Как уберечь бизнес от финансового коллапса. 6 советов от Ивана Каунова из FINMAP

Иван Каунов и Александр Соловей развивают сервис финансового учета для малого и среднего бизнеса FINMAP. В партнерском материале для GeniusMarketing Иван рассказал о самых распространенных ошибках предпринимателей при учете и планировании бюджета, к каким пагубным последствиям они могут привести, а также дал советы, как их предотвратить.

Выучите азы финансовой грамотности

У 4 из 5 владельцев бизнеса нет даже базовых знаний о финансовом учете. Они не знают, что такое метод начисления, и никогда не слышали о международном стандарте финансовой отчетности.

И ведь понятно почему — в Украине и странах СНГ предпринимательские школы только начинают развиваться. Перед запуском своего проекта на курсы идут единицы. В основном сначала открывают бизнес, допускают все возможные ошибки и только потом пытаются узнать, как действовать правильно.

У нас больше внимания уделяют управленческим навыкам, нежели бухгалтерским. Но за границей они одинаково важны: если вы не будете вести учет и полностью отчитываться перед государством, заплатите много штрафов или вообще сядете в тюрьму.

Налоговой в США нужно показывать не только денежные потоки. Служба должна видеть начисленные доходы и расходы, подписанные акты о выполненных работах или отгруженном товаре и многое другое.

Там у предпринимателей нет выхода — им нужно учить азы финансовой грамотности. Как следствие, им потом легче вести учет средств внутри бизнеса.

Чтобы получить базовые знания, сходите на курсы финансового учета или хотя бы посмотрите видео на YouTube по данной теме.

Не смешивайте деньги бизнеса с личными

Предприниматели любят смешивать личные деньги и деньги бизнеса. Например, нужно было срочно пополнить рекламный счет, и вы оплатили с личной карты и забыли внести это в расходы. В конце месяца смотрите на отчет и думаете, что проект суперприбыльный, а на деле вы его просто дотируете.

Или наоборот. Вас попросили заплатить за детский сад ребенка, вы взяли деньги из бизнеса, забыли об этом, а в конце месяца не сходится остаток в кассе. Вы не понимаете, куда уходят средства, и вносите разницу в категорию «Другие траты». В результате получаете неправдивую информацию о рентабельности.

«Золотое правило: ни в коем случае не смешивайте личные деньги с деньгами бизнеса»

Если у компании несколько владельцев, последствия могут быть еще более серьезными. Знаю историю, когда партнеры поругались и закрыли бизнес. Один оплатил нужды проекта с личной карты и потом забрал эту сумму из кассы. Второй не знал предыстории и, когда увидел несоответствие в отчете, решил, что его обманывают. Речь шла о $2000.

Ведите финансовый учет регулярно

При ведении финансового учета важна дисциплина. Если вносить данные нерегулярно, вы не будете понимать, куда деваются деньги и почему не сходятся остатки.

Распространенная ошибка — добавлять траты не сразу после транзакции, а в конце недели. Это приводит к тому, что о половине операций вы забываете, а разницу записываете в волшебную категорию «Непонятно куда». Плюс еще тратите 2-3 часа, чтобы восстановить в памяти все действия.

Также учет должен быть детальным. Вносите расходы так, чтобы их дальнейший анализ отображал ситуацию в бизнесе.

Например, добавлять все затраты на рекламу в одну категорию малоэффективно, нужна разбивка по источникам. Когда эта статья расходов будет составлять 40% всего бюджета, появится желание ее уменьшить. В таких случаях начинают урезать оплату штатному маркетологу или подрядчику. Это влечет за собой снижение качества работы.

А если рекламные траты разбить на подкатегории («Менеджмент», «Наружка», «Фейсбук», «Гугл»), вы смогли бы увидеть, что на менеджмент уходит, например, всего 3%, а на наружку — 15%. При таком раскладе уже понятно, что сокращать зарплату маркетологу — не лучшее решение.

Не путайте доход, прибыль и остаток на конец месяца

Предприниматели часто путают финансовые понятия: оборот с сальдо, маржу с рентабельностью и другие. Больше всего проблем от непонимания разницы между прибылью, доходом и остатком на конец месяца.

Доход — все деньги, которые получил бизнес в результате деятельности, плюс будущие платежи клиентов. Валовая прибыль — доход минус затраты на производство и реализацию. Чистая прибыль — валовая прибыль минус все остальные затраты, включая налоги. Остаток — вообще отдельное понятие — сумма на счету к концу отчетного периода.

Без этих базовых знаний в бизнесе сложно. Мы стараемся всячески повышать финансовую грамотность предпринимателей: раскрываем понятия максимально простым языком в блоге FINMAP, показываем пользователям сервиса вспомогательные подсказки (также они могут задать вопрос менеджеру поддержки, который хорошо разбирается в финансовом учете) и готовим к запуску интенсив.

Внедрите финансовое планирование

Отсутствие финансового планирования чревато ложными ожиданиями от бизнеса.

Одна аграрная компания взяла кредит на покупку земли. Сколько нужно зарабатывать, чтобы вовремя закрыть его, никто не посчитал. Действовали по принципу: денег становится все больше и больше — значит, доход нормальный.

Спустя год владельцы поняли, что платят только проценты, и решили узнать, сколько же нужно зарабатывать, чтобы отдать сам кредит. Результат шокировал. Бизнес остался на плаву, но выплачивали займ очень долго.

Также планирование позволит видеть, сколько средств останется на счету спустя определенное время. Так вы избежите кассового разрыва — ситуации, когда вроде и с бизнесом все хорошо, а платить аренду и зарплаты нечем.

Предпринимателям важно знать, сколько они будут зарабатывать при тех или иных показателях проекта. В этом поможет грамотная финансовая модель — Excel-таблица с формулами, показывающая разные зависимости в бизнесе. Например:

• Бюджет на рекламу + стоимость заявки = число клиентов;

• Количество обработанных лидов + пропускная способность отдела продаж = количество необходимых менеджеров;

• Конверсия в продажу + длина цикла сделки + средний чек = прогнозируемый доход.

Финмодель покажет точки роста. Допустим, бизнесмен борется за снижение себестоимости продукта и цены привлечения клиента — думает, что таким образом сможет увеличить прибыль. Но никаких плодов это почти не приносит.

А таблица со всеми цифрами могла бы показать, что, например, вместо всего этого ему просто нужно увеличить конверсию на 0,5%, и это приведет к росту прибыли на 20%.

Не бойтесь делегировать управление финансами

Когда у бизнеса много транзакций и собственник сам вносит данные, тратя по 2 часа в день, он уже начинает ненавидеть финансовый учет. Простое решение — делегировать рутинную работу помощнику или бухгалтеру, а себя приберечь для анализа отчетов.

Но собственники боятся это делать: нет простых инструментов, которые позволяют передать внесение данных другому человеку, не предоставляя ему полный доступ к финансовой информации.

Если компания растет, нанять бухгалтера или финансового директора все равно придется. И да, сотрудник будет видеть всю финансовую информацию — это нормально.

«Финансовый отчет — внутренняя кухня, которую никто не хочет показывать»

Еще одно проявление паранойи безопасности — боязнь интернет-сервисов. Бизнесмены думают, что лучше записывать данные в блокнот — