Вместо прыгать между Google Docs, Figma, календарем и таблицами — все можно собрать на одной странице. Это удобно, потому что уменьшает количество вкладок и помогает не терять фокус.

Какие интеграции точно стоит попробовать:

• Google Calendar — вставь календарь прямо в Dashboard или страницу проекта.
• Figma, Loom, YouTube — встраивай визуальные материалы непосредственно в контент.
• Google Sheets или Airtable — для динамических таблиц и работы с данными.
• Typeform или Google Forms — показывай анкеты или формы обратной связи.
• Zapier или Make (ex-Integromat) — для автоматизации действий между Notion и сотнями других сервисов.

Благодаря этим интеграциям Notion становится не просто местом для хранения заметок, а полноценным хабом. Здесь собрано все, что тебе нужно — от идеи до результата. И что важно: все под твоим контролем и в одной рабочей среде.

Секрет 10. Учись у сообщества — не трать время на то, что уже придумали другие

У Notion есть огромное активное сообщество, которое ежедневно делится своими решениями, шаблонами и советами. Это значит, что на большинство твоих вопросов уже есть ответы — не нужно изобретать велосипед. Достаточно найти пример, адаптировать под себя — и работать дальше.

Где искать полезное:

• Официальная база знаний Notion (Help Center) — короткие гиды с объяснениями.
• YouTube-каналы с обзорами и туториалами — для визуального обучения.
• Reddit (r/Notion) — реальные кейсы и обсуждение сложных вопросов.
• Telegram- и Facebook-группы — украиноязычное сообщество тоже активно развивается.
• Notion Template Gallery — тысячи бесплатных шаблонов от других пользователей.

Ты не один — и это главное, что стоит запомнить. Чем активнее ты взаимодействуешь с сообществом, тем быстрее находишь решения и прокачиваешь свои навыки. Не стесняйся спрашивать, тестировать и делиться своим — именно так работает культура Notion.

Notion или что-то другое? Краткое сравнение с альтернативами

На рынке есть десятки приложений для заметок, планирования и управления задачами. Поэтому логичный вопрос: почему именно Notion, а не Evernote, Trello или Google Docs? Ответ прост — Notion объединяет функции всех этих сервисов и позволяет работать в единой среде.

Notion vs Evernote / OneNote

Evernote и OneNote — это классические инструменты для сохранения заметок. Они удобны, когда нужно быстро записать идею или сохранить веб-страницу. Но на этом их возможности почти заканчиваются.

Notion вместо этого — это целая система: здесь ты можешь создать базу данных, визуальный контент-план, wiki для команды, список задач и связать все между собой.

К тому же в Notion удобнее работать со структурой: ты видишь не просто «стопку заметок», а логически связанные страницы с навигацией, тегами, статусами и фильтрами.

Notion vs Trello / Asana

Trello — отличный инструмент для Kanban-досок, а Asana — для командного таск-менеджмента. Если тебе нужно управлять только задачами, эти сервисы могут подойти. Но они не позволяют удобно сочетать задачи с контентом, заметками, отчетами и документацией.

Notion позволяет иметь все в одном месте: задачи с дедлайнами, сценарий встречи, план постов и ссылки на важные документы.

Ты сам выбираешь, как это будет выглядеть: Kanban-доска, календарь или таблица. И главное — можешь видеть всю информацию с разных ракурсов без дублирования.

Notion vs Google Docs / Sheets

Google Docs — это хороший онлайн-редактор, знакомый каждому. Он идеален для работы с текстами, но очень ограничен в построении системы. Там нет страничной структуры, фильтров, тегов или связей между документами.

Google Sheets — более гибкий, но визуально перегружен и сложный для новичков.

В Notion ты можешь иметь таблицы с теми же функциями, но более удобными настройками и красивым оформлением. И не придется искать «тот самый файл в Google Диске» — все открывается в одном клике.

В итоге: Notion — это не про или-или, а про и

Ты можешь интегрировать в Notion Google-календарь, добавить ссылку на документ из Google Docs, сохранять ссылки на Trello или Airtable. Notion не заменяет все инструменты полностью, но становится их удобной рамкой.

Тебе больше не нужно помнить, «где это было сохранено» — вся информация собирается в одном месте.

Итак, если тебе нужна простая заметка — подойдет что угодно. Но если ты хочешь иметь систему, которая растет вместе с тобой, масштабируются под проекты и позволяет работать гибко — стоит выбирать Notion.

Это не просто еще одно приложение, а инструмент мышления и управления — цифровая среда, которая работает так, как удобно именно тебе.

А если ты хочешь прокачать не только цифровую грамотность, но и освоить популярную специальность — присоединяйся к нашим ближайшим мероприятиям. Мы регулярно проводим вебинары и онлайн-курсы по маркетингу, SMM, дизайну и другим современным направлениям. Тут легко найти то, что вдохновляет, и превратить это в дело жизни.