7 способов приоритезировать свою работу (и выжить)

Мы живем в постоянном потоке задач. В нем отсутствие эффективной приоретизации ведет к пропущенным дедлайнам, стрессу и снижению производительности. С другой стороны, умение расставлять приоритеты позволяет не только хорошо работать, но и держать баланс между работой и личной жизнью.

Майлз Монро, автор и консультант по лидерству, говорил:Наша жизнь — сумма всех решений, которые мы принимаем ежедневно, и эти решения определяются нашими приоритетами».  В чем заключается смысл расстановки приоритетов? Приоритеты помогают нам понять, что действительно важно, и сосредоточиться на задачах, оказывающих наибольшее влияние на нашу жизнь.

В чем заключается процесс расстановки приоритетов?

Без четкого понимания своих приоритетов, наша жизнь может превратиться в хаос. Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда не знаем, с чего начать, какие задачи выполнять в первую очередь и как эффективно распределить свое время. Это может привести к нескольким серьезным проблемам:

1. Пропущенные дедлайны: либо долго делаем, либо недоделываем. Возможности упущены.
2. Стресс и выгорание. Постоянное давление и ощущение, что мы не успеваем все сделать, ранят нашу самооценку.
3. Снижение производительности. Ми тратим время на задачи, не приносящие результата. 

В то же время умение расставлять приоритеты позволяет нам:

1. Повысить производительность через концентрацию на важнейших задачах.
2. Снизить стресс. Когда мы имеем четкий план и понимаем, что нужно делать, мы испытываем меньшее давление.
3. Сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Что представляет собой правильная расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов включает в себя несколько ключевых шагов:

1. Запись всех заданий: Первым шагом составьте полный список всех задач, которые нужно выполнить, чтобы понять объем работы и ничего не упустить.
2. Определение важных задач: Это можно сделать, используя различные методы, такие как «Съешь лягушку», матрица Эйзенхауэра, метод расстановки приоритетов ABCDE и т.д.
3. Соблюдение графика с учетом приоритетов, ссоздание расписания на основе приоритетных задач.
4. Выполнение самых трудных задач первыми. Это позволяет вам сосредоточиться на важных задачах, когда у вас больше энергии и мотивации.
5. Фокус на одной задаче одновременно: Многозадачность может привести к снижению производительности и качеству работы.
6. Реалистичный подход к работе: Важно признавать свои возможности и ограничения, чтобы избегать перегрузки и выгорания.
7. Командная расстановка приоритетов: Совместная работа над приоритетом задач позволяет обеспечить эффективную коммуникацию и сотрудничество в команде.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим семь эффективных методов приоритезации, которые помогут вам упорядочить свою работу и добиться лучших результатов.

 Метод 1: Расстановка приоритетов через запись всех задач

Запись задач позволяет не только снять нагрузку с мозга, но и даст вам четкое понимание объема работы, которую необходимо выполнить. Пока задачи в нашей голове, они часто кажутся более сложными и запутанными, чем есть. Записывая их, мы можем более эффективно организовать свое время и ресурсы.

После того, как вы записали все задачи, важно распределить их на категории. Процесс расстановки приоритетов поможет вам лучше понять, какие задачи наиболее срочны и важны, а какие могут подождать. Один из способов сделать это – разделить задачи на три основные категории:

1. Ежедневные задания: Встречи, проверка электронной почты, ответы на сообщения и другие регулярные обязанности.
2. Еженедельные задания: Это задачи, которые вы выполняете еженедельно. Они могут включать подготовку к презентациям, завершение промежуточных этапов проектов или выполнение заданий с установленными еженедельными дедлайнами.
3. Месячные задания: Большие проекты, стратегическое планирование или достижение долгосрочных целей.

Распределение задач на эти три категории поможет вам понять, какие задачи нуждаются в немедленном внимании, а какие можно отложить на позже. С их помощью расстановка приоритетов будет эффективна.

Вот некоторые популярные инструменты, которые могут быть полезны для записи и управления задачами:

1. Trello: Это популярный инструмент для управления проектами, позволяющий создавать доски для разных проектов и задач. Вы можете добавлять карты для каждой задачи, устанавливать дедлайны, добавлять комментарии и вложения, а также отслеживать прогресс выполнения задач.
2. Asana: Это еще один мощный инструмент управления проектами, позволяющий создавать задачи, устанавливать приоритеты, назначать исполнителей и отслеживать прогресс. Asana также предлагает разные шаблоны для разных типов проектов, что упрощает процесс планирования.
3. Microsoft To Do: Это простой и удобный инструмент для создания списков задач. Вы можете добавлять задания, устанавливать дедлайны, добавлять примечания и напоминания. Microsoft To Do синхронизируется с другими приложениями Microsoft, что делает его удобным для пользователей экосистемы Microsoft.
4. Google Keep: Это инструмент для создания заметок и списков задач, который интегрируется с другими продуктами Google. Можно добавлять текстовые заметки, списки задач, картинки и голосовые заметки. Google Keep позволяет легко организовывать задачи и напоминания.
5. Todoist: Это еще один популярный инструмент для управления задачами, позволяющий создавать задачи, устанавливать приоритеты, добавлять дедлайны и напоминания. Todoist предлагает разные фильтры и ярлыки для удобного управления задачами.

