20 лайфхаков для PM’а: управляй проектами как профи

Управление проектами — тяжелая работа, особенно для новичка! Предлагаем подробнее познакомиться с работой project manager и узнать, как эффективно управлять проектами и не допускать ошибок первопроходцев. 

В этом материале мы собрали 20 топовых лайфхаков от настоящих профи. Рекомендации с примерами и подробными инструкциями помогут проджект менеджеру быстро войти в колею и добиться лучших результатов. Читайте далее про ключевые навыки менеджера: как стать профессионалом и настоящим лидером в проектном менеджменте с Genius.Space.

Почему PM — тяжелая работа?

70% всех проектов в мире терпят неудачу. По крайней мере, такую цифру приводят исследования KPMG. Следует учесть, что статистика отражает работу проджектов, за плечами которых десятки лет обучения и опыта. Можно только представить себе, какой будет статистика в работе новичков.

Группа Chaos Report отмечает, что в IT секторе успешными считаются примерно 29%, более 19% проектов заканчиваются провалом, а остальные лишь частично достигают задуманных результатов.

Работа project manager (PM) — это всегда про риски, ответственность, гибкость, решение конфликтов, высокий уровень коммуникативных навыков. Поэтому легкой эту работу никак не назовешь. Планирование проекта и дальнейшая реализация требуют подготовки и опыта.

Хорошая новость — всему можно научиться! Эксперты Team Stage выяснили, что по статистике 2023 года шансы на успешное завершение проектов увеличиваются в 2,5 раза, если project manager использует современные техники управления проектами. Освоить их можно, например, на нашем новом курсе от крутых профессионалов.

Ключевые навыки менеджера в управлении проектами

Работа PM вызывает стресс даже у профессионалов. Как не потеряться в первых проектах и обуздать хаос? Предлагаем рассмотреть подробнее, что такое управление проектами, и какие навыки понадобятся проджект менеджеру для успешной работы.

Управление проектами или проджект менеджмент — это работа по подготовке, организации, запуску, сопровождению и завершению проекта. В первую очередь, это работа с людьми, а потом уже — с цифрами и отчетами. 

Деятельность проджект менеджера включает множество аспектов — переговоры, аналитику, оценку рисков, подбор команды, проведение тендеров, выбор подрядчиков, заключение договоров, мониторинг и прочее. 

Полный спектр обязанностей PM отличается в зависимости от сферы. Например, в IT проджект менеджер выполняет более рутинную функцию, нежели его коллега из сферы строительства. То есть, project manager в IT может работать удаленно из любой точки мира.

Самое важное — работа PM всегда ориентирована не на процесс, а на результат. “Мы и моя команда делаем что-то важно” — такой подход здесь не приемлем.

Hard & soft skills для project manager в IT

Для эффективного менеджмента проектов специалисту необходимы твердые и мягкие навыки (hard & soft skills), а также опыт. 

Мягкие навыки или soft skills для PM:

• коммуникация высшего уровня;
• аналитический склад ума;
• лидерство в управлении командой;
• организованность, пунктуальность и стрессоустойчивость.

Если вам сложно организовывать свое время и находить общий язык с людьми, скорее всего, работа проекта не для вас. Соблюдение сроков, выдержка, твердость решений — важные черты характера личности, необходимые для работы project manager.

Твердые навыки или hard skills для PM:

• техническая подготовка;
• знание инструментов и методов;
• умение анализировать и составлять отчетность.

Образование — главный твердый навык для PM. Напомним, что получить и развить необходимые навыки для работы вы можете на профессиональном курсе Project Manager в IT.

Как новичку получить необходимый опыт в управлении проектами? При прохождении профессионального курса от Genius.Space, вы получаете навыки карьерного планирования, а также помощь с трудоустройством!

5 советов для новичков project manager на первом проекте

Представим, вы прошли обучение, получили необходимые навыки и первую работу в качестве PM. Поздравляем! Теперь вдруг приходит осознание, что все может пойти совсем не так, как планировалось. Что делать?

Без паники! Мы собрали для вас 5 профессиональных советов от опытных экспертов, которые помогут вам освоиться на новом месте и обуздать хаос. Следуйте рекомендациям ниже, сохраняйте уверенность в себе и верьте в успех проекта.

Меньше говорите — больше слушайте

Исследование обстановки — вот что нужно делать с первых дней работы в качестве PM. Пока что рано показывать себя, нужно понаблюдать за атмосферой в коллективе, изучить местные правила и традиции, послушать, о чем говорят окружающие. 

Адаптация в качестве project manager пройдет успешно, как только вы встретитесь со спонсором проекта и выполните два простых шага.

