Називаємо найбільших “крадіїв часу” і пропонуємо 5 способів отримати додаткові години у добі.
Ми живемо у постійному потоці задач. В ньому відсутність ефективної пріоритезації веде до пропущених дедлайнів, стресу та зниження продуктивності. З іншого боку, вміння розставляти пріоритети дозволяє не лише працювати гарно, але й тримати баланс між роботою і особистим життям.
Майлз Монро, автор та консультант з лідерства, казав: “Наше життя є сумою всіх рішень, які ми приймаємо щодня, і ці рішення визначаються нашими пріоритетами”. Пріоритети допомагають нам зрозуміти, що дійсно важливо, і зосередитися на завданнях, які мають найбільший вплив на наше життя.
Чим небезпечна відсутність пріоритезації?
Без чіткого розуміння своїх пріоритетів, наше життя може перетворитися на хаос. Ми часто стикаємося з ситуаціями, коли не знаємо, з чого почати, які завдання виконувати в першу чергу, і як ефективно розподілити свій час. Це може призвести до кількох серйозних проблем:
- Пропущені дедлайни: або довго робимо, або недороблюємо. Можливості втрачені.
- Стрес та вигоряння. Постійний тиск і відчуття, що ми не встигаємо все зробити ранять нашу самооцінку.
- Зниження продуктивності. Ми витрачаємо час на завдання, які не приносять результату.
В той же час вміння розставляти пріоритети дозволяє нам:
- Підвищити продуктивність через концентрацію на найважливіших завданнях.
- Знизити стрес: коли ми маємо чіткий план і розуміємо, що потрібно робити, ми відчуваємо менший тиск.
- Зберігати баланс між роботою та особистим життям.
Що собою представляє метод розстановки пріоритетів
Пріоритезація включає в себе кілька ключових кроків:
- Запис усіх завдань: Першим кроком складіть повний список всіх завдань, які потрібно виконати, щоб зрозуміти обсяг роботи і нічого не пропустити.
- Визначення важливих завдань: Це можна зробити, використовуючи різні методи, такі як “З’їж жабу”, матриця Ейзенхауера, метод розстановки пріоритетів ABCDE тощо.
- Дотримання графіка з урахуванням пріоритетів, створення розкладу на основі пріоритетних завдань.
- Виконання найважчих завдань першими. Це дозволяє вам зосередитися на важливих завданнях, коли у вас найбільше енергії і мотивації.
- Фокус на одній задачі одночасно: Багатозадачність може призвести до зниження продуктивності і якості роботи.
- Реалістичний підхід до роботи: Важливо визнавати свої можливості і обмеження, щоб уникати перевантаження і вигоряння.
- Командна розстановка пріоритетів: Спільна робота над пріоритезацією завдань дозволяє забезпечити ефективну комунікацію і співпрацю в команді.
У наступних частинах статті ми розглянемо сім ефективних методів пріоритезації, які допоможуть вам впорядкувати свою роботу і досягти кращих результатів.
Метод 1: Запис усіх завдань
Занотування завдань дозволяє не тільки зняти навантаження з мозку, але й дасть вам чітке розуміння обсягу роботи, яку необхідно виконати. Поки завдання в нашій голові, вони часто здаються більш складними та заплутаними, ніж насправді є. Записуючи їх, ми можемо більш ефективно організувати свій час та ресурси.
Після того як ви записали всі завдання, важливо розподілити їх на категорії. Це допоможе вам краще зрозуміти, які завдання є найбільш терміновими та важливими, а які можуть зачекати. Один із способів зробити це — розділити завдання на три основні категорії:
- Щоденні завдання: Зустрічі, перевірка електронної пошти, відповіді на повідомлення та інші регулярні обов’язки.
- Щотижневі завдання: Це завдання, які ви виконуєте щотижня. Вони можуть включати підготовку до презентацій, завершення проміжних етапів проектів або виконання завдань з встановленими щотижневими дедлайнами.
- Місячні завдання: Великі проекти, стратегічне планування або досягнення довгострокових цілей.
Розподіл завдань на ці три категорії допоможе вам зрозуміти, які завдання потребують негайної уваги, а які можна відкласти на пізніше. З їх допомогою розстановка пріоритетів буде ефективною.
Ось деякі популярні інструменти, які можуть бути корисними для запису та управління завданнями:
- Trello: Це популярний інструмент для управління проектами, який дозволяє створювати дошки для різних проектів і завдань. Ви можете додавати картки для кожного завдання, встановлювати дедлайни, додавати коментарі та вкладення, а також відстежувати прогрес виконання завдань.
- Asana: Це ще один потужний інструмент для управління проектами, який дозволяє створювати завдання, встановлювати пріоритети, призначати виконавців та відстежувати прогрес. Asana також пропонує різні шаблони для різних типів проектів, що спрощує процес планування.