 Метод 2: Правильная расстановка прриоритетов через определение важных задач

Второй метод расстановки приоритетов включает в себя определение важных задач и их организацию на основе срочности и важности. Важно понять разницу между этими двумя понятиями, чтобы избежать траты времени на менее значимые задачи.

• Срочные задания: Это задачи, требующие немедленного внимания. Они обладают четкими дедлайнами и часто сопровождаются высоким уровнем стресса. Это экстренные запросы от клиентов, неожиданные проблемы или важные встречи.
• Важные задачи: Это задачи, которые оказывают долгосрочное влияние на ваши цели и успех. Они не всегда нуждаются в немедленном внимании, но их выполнение имеет большое значение для достижения ваших стратегических целей. Это планирование проектов, развитие навыков или стратегическое мышление.

Чтобы определить, какие задачи важны и срочны, можно задать себе несколько вопросов:

1. Кого эта задача затрагивает? Например, влияет ли эта задача только на вас, на вашу команду, на клиентов или на всю организацию?
2. Какой результат или вознаграждение принесет выполнение этой задачи?
3. Какие риски существуют в случае невыполнения этой задачи? К примеру, можете ли вы потерять клиента, снизить доверие или отставать от графика?

Существует несколько методов, которые помогают организовать и приоритезировать задачи на основе их важности и срочности. Рассмотрим некоторые из них:

1. Метод «Съешь лягушку»: Выполнение самых трудных задач в начале дня помогает снизить стресс и повысить производительность. Вы можете затем сосредоточиться на менее важных задачах без перегруженности.
2. Матрица Эйзенхауэра: Этот метод расстановки приоритетов, также известный как Urgent-Important Matrix, помогает распределить задачи на четыре категории на основе их важности и срочности:
   • Важные и срочные (делайте немедленно)
   • Важные, но не срочные (планируйте исполнение)
   • Неважные, но срочные (делегируйте)
   • Неважны и не срочны (удалите или отложите)
3. Использование матрицы Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи нуждаются в немедленном внимании, какие можно планировать на будущее, какие делегировать, а какие исключить из списка.
4. Метод ABCDE: Этот метод предполагает присвоение задачам приоритетов с помощью букв:
   • A (высший приоритет)
   • B (высокий приоритет)
   • C (средний приоритет)
   • D (низкий приоритет)
   • E (нет приоритета)

Если расстановка приоритетов прошла успешно, вы можете сосредоточиться на выполнении задач с наивысшим приоритетом.

 Метод 3: Процесс расстановки приоритетов с учетом графика

Расписание позволяет четко определить, когда и какие задачи вы будете выполнять. Это помогает избежать путаницы и забывания важных дел.

Процесс расстановки приоритетов через планирование расписания включает в себя несколько шагов:

1. Определение приоритетных задач: Прежде всего, вы должны определить приоритетные задания на день, неделю или месяц. Для этого можно использовать методы, рассмотренные в предыдущих частях, такие как матрица Эйзенхауэра или метод ABCDE.
2. Распределение времени на задачи: ВСоставляйте четкие временные рамки для каждой задачи, учитывая их приоритетность и сложность. 
3. Создание расписания: Можно использовать бумажный планировщик, электронный календарь или специализированные приложения для управления временем, такие как Google Calendar, Microsoft Outlook или Todoist. Внесите свои задачи и назначьте им конкретное время выполнения.
4. Адаптация расписания: НЭти события, изменения в приоритетах или новые задачи могут потребовать корректировки расписания. Оставляйте достаточно места для непредвиденных задач и будьте готовы изменять свой план в случае необходимости.