1. Послушайте, как спонсор аргументирует важность проекта, чем руководствуется и чего желает достичь. Сохраните подробные заметки с его прямыми цитатами, которые впечатлили вас больше всего, чтобы затем использовать в мотивации команды.
2. Выясните всю подноготную проекта с финансовой точки зрения. Задавайте все возможные вопросы по экономическому обоснованию сделки, проясните все детали и суммы бюджета, возможные риски, лазейки, этапы. Убедитесь, что собрали максимум информации.

Уверенность приходит? Так и должно быть! А мы переходим к следующему полезному совету по адаптации PM на первом проекте.

Наладьте коммуникацию с ключевыми участниками проекта

Для успешной реализации любого проекта вам понадобиться плотная налаженная связь со всеми заинтересованными сторонами. Иногда (по правде говоря, часто) участники могут иметь различные видения одной ситуации и преследовать разные интересы. 

Вам придется разбираться в конфликтах и предлагать решения, поэтому с самого начала важно установить доверительные отношения со всеми, кто участвует в проекте. Сделайте их союзниками!

• Начните со спонсора — он утверждает всех участников и принимает важнейшие решения. Это ваш главный ориентир и союзник.
• Проанализируйте всех ключевых участников, предложенных спонсоров, и найдите индивидуальный подход к каждому из них.
• Отметьте все детали в коммуникации с каждой из ключевых сторон на проекте в своем рабочем плане.

Постоянная эффективная коммуникация — важнейшая часть работы проджект менеджера в IT. Не теряйте связь с участниками, инициируйте важные обсуждения, всегда держите руку на пульсе любых перемен в принятии решений.

Сфокусируйтесь на преимуществах для клиентов

Распространенная ошибка новичков — они сосредотачиваются на требованиях проекта вместо фокуса на преимуществах. 

Конечная цель любого проекта — предоставить выгоду и преимущества клиентам. Как правило, им важен именно результат, а не процесс. Часто, может быть даже не интересно, как именно вы будете достигать результата. Поэтому на первом месте в работе project manager должен всегда стоять конечный результат, то есть преимущества проекта.

Цель не всегда оправдывает средства. Но способы реализации проекта могут быть гибкими, в отличие от результата. Помните об этом на этапе планирования проекта, чтобы не погрязнуть в требованиях к процессу и не отклоняться от цели.

Как выделить преимущества и включить их в планирование проекта?

• Потратьте максимум энергии на коммуникацию со спонсором — главным ответственным лицом. Он должен донести до вас цели и смыслы, которые станут вашей конечной точкой.

• Уточните, как вы должны повлиять на поведение пользователь в реализации проекта? Какие преимущества важно создать и показать конечным потребителям.

• Включите преимущества в свой наглядный план задач. Держите пользовательскую историю перед глазами, чтобы всегда помнить, чего вы должны добиться по итогу проекта.

Подготовленный проджект менеджер четко понимает ключевые задачи, принимает ответственность за реализацию преимуществ и обладает инструментами для воплощения целей проекта.

Желаете избежать ошибок и научиться эффективно управлять проектами? Регистрируйтесь на курс Project Manager в IT прямо сейчас!

Исключите ложные ожидания

Планирование проекта всегда включает ожидания всех заинтересованных лиц. Проджект менеджер должен выяснить все предположения и ожидания участников еще до начала работы. Важно внимательно выслушать и выписать все нюансы, о которых говорят инвесторы, заказчики, подрядчики. 

Ложные ожидания от проекта — одна из ключевых проблем в работе проджект менеджера. 

После сбора информации наступает очередь проверки ожиданий на жизнеспособность. Во время опроса участников вы непременно выясните, что не все ожидания могут воплотиться в жизнь. Некоторые из них будут опасно ложными. Для предотвращения конфликтов в будущем ложные ожидания от проекта следует выделить и исключить еще на этапе планирования.

Сформируйте мотивацию команды

Повторимся, что проджект менеджер в своей профессии ориентирован на людей. Команда — главный инструмент PM. Необходимо с первых дней наладить коммуникацию и четко обозначить мотивацию каждого участника в реализации проекта.

Как сформировать мотивацию команды?

• Познакомьтесь и встретьтесь с каждым членом команды лично, проведите интервью тет-а-тет. 
• После проведите групповой митинг, чтобы все члены команды познакомились между собой. 
• Сформируйте общее видение, цели, распишите устав проекта, которым будете руководствоваться в работе. Выслушайте мотивацию каждого и включите все пункты в общую мотивацию команды, чтобы добиться лучшего результата. 