- Microsoft To Do: Це простий і зручний інструмент для створення списків завдань. Ви можете додавати завдання, встановлювати дедлайни, додавати примітки та нагадування. Microsoft To Do синхронізується з іншими програмами Microsoft, що робить його зручним для користувачів екосистеми Microsoft.
- Google Keep: Це інструмент для створення нотаток та списків завдань, який інтегрується з іншими продуктами Google. Ви можете додавати текстові нотатки, списки завдань, малюнки та голосові нотатки. Google Keep дозволяє легко організовувати завдання та нагадування.
- Todoist: Це ще один популярний інструмент для управління завданнями, який дозволяє створювати завдання, встановлювати пріоритети, додавати дедлайни та нагадування. Todoist пропонує різні фільтри та ярлики для зручного управління завданнями.
Метод 2: Визначення важливих завдань
Другий метод розстановки пріоритетів включає визначення важливих завдань та їх організацію на основі терміновості та важливості. Важливо зрозуміти різницю між цими двома поняттями, щоб уникнути витрачання часу на менш значущі завдання.
- Термінові завдання: Це завдання, які потребують негайної уваги. Вони мають чіткі дедлайни і часто супроводжуються високим рівнем стресу. Це екстрені запити від клієнтів, неочікувані проблеми або важливі зустрічі.
- Важливі завдання: Це завдання, які мають довгостроковий вплив на ваші цілі та успіх. Вони не завжди потребують негайної уваги, але їх виконання має велике значення для досягнення ваших стратегічних цілей. Це планування проектів, розвиток навичок або стратегічне мислення.
Щоб визначити, які завдання є важливими і терміновими, можна поставити собі кілька питань:
- Кого це завдання зачіпає? Наприклад, чи впливає це завдання тільки на вас, на вашу команду, на клієнтів чи на всю організацію?
- Який результат або винагороду принесе виконання цього завдання?
- Які ризики існують у разі невиконання цього завдання? Наприклад, чи можете ви втратити клієнта, знизити довіру або відставати від графіка?
Існує кілька методів, які допомагають організувати та пріоритезувати завдання на основі їх важливості та терміновості. Розглянемо деякі з них:
- Метод “З’їж жабу”: Виконання найважчих завдань на початку дня допомагає знизити стрес і підвищити продуктивність. Ви можете потім зосередитися на менш важливих завданнях без відчуття перевантаженості.
- Матриця Ейзенхауера: Цей метод розстановки пріоритетів, також відомий як Urgent-Important Matrix, допомагає розподілити завдання на чотири категорії на основі їх важливості та терміновості:
- Важливі і термінові (робіть негайно)
- Важливі, але не термінові (плануйте виконання)
- Неважливі, але термінові (делегуйте)
- Неважливі і не термінові (видаліть або відкладіть)
- Використання матриці Ейзенхауера допомагає визначити, які завдання потребують негайної уваги, які можна планувати на майбутнє, які делегувати, а які виключити зі списку.
- Метод ABCDE: Цей метод передбачає присвоєння завданням пріоритетів за допомогою букв:
- A (найвищий пріоритет)
- B (високий пріоритет)
- C (середній пріоритет)
- D (низький пріоритет)
- E (немає пріоритету)
Якщо розстановка пріоритетів пройшла успішно, ви можете зосередитися на виконанні завдань з найвищим пріоритетом спочатку.
Метод 3: Дотримання графіка з урахуванням пріоритетів
Розклад дозволяє вам чітко визначити, коли і які завдання ви будете виконувати. Це допомагає уникнути плутанини та забування важливих справ.
Процес планування розкладу включає кілька кроків:
- Визначення пріоритетних завдань: Перш за все, ви повинні визначити пріоритетні завдання на день, тиждень або місяць. Для цього ви можете використовувати методи, розглянуті в попередніх частинах, такі як матриця Ейзенхауера або метод ABCDE.
- Розподіл часу на завдання: Встановіть чіткі часові рамки для кожного завдання, враховуючи їх пріоритетність та складність.
- Створення розкладу: Ви можете використовувати паперовий планувальник, електронний календар або спеціалізовані додатки для управління часом, такі як Google Calendar, Microsoft Outlook або Todoist. Внесіть усі свої завдання та призначте їм конкретний час виконання.
- Адаптація розкладу: Несподівані події, зміни в пріоритетах або нові завдання можуть вимагати коригування розкладу. Залишайте достатньо місця для непередбачених завдань і будьте готові змінювати свій план у разі необхідності.
Ось кілька популярних інструментів, які можуть бути корисними:
- Google Calendar: дозволяє створювати події, встановлювати нагадування, ділитися розкладом з іншими та синхронізувати календар з іншими додатками. Ви можете створювати окремі календарі для різних типів завдань, що дозволяє легко керувати своїм часом.
