Для чого потрібна креативність у бізнесі та як розвинути її за допомогою 5 технік та 10 порад.
Думаєте, у цій статті буде щось про складні розрахунки та труднощі боротьби з формулами для обліку фінансів? Зовсім ні. Основні помилки підприємців у фінансовому менеджменті є більш фундаментальними. І перш, ніж шукати формулу, що злетіла, варто розібратися з базою.
СЕО онлайн-сервісу обліку грошей для сучасного бізнесу Finmap Олександр Соловей на основі свого підприємницького досвіду та кейсів 1500+ користувачів Finmap розповів, що найчастіше підприємці припускаються помилки, коли…
Вважають прибутком усе, що залишилося на кінець місяця
Усі податки, зарплати та інші обов’язкові витрати здійснили. Залишилися гроші, отже, це — прибуток. Правильно? Не зовсім.
Уявіть ситуацію. Компанія з виробництва меблів «Стілець за столом» отримала замовлення на 5 стільців у травні. Клієнт перерахував передоплату. Сергій Васильович, власник компанії, 31 травня попросив бухгалтера перевести йому всі гроші, які залишилися на кінець місяця на рахунку «Стілець за столом», як прибуток. Проте 3 червня замовник вирішив відмовитися від стільців та попросив повернути передоплату. Але цих грошей на рахунку компанії вже немає, і тепер Сергію Васильовичу доведеться робити повернення зі своїх власних коштів.
Щоб не потрапляти в таку ситуацію, підприємцям варто додатково опанувати метод нарахування при обліку фінансів. Це спосіб, у якому операції відображаються в обліку в міру їх виникнення, а не у момент оплати. І відносяться до того періоду, коли було здійснено операцію.
Тобто виручка (гроші, які бізнесу сплатив клієнт) враховується за фактом виконання зобов’язань, а не за фактом отримання грошей. Наприклад, компанія «Стілець за столом» отримала оплату від клієнта у травні. Але виконати замовлення мала лише у червні. Отже, дохід від цього замовлення варто враховувати саме у червні, коли стільці будуть готові та зобов’язання перед замовником виконано. Незалежно від того, коли була чи буде оплата.
Не планують майбутні платежі
Уявімо іншу ситуацію з тією ж компанією «Стілець за столом». 31 травня Сергій Васильович забрав залишок грошей із рахунку як прибуток. 3 червня замовник не відмовився від стільців і все чудово. Однак 4 червня орендодавець надіслав компанії «Стілець за столом» рахунок за офіс. У період з 31 травня по 4 червня компанія не мала жодних надходжень і на рахунку все ще 0 грн. Найближче надходження від клієнта очікується аж 6 червня. Отже, Сергію Васильовичу знову доведеться використовувати особисті кошти.
Така ситуація називається «касовий розрив» — тимчасовий стан бізнесу, коли бракує грошей на погашення обов’язкових витрат.
Мінімізувати ризик касових розривів можна, впровадивши платіжний календар.
У платіжному календарі можна фіксувати майбутні витрати на будь-який термін вперед. Наприклад, оплату оренди, податків, зарплат, підписки на послуги, якими користуєтеся для роботи, погашення кредитів тощо. А також майбутні надходження. Наприклад, платежі від клієнтів, які перебувають на щомісячному обслуговуванні, виплати за дебіторською заборгованістю.
Використовуючи платіжний календар, ви зможете:
✔️ Наперед знати, які витрати у вас будуть, і залишати необхідну суму для їх погашення на рахунках компанії. А також не забувати про обов’язкові витрати (наприклад, не прострочити виплату за кредитом).
✔️ Передбачати та запобігати касовим розривам. Якщо у платіжному календарі ви побачите, що сума запланованих витрат перевищує суму надходжень, це сигнал про розрив. Однак тепер ви знаєте про нього заздалегідь і маєте час виправити ситуацію. Наприклад, перенести якісь витрати, попросити про відстрочку, залучити більше клієнтів чи зробити допродаж існуючим.
✔️ Крім того, у календарі легко планувати майбутній дохід бізнесу. Заздалегідь зафіксувавши заплановані надходження, ви зрозумієте, який дохід буде у компанії, наприклад, через місяць. І також зможете впливати на цей показник.
Вести платіжний календар можна у таблиці. А можна використовувати Календар в онлайн-сервісі обліку грошей для сучасного бізнесу Finmap. Його не потрібно заповнювати окремо, як при веденні у таблицях. Достатньо вносити дані про доходи та витрати у сервіс, вказуючи дату в майбутньому. І вони автоматично відобразяться у Календарі. А якщо буде загроза касового розриву, Finmap попередить про це, виділивши період розриву червоним кольором.