Проджект менеджер проявляет лидерские качества в работе с командой. Не бойтесь быть инициатором встреч. Внимательно прислушивайтесь к мнению каждого, управляйте конфликтами. О том, как проджект менеджеру проявлять лидерство с первых дней, мы поговорим немного позже в этом материале.

Еще не подписаны на наш Telegram! Подпишитесь прямо сейчас — узнавайте первыми о новых возможностях в освоении современных профессий!

Организация работы команды: 5 лайфхаков для проджект менеджера

В предыдущем пункте мы поговорили о том, что команда — основной инструмент проджект менеджера. Как организовать эффективную команду для продуктивной реализации проекта? Об этом мы поговорим далее.

Найдите подходящие инструменты

Проджект менеджеру необходимы инструменты управления проектами. Ваша задача — подобрать сервисы для эффективного управления командой, особенно в удаленном режиме. 

Какие инструменты облегчают project manager организовывать работу команды:

• выбранный способ удаленной коммуникации;
• совместный доступ к бордам и документации;
• система управления и мониторинга выполнения задач;
• наглядный план митингов и этапов проекта;
• облачное хранилище файлов.

Для планирования проекта, а также отслеживания результатов и ведения отчетности, существует большое количество удобных сервисов. Например, Trello, Asana, Slack. Напомним, что узнать подробнее о всех возможностях управления проектами как профи вы можете на курсе Project Manager в IT! Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы забронировать место (количество мест ограничено).

Процесс управления проектами часто осуществляют в Agile. Для выбора подходящих инструментов проджект менеджеру может потребоваться обсудить удобство с командой и убедиться, что всем будет комфортно использовать общий доступ к выбранным инструментам.

Создайте прочную структуру управления

В управлении проектами крайне важны три составляющие успеха:

• командное сотрудничество;
• принятие решений;
• ведение отчетности.

Проджект менеджер должен построить свою работу таким образом, чтобы все составляющие эффективной работы были выполнены в срок и с удобством для членов команды.

Для этого важно создать прочную структуру управления. Как это сделать? Например, разместить все задачи и назначить ответственных на борде с совместным доступом. Проводить короткие митинги ежедневно и встречи с детальным обсуждением задач и результатов в установленные дни. 

Крайне важно — задействовать всех заинтересованных лиц. Инвесторы проекта должны также иногда присутствовать на встречах, чтобы убедиться в эффективности управления проектом и мониторить его движение вперед.

Прочная структура управления с наглядным планом и привычной рутиной для членов команды значительно повышает шансы проекта на успех.

Используйте гибкое планирование проекта

Помните, что одной из важнейших функций project manager является гибкость? Сейчас объясним почему.

Мы живем в непредсказуемом мире, где может произойти буквально что угодно. Все спланировать и предусмотреть невозможно. Гибкость планирования означает, что проджект менеджер должен быть готовым непредвиденным обстоятельствам и всегда иметь в кармане запасной план.

Как использовать гибкое планирование проекта?

• Детализируйте план действий команды только для краткосрочной перспективы.
• Сохраняйте фокус на достижении результата, чтобы быть готовым в любой момент изменить путь к главной цели.
• Оптимизируйте время выполнения задач с учетом непредвиденных обстоятельств, чтобы не выпадать из графика.

Гибкость к планированию и реализации проекта поможет PM всегда оставаться с холодной головой, не впадать в панику и быть эффективным лидером команды в любой ситуации.

Оставляйте запас в бюджете

Бюджет — острый вопрос любого проекта. Об этом вам скажет любой опытный проджект менеджер.

Как не попасть в историю, когда деньги внезапно закончились, а проект не готов? Как сохранить заработную плату команде и поддерживать их мотивацию в непредсказуемых кризисных ситуациях? 

Сразу планировать затраты на непредвиденные обстоятельства!

Как PM эффективно планировать бюджет проекта?

• Всегда поддерживайте хорошие отношения и плотную коммуникацию с финансовым менеджером и аналитиком.
• Используйте проверенные методы планирования бюджета, например, оценку по трем точкам (о методах вы можете подробнее узнать на нашем курсе).
• Закладывайте минимум 5-10% от всего бюджета на непредсказуемые ситуации.

Грамотное планирование бюджета проекта поможет проджект менеджеру сохранять внутренние ресурсы и уверенность в успехе даже в самых кризисных ситуациях. 

Начинайте с управления рисками

Выявить, предусмотреть и снизить всевозможные риски — то, с чего нужно начинать планирование проекта и организацию команды. 

Команда, как основной инструмент проджект менеджера, активно помогает выявить и снизить риски проекта. Управление рисками — это важная повестка ежедневных встреч и общей стратегии. 

Всегда начинайте обсуждение решения любой задачи с возможных рисков и путей их снижения. Любой предварительный анализ все равно не может учесть все рисковые обстоятельства, которые могут возникнуть по мере продвижения проекта к завершению. 

Задействуйте команду для составления общего плана управления рисками — пусть каждый чувствует свою ответственность и причастность к успеху.

Как проджект менеджеру достичь карьерных высот

Мы поговорили о навыках, полезных советах по планированию проекта и организации работы команды. Самое время обсудить личные успехи проджект менеджера на пути к успешной карьере. В этом блоке мы собрали 10 полезных рекомендаций экспертов, как project manager может показать свою ценность и продвинуться по карьерной лестнице.

Показывайте видение общей картины проекта

Угодить всем и сразу — плохая стратегия. Для успешной работы над проектом PM должен сосредотачиваться на общей картине — эффективной стратегии завершения проекта с нужным результатом.

Как увидеть общую картину проекта и доказать свою эффективность руководству?

• Запланируйте периодические проверки продуктивности работы над проектом, чтобы сразу выявлять и решать возникающие проблемы в команде и в коммуникации с инвесторами.
• Ведите записи и составляйте кратковременные отчеты о продвижении проекта согласно поставленным задачам и целям.
• Покажите, что видите все пути достижения результата и учитываете все нюансы, включая непредвиденные расходы и ситуации.

Когда руководители видят, как проджект менеджер доносит ценность проекта и эффективно планирует свои действия, это повышает доверие. Ваше представление общей стратегии в подробной периодической отчетности приблизит рост и продвижение в карьере.

Отмечайте быстрые победы 

Чем детальнее вы пропишите ключевые точки продвижения в проекте, тем быстрее будете достигать высот. Моральный дух команды и руководства зависит от быстрых побед. Отмечайте каждое достижение на проекте — показывайте продвижение наглядно, создавая атмосферу успеха с первых дней работы.

Наглядный прогресс — то, что желают видеть все заинтересованные лица и участники. Вводите символические награды, общие митинги-празднования достижения краткосрочных целей. Все это повлияет на видение вас как эффективно проджект менеджера.

Регулярно обновляйте статус проекта

Этот пункт частично продолжает предыдущий. Быстрые победы способствуют продвижению проекта вперед и сохранению мотивации команды.

Для подтверждения эффективной работы по управлению проектом не забывайте обновлять статус при каждой выполненной задаче. Руководству важно видеть на общедоступном плане, что проект двигается вперед. Это означает, чтобы вы успешно справляетесь со своей ролью и вам можно доверять в дальнейшей работе.

Собирайте отзывы о своей работе

Отзывы о работе — важное социальное доказательство в продажах любого товара и услуги. Ваша экспертность — не исключение.

Просите обратную связь от руководства и команды. Регулярный запрос отзывов о вашей работе на протяжении всего проекта будет свидетельством того, насколько важно и ценно для вас мнение участников. Все любят, когда ценят их мнение. Не бойтесь получать критику или рекомендации — так вы быстрее будете расти как профессионал.

Не забывайте использовать полученную обратную связь в работе. Ваша ценность как эффективного проджект менеджера будет повышаться, когда вы станете учитывать критические замечания или рекомендации от участников проекта.

Поделитесь выводами с коллегами

Ежедневная работа по управлению проектом заставляет извлекать множество полезных уроков. Как сделать их более полезными?

Делитесь своими выводами с коллегами:

• введите регулярные записи о верных и неверных решениях на проекте;
• проводите оценку своих действий, которые привели к успешному результату;
• назначайте встречи с коллегами для взаимного обсуждения проблем, ситуаций, решений и обмена ценным опытом;
• заведите на проекте страницу со своими отметками о допущенных ошибках, просчетах, а также успешных решениях.

Обмен опытом — важный двигатель прогресса. Поделиться своими ошибками и успехами не означает проявить слабость или высокомерие. Это означает, что вы готовы стать наставником для других, учиться на своем и чужом опыте и помогать новым project manager достигать лучших результатов. Это качество лидера.

Проявляйте инициативу и интерес к другим проектам

Когда вы работаете над одним проектом, вам ничего не мешает следовать личному плану развития. Это означает, что вы уже можете проявлять инициативу в помощи планирования проектов, связанных с вашей нишей. 

Руководство оценит вашу инициативу и интерес к другим проектам. Расширяйте свой профессиональный список, беритесь за помощь в проектах других направлений, получайте ценный опыт и наращивайте профессиональный капитал.

Найдите наставника

Если вы project manager новичок, нет ничего страшного, чтобы искать наставничества у более опытных коллег. 

В компании есть наставники? Отлично, это ваш шанс получить постоянную поддержку и помощь. Вы выступаете в качестве единственного проджекта? Тогда поищите себе наставника вне компании. Например, вы можете использовать LinkedIn и другие социальные сети, а также поддерживать коммуникацию со своими тренерами с курса Project Manager в IT.

Постоянно прокачивайте навыки управления проектами

Постоянное обучение и прокачка навыков — необходимое условие роста в любой профессии. Хороший проджект менеджер постоянно обучается и накапливает опыт, усиливает слабые стороны и работает над ошибками. 

Если вы нуждаетесь в курсах повышения квалификации или желаете перенять опыт конкретного коуча, не бойтесь говорить об этом руководству. Компания заинтересована в профессионалах и часто готова вкладывать в их образование, чтобы сотрудники достигали лучших результатов в работе.

Получайте сертификаты и становитесь партнерами 

Когда ваше обучение и опыт позволят вам уверенно чувствовать себя в кругу коллег, полезно обзавестись подтверждающими сертификатами квалификации и причастности к профессионалам проджект менеджмента. Например, вы можете стать членом Украинской ассоциации управления проектами (UPMA) или Международной ассоциации управления проектами (IPMA WORLD).

Любое дополнительное подтверждение вашей профессиональной квалификации поможет в продвижении карьеры и предоставит новые возможности.

Наберитесь терпения

Торопиться в карьере PM не следует. Бывают разные проекты, бюджеты, команды и обстоятельства. Для начала, лучшего всего набраться как можно больше опыта, получить дополнительное образование, а затем уже претендовать на высшие ступени карьеры или сложные долгосрочные проекты.

Будьте терпеливы и ваше терпение окупиться!

Шаблоны планирования проекта

В качестве бонуса хотим предоставить вам разнообразие шаблонов планирования проекта, которые легко найти и использовать новичкам. 

Каждый проджект менеджер новичок сможет успешно адаптировать их под свои задачи, чтобы справиться с волнением, наполниться ресурсами, запастись дополнительной уверенность и успешно завершить первый проект!

Список полезных шаблонов планирования проекта

• Контрольный список Agile-управления проектами
• Встречи Scrum
• PRD (документ с требованиями к продукту)
• Диаграммы Ганта в Excel
• План управления рисками

Управления проектами по системе Agile предполагает следующие этапы работы проджект менеджера.

• Определите видение проекта и примерный объем. Встретьтесь с владельцем продукта и заинтересованными сторонами, чтобы определить вашу конечную цель.
• Разработайте дорожную карту продукта. Опишите подробно пользовательские истории.
• Оцените с командой, сколько времени займут задачи.
• Создайте план запуска проекта с четким графиком совместно с командой разработчиков.
• Определите продолжительность спринта. Время не должно меняться, если только вы не решите это вместе с командой во время ретроспективы.
• Спланируйте свой первый спринт. Техническая команда самоорганизуется и определит, что должно быть включено в спринт.
• Выберите свой инструмент управления проектами (Trello, Planio, Asana), который сохранит прогресс и покажет, как вы выполняете цели и задачи спринта.

Как быть PM лидером в запуске проектов

Давайте еще раз пройдемся по все аспектам изложенного материала и выделим ключевые навыки менеджера проектов, которые делают его лидером. Применяйте эти рекомендации для достижения высот в современной профессии Project Manager в IT.

• Инициируйте и проводите регулярную коммуникацию с командой и инвесторами.
• Учитывайте календарные и бюджетные ограничения при планировании проекта.
• Ведите рабочие записи и периодическую отчетность.
• Отмечайте достижение контрольных точек со всеми участниками проекта.
• Делитесь ценным опытом с коллегами и перенимайте опыт своих наставников.
• Постоянно совершенствуйте навыки и получайте подтверждение квалификации.
• Просите обратную связь и используйте ее для практического повышения эффективности своей работы.
• Имейте под рукой запасной план и не теряйтесь в непредвиденных ситуациях.
• Интересуйтесь другими проектами и проявляйте свою экспертизу.

Надеемся, что этот материал положительно повлияет на выбор профессии и поможет вам достичь крутых результатов в проджект менеджменте вместе с командой Genius.Space!

Резюме

Профессия Project Manager в IT — современная возможность проявить лидерские качества и зарабатывать от 1000 $ в месяц в удаленном режиме уже с первого проекта! Регистрируйтесь на курс, получайте ценные знания в сопровождении лучших наставников и становитесь профи по управлению проектами всего за 2 месяца!

Следите за нами в Telegram, а также делитесь этим полезным материалом в социальных сетях. Спасибо, что вы с нами!