Вот несколько популярных инструментов, которые могут быть полезны:

1. Google Календарь: дпозволяет создавать события, устанавливать напоминания, делиться расписанием с другими и синхронизировать календарь с другими приложениями. Вы можете создавать отдельные календари для различных типов задач, что позволяет легко управлять своим временем.
2. Microsoft Outlook: Этот инструмент объединяет функции электронной почты, календаря и планировщика задач. Microsoft Outlook позволяет создавать события, устанавливать напоминания, организовывать встречи и синхронизировать расписание с другими приложениями Microsoft. Это особенно полезно для пользователей экосистемы Microsoft.
3. Тодоист, Трелло, Asana (рассматривали выше).

Метод 4: Выполнение самых трудных задач первым и важность расстановки приоритетов

Если вы начнете свой день с выполнения самой трудной задачи (или «лягушки»), то остальные задачи будут выглядеть более легкими. Этот метод помогает преодолеть прокрастинацию, снизить стресс и повысить производительность.

Важность расстановки приоритетов сложно переоценить. Вот несколько советов, как эффективно сосредоточиться на трудных задачах:

1. Планируйте время для трудных задач в календаре
2. Избегайте отвлечений: Выключите уведомления на телефоне, закройте ненужные вкладки в браузере и попросите коллег не беспокоить вас во время работы. 
3. Используйте технику Помодоро: Техника Помодоро предусматривает работу над заданием в течение 25 минут, после чего следует 5-минутный перерыв. Это помогает сохранять концентрацию и избегать переутомления. 
4. Устанавливайте конкретные цели для каждой трудной задачи. К примеру, вместо того, чтобы сказать «работать над проектом», определите конкретные шаги, такие как «завершить раздел 1» или «подготовить презентацию».

Вот несколько инструментов и методов, которые могут быть полезны:

1. Распределение ресурсов в проектах: Используйте инструменты управления проектами, такие как Trello, Asana или Microsoft Project, для распределения ресурсов в проектах. 
2. Использование календаря для планирования ресурсов: Используйте календарь для планирования ресурсов и времени для выполнения трудных задач. 
3. Анализ нагрузки: Используйте инструменты для анализа нагрузки, чтобы оценить, какие задачи требуют больше ресурсов и времени. 
4. Использование системы напоминаний: К примеру, вы можете установить напоминания в календаре или использовать специализированные приложения для напоминаний, такие как Todoist или Google Keep.

Метод 5: Фокус на одной задаче одновременно — топовая техника расстановки проритетов

Исследования показывают, что многозадачность часто приводит к снижению производительности, качеству работы и повышению уровня стресса. Многозадачность заставляет мозг постоянно переключаться между задачами, что увеличивает время выполнения каждого задания и снижает концентрацию.

Исследования Кливлендской клиники показали, что только около 2,5% людей могут эффективно выполнять многозадачные задачи. Вот некоторые из основных недостатков многозадачности:

1. Снижение производительности: Постоянное переключение между задачами требует времени и энергии, что снижает общую производительность. 
2. Ухудшение качества работы: Снижение концентрации и внимания приводит к ошибкам и неточностям в выполнении задач. 
3. Повышение уровня стресса: Многозадачность увеличивает уровень стресса, поскольку вы чувствуете постоянное давление выполнить несколько задач одновременно. 

Есть множество инструментов, которые помогают сосредоточиться на одной задаче одновременно и повысить производительность. Если ваша цель расстановка приоритетов через фокусоровку, от несколько популярных инструментов:

1. Forrest: Это приложение, которое помогает вам сосредоточиться на задаче, выращивая виртуальное дерево. Когда вы работаете над задачей, ваше дерево растет. Если вы отвлекаетесь и оставляете приложение, дерево гибнет. Это мотивирует вас оставаться сосредоточенным и избегать отвлечений.
2. Focus@Will: Это сервис, предлагающий специально подобранную музыку для повышения концентрации и производительности. Музыка помогает вам сосредоточиться на задании и снизить уровень стресса.
3. Toggl: Это инструмент для отслеживания времени, который помогает вам контролировать, сколько времени вы тратите на каждое задание. Это помогает вам лучше организовать свое время и повысить производительность.
4. Cold Turkey Это приложение, которое блокирует отвлекающие веб-сайты и приложения во время работы. Вы можете установить таймер, и приложение заблокирует доступ к отвлекающим ресурсам, что поможет вам сосредоточиться на задании.

Метод 6: Реалистичный подход к работе

Часто мы ставим перед собой слишком много задач, что приводит к перегрузке, стрессу и снижению производительности. Важно понимать, что мы не можем проделать все сразу и научиться признать свои ограничения.

1. Оценка собственных ресурсов: Прежде всего нужно оценить свои физические, эмоциональные и временные ресурсы. Понимание того, сколько времени и энергии у вас есть в день, поможет реалистично планировать свои задачи.
2. Постановка достижимых целей: Устанавливайте реалистичные цели, которые могут быть достигнуты в течение дня, недели или месяца. Это поможет избежать перегрузки и обеспечит чувство достижения.
3. Распределение задач: Важно распределять задачи равномерно во избежание перегрузки в отдельные дни. Планируйте свои задачи таким образом, чтобы каждый день был сбалансированным и продуктивным.

Гибкость в планированиическим аспектом реалистического подхода к работе. Жизнь может быть непредсказуемой, и новые задачи или изменения в приоритетах могут потребовать корректировки расписания. Вот несколько советов, как обеспечить гибкость в планировании:

1. Просмотр приоритетов: Оцените, какие задачи наиболее важны и требуют немедленного внимания, и откорректируйте свой план соответственно.
2. Использование инструментов для управления временем, таких как календари и планировщики задач, поможет вам легко вносить изменения в расписание и отслеживать их. Вы можете добавлять, удалять или изменять задачи без потери общей картины.
3. Коммуникация с командой: Если ваши изменения в расписании влияют на других членов команды, обязательно общайтесь об этом. Откровенно обсуждайте изменения и убедитесь, что все понимают новые приоритеты и термины.

Реалистичный подход к работе также предполагает управление стрессом и обеспечение баланса между работой и личной жизнью. Вот несколько советов, как обеспечить работу без стресса:

1. Планируйте перерывы и время для отдыха: Не забывайте планировать перерывы и время отдыха. Это помогает избежать переутомления и сохранять высокую производительность в течение дня. Установите напоминание для перерыва каждые 1-2 часа, чтобы оторваться от работы, расслабиться и восстановить энергию.
2. Практикуйте техники релаксации: Используйте техники релаксации, такие как медитация, дыхательные упражнения или йога, чтобы снизить уровень стресса и улучшить общее состояние. Это поможет вам оставаться спокойным и сосредоточенным во время работы.
3. Устанавливайте границы между работой и личной жизнью: Важно устанавливать четкие границы между работой и личной жизнью. Это помогает избежать выгорания и обеспечить баланс. Определите время, когда вы прекращаете работу и уделяете время себе и близким.

 В следующей части мы рассмотрим седьмой метод приоритезации – командную приоритезацию задач. А если вам интересна индивидуальная производительная работа, обязательно изучите наши ближайшие мероприятия.

 Метод 7: Командная расстановка приоритетов

Приоритеты задач в команде являются важным аспектом эффективного управления проектами и достижения общих целей. Когда члены команды работают вместе над определением приоритетов, это обеспечивает согласованность, прозрачность и коллективную ответственность за выполнение задач. Командная приоритетизация позволяет лучше распределить ресурсы, избежать дублирования усилий и обеспечить своевременное выполнение проектов.

Ключевые аспекты командной приоритезации

1. Коммуникация: Открытая и эффективная коммуникация является ключевым аспектом командной приоритезации. Члены команды должны иметь возможность свободно обсуждать свои задачи, проблемы и приоритеты. Регулярные встречи и совещания помогают обеспечить согласованность и понимание целей.
2. Определение ролей и ответственности: Каждый член команды должен иметь четко определенные роли и ответственность. Это помогает избежать неразберихи и обеспечивает, что каждый знает, за что он отвечает. Определение ответственности также помогает обеспечить прозрачность и подотчетность в выполнении задач.
3. Использование инструментов для управления проектами: Инструменты управления проектами, такие как Trello, Asana или Microsoft Project, помогают командам эффективно организовать задачи, установить приоритеты и отслеживать прогресс. Использование таких инструментов позволяет обеспечить прозрачность и согласованность выполнения задач.
4. Регулярные совещания и обзоры прогресса: Регулярные совещания и обзоры прогресса помогают команде оставаться на одной волне и обеспечить своевременное выполнение задач. Это также позволяет своевременно выявлять проблемы и корректировать планы в случае необходимости.

Использование инструментов для командной приоритезации

Существует множество инструментов, которые помогают командам эффективно приоритезировать задачи и управлять проектами. Несколько популярных инструментов рассматривали выше – это  Трелло, Асана, Проект Майкрософт.

Еще один классный инструмент Слабый: Это инструмент для командной коммуникации, позволяющий создавать каналы для обсуждения различных тем, обмениваться сообщениями и файлами, а также интегрироваться с другими инструментами управления проектами. Slack помогает обеспечить эффективную коммуникацию в команде и согласованность выполнения задач.

На наших программах обучения вам не нужно беспокоиться о приоритетах. Ведь наши продукты и специалисты строят курсы, которые интересно проходить. Выбирайте и присоединяйтесь!