- Microsoft Outlook: Цей інструмент поєднує функції електронної пошти, календаря та планувальника завдань. Microsoft Outlook дозволяє створювати події, встановлювати нагадування, організовувати зустрічі та синхронізувати розклад з іншими програмами Microsoft. Це особливо корисно для користувачів екосистеми Microsoft.
- Todoist, Trello, Asana (розглядали вище).
Метод 4: Виконання найважчих завдань першими
Якщо ви почнете свій день з виконання найважчого завдання (або “жаби”), то решта завдань виглядатимуть легшими. Цей метод допомагає подолати прокрастинацію, знизити стрес і підвищити продуктивність.
Ось кілька порад, як ефективно зосередитися на важких завданнях:
- Плануйте час для важких завдань у календарі
- Уникайте відволікань: Вимкніть сповіщення на телефоні, закрийте непотрібні вкладки в браузері і попросіть колег не турбувати вас під час роботи.
- Використовуйте техніку Помодоро: Техніка Помодоро передбачає роботу над завданням протягом 25 хвилин, після чого слідує 5-хвилинна перерва. Це допомагає зберігати концентрацію і уникати перевтоми.
- Встановлюйте конкретні цілі для кожного важкого завдання. Наприклад, замість того, щоб сказати “працювати над проектом”, визначте конкретні кроки, такі як “завершити розділ 1” або “підготувати презентацію”.
Ось кілька інструментів і методів, які можуть бути корисними:
- Розподіл ресурсів у проектах: Використовуйте інструменти для управління проектами, такі як Trello, Asana або Microsoft Project, для розподілу ресурсів у проектах.
- Використання календаря для планування ресурсів: Використовуйте календар для планування ресурсів і встановлення часу для виконання важких завдань.
- Аналіз навантаження: Використовуйте інструменти для аналізу навантаження, щоб оцінити, які завдання потребують найбільше ресурсів і часу.
- Використання системи нагадувань: Наприклад, ви можете встановити нагадування в календарі або використовувати спеціалізовані додатки для нагадувань, такі як Todoist або Google Keep.
Метод 5: Фокус на одній задачі одночасно
Дослідження показують, що багатозадачність часто призводить до зниження продуктивності, якості роботи та підвищення рівня стресу. Багатозадачність змушує мозок постійно переключатися між завданнями, що збільшує час на виконання кожного завдання та знижує концентрацію.
Дослідження Клівлендської клініки показали, що лише близько 2.5% людей можуть ефективно виконувати багатозадачні завдання. Ось деякі з основних недоліків багатозадачності:
- Зниження продуктивності: Постійне перемикання між завданнями потребує часу та енергії, що знижує загальну продуктивність.
- Погіршення якості роботи: Зниження концентрації та уваги призводить до помилок та неточностей у виконанні завдань.
- Підвищення рівня стресу: Багатозадачність збільшує рівень стресу, оскільки ви відчуваєте постійний тиск виконати кілька завдань одночасно.
Існує безліч інструментів, які допомагають зосередитися на одній задачі одночасно та підвищити продуктивність. Ось кілька популярних інструментів:
- Forest: Це додаток, який допомагає вам зосередитися на завданні, вирощуючи віртуальне дерево. Коли ви працюєте над завданням, ваше дерево росте. Якщо ви відволікаєтесь і залишаєте додаток, дерево гине. Це мотивує вас залишатися зосередженим і уникати відволікань.
- Focus@Will: Це сервіс, який пропонує спеціально підібрану музику для підвищення концентрації та продуктивності. Музика допомагає вам зосередитися на завданні та знизити рівень стресу.
- Toggl: Це інструмент для відстеження часу, який допомагає вам контролювати, скільки часу ви витрачаєте на кожне завдання. Це допомагає вам краще організувати свій час і підвищити продуктивність.
- Cold Turkey: Це додаток, який блокує відволікаючі веб-сайти та додатки під час роботи. Ви можете встановити таймер, і додаток заблокує доступ до відволікаючих ресурсів, що допоможе вам зосередитися на завданні.
Метод 6: Реалістичний підхід до роботи
Часто ми ставимо перед собою занадто багато завдань, що призводить до перевантаження, стресу та зниження продуктивності. Важливо розуміти, що ми не можемо виконати все відразу і навчитися визнати свої обмеження.
- Оцінка власних ресурсів: Перш за все, потрібно оцінити свої фізичні, емоційні та часові ресурси. Розуміння того, скільки часу та енергії у вас є на день, допоможе вам реалістично планувати свої завдання.
- Постановка досяжних цілей: Встановлюйте реалістичні цілі, які можна досягти протягом дня, тижня чи місяця. Це допоможе уникнути перевантаження та забезпечить почуття досягнення.
- Розподіл завдань: Важливо розподіляти завдання рівномірно, щоб уникнути перевантаження в окремі дні. Плануйте свої завдання таким чином, щоб кожен день був збалансованим і продуктивним.
Гнучкість у плануванні є ключовим аспектом реалістичного підходу до роботи. Життя може бути непередбачуваним, і нові завдання або зміни в пріоритетах можуть вимагати коригування розкладу. Ось кілька порад, як забезпечити гнучкість у плануванні:
- Перегляд пріоритетів: Оцініть, які завдання є найбільш важливими і потребують негайної уваги, і відкоригуйте свій план відповідно.
- Використання інструментів для управління часом, таких як календарі та планувальники завдань, допоможе вам легко вносити зміни до розкладу та відстежувати їх. Ви можете додавати, видаляти або змінювати завдання без втрати загальної картини.
- Комунікація з командою: Якщо ваші зміни в розкладі впливають на інших членів команди, обов’язково комунікуйте про це. Відкрито обговорюйте зміни і переконайтеся, що всі розуміють нові пріоритети та терміни.
Реалістичний підхід до роботи також передбачає управління стресом та забезпечення балансу між роботою та особистим життям. Ось кілька порад, як забезпечити роботу без стресу:
- Плануйте перерви та час для відпочинку: Не забувайте планувати перерви та час для відпочинку. Це допомагає уникнути перевтоми та зберігати високу продуктивність протягом дня. Встановіть нагадування для перерв кожні 1-2 години, щоб відірватися від роботи, розслабитися і відновити енергію.
- Практикуйте техніки релаксації: Використовуйте техніки релаксації, такі як медитація, дихальні вправи або йога, щоб знизити рівень стресу і покращити загальний стан. Це допоможе вам залишатися спокійним і зосередженим під час роботи.
- Встановлюйте межі між роботою та особистим життям: Важливо встановлювати чіткі межі між роботою та особистим життям. Це допомагає уникнути вигоряння та забезпечити баланс. Визначте час, коли ви припиняєте роботу і приділяєте час собі та своїм близьким.
У наступній частині ми розглянемо сьомий метод пріоритезації — командну пріоритезацію завдань. А якщо вам цікава індивідуальна продуктивна робота, обов’зково вивчіть наші найближчі заходи.
Метод 7: Командна розстановка пріоритетів
Пріоритезація завдань у команді є важливим аспектом ефективного управління проектами та досягнення спільних цілей. Коли члени команди працюють разом над визначенням пріоритетів, це забезпечує узгодженість, прозорість і колективну відповідальність за виконання завдань. Командна пріоритезація дозволяє краще розподілити ресурси, уникнути дублювання зусиль і забезпечити своєчасне виконання проектів.
Ключові аспекти командної пріоритезації
- Комунікація: Відкрита та ефективна комунікація є ключовим аспектом командної пріоритезації. Члени команди повинні мати можливість вільно обговорювати свої завдання, проблеми та пріоритети. Регулярні зустрічі та наради допомагають забезпечити узгодженість і спільне розуміння цілей.
- Визначення ролей та відповідальностей: Кожен член команди повинен мати чітко визначені ролі та відповідальності. Це допомагає уникнути плутанини і забезпечує, що кожен знає, за що він відповідає. Визначення відповідальностей також допомагає забезпечити прозорість і підзвітність у виконанні завдань.
- Використання інструментів для управління проектами: Інструменти для управління проектами, такі як Trello, Asana або Microsoft Project, допомагають командам ефективно організувати завдання, встановити пріоритети та відстежувати прогрес. Використання таких інструментів дозволяє забезпечити прозорість і узгодженість у виконанні завдань.
- Регулярні наради та огляди прогресу: Регулярні наради та огляди прогресу допомагають команді залишатися на одній хвилі та забезпечити своєчасне виконання завдань. Це також дає можливість вчасно виявляти проблеми та коригувати плани у разі необхідності.
Використання інструментів для командної пріоритезації
Існує безліч інструментів, які допомагають командам ефективно пріоритезувати завдання та управляти проектами. Кілька популярних інструментів розглядали вище — це Trello, Asana, Microsoft Project.
Ще один класний інструмент — Slack: Це інструмент для командної комунікації, який дозволяє створювати канали для обговорення різних тем, обмінюватися повідомленнями та файлами, а також інтегруватися з іншими інструментами для управління проектами. Slack допомагає забезпечити ефективну комунікацію в команді та узгодженість у виконанні завдань.
На наших програмах навчання вам не треба турбуватись про пріоритети. Адже наші продакти і експерти будують курси, які цікаво проходити. Обирайте і долучайтеся!