Враховують витрати вибірково
Ще одна часта помилка — фіксувати тільки важливі або великі витрати. При цьому такі списання, як:
- комісії за перекази;
- оплати сервісів та застосунків (особливо підписки, оплата за які автоматично списується щомісяця);
- покупки кави та печива в офіс
Проходять повз облік. Однак це теж витрати вашого бізнесу та їхня загальна сума за кілька місяців може вас здивувати. Наприклад, одна з користувачок Finmap Ольга помітила, що тільки на одну підписку вона витрачає 300 грн на місяць. За рік це 3600 грн. А таких підписок у неї багато, і всі ці суми раніше йшли незрозуміло, куди.
Підключивши Finmap і синхронізувавши свої банківські операції з сервісом (а у Finmap доступно 2000+ інтеграцій з банками, в тому числі і з європейськими), вона побачила ці витрати.
Тепер жоден платіж не проходить непоміченим. Ольга чітко бачить фінансову ситуацію у бізнесі та може планувати бюджет точніше.
Не мають фінансової подушки безпеки
Тобто якогось запасу грошей на випадок форс-мажору. Наприклад, якщо зламалося обладнання та потрібен терміновий ремонт, прорвало трубу в кав’ярні та потрібно зачинитися на пару днів, з’явилася необхідність зробити додаткову закупівлю товару, яка не була запланована, тощо.
Дуже часто підприємці не замислюються над ймовірністю таких ситуацій. Але коли вони трапляються, доводиться вкладати власні кошти, щоби покрити ці витрати.
Я рекомендую створити подушку безпеки вже сьогодні. Розмір суми, яку ви регулярно відкладатимете — на ваш розсуд. З досвіду користувачів Finmap, до фінансової подушки можна перераховувати у середньому від 2% від обороту щомісяця.
Круто, якщо ви заведете для подушки безпеки окремий рахунок. Так буде менше можливостей витратити ці гроші не за призначенням.
Не ведуть облік грошей бізнесу системно
Спілкуючись із сотнями підприємців щодня, я постійно бачу ситуації:
- Всі дані про фінанси зберігаються у різних місцях.
Є декілька таблиць, якісь нотатки, щось взагалі записано на стікерах на бігу. Один із користувачів Finmap розповідав, що фіксував витрати, відправляючи собі повідомлення у Telegram. Звісно, за такого підходу чіткого бачення фінансової ситуації у бізнесі немає.
- Облік ведеться нерегулярно.
Забули, не було часу, завал по інших задачах… У результаті — хаотичні записи та уривчасті дані, з яких неможливо робити висновки.
- Облік без мети.
Начебто, треба вести. А навіщо – незрозуміло. Дані накопичуються, але підприємець їх ніяк не використовує для розвитку свого бізнесу і не розуміє, навіщо взагалі витрачає час на облік фінансів.
Результат таких підходів — відсутність системи та жодного розуміння:
- а що взагалі відбувається з фінансами у бізнесі;
- чи є прибуток і який;
- скільки дивідендів можна витягнути, щоб не зашкодити;
- чи не витрачаються десь гроші даремно;
- як можна зростати та збільшувати прибуток системно.
Щоб виправити ситуацію, важливо:
✔️ Зібрати всі дані про фінанси в одному місці.
✔️ Вести облік всіх доходів та витрат регулярно, фіксувати кожну операцію.
✔️ Аналізувати дані та використовувати їх для прийняття бізнес-рішень, а не просто збирати.
Вести системний облік просто з онлайн-сервісом Finmap. Він створений спеціально для власників та СЕО малого та середнього бізнесу. Не вимагає спеціальних знань про фінанси та інтуїтивно зрозумілий з перших хвилин використання.
З Finmap всю інформацію про гроші вашого бізнесу буде зібрано в одному місці. З даних, які ви додасте, сервіс сам формуватиме звіти у вигляді наочних дашбордів.
У Finmap є звіти Cash Flow (показує всі надходження та списання бізнесу), P&L (звіт про прибуток та збитки), звіти про дебіторську та кредиторську заборгованості, а також звіт Проєкти, в якому легко відслідковувати прибуток, рентабельність та маржинальність окремих проєктів/клієнтів/напрямків бізнесу. Всі дані легко аналізувати, навіть якщо ви ніколи не працювали з ними раніше.
А можливість синхронізувати сервіс із банками (наприклад, з Приватбанком, monobank, ПУМБ, а також із 2000+ банками по всьому світу) автоматизує облік та мінімізує необхідність ручного внесення даних.
Якщо ви побачили, що вже припускаєте у вашому бізнесі якусь помилку (а, може, й одразу декілька) — чудово. Адже тепер ви знаєте як їх виправити. А щоб навести лад у фінансах бізнесу було простіше, підключайте Finmap та протестуйте можливості сервісу. 14 днів безкоштовно😊
А після реєстрації та придбання будь-якого тарифу за посиланням Ви отримаєте знижку 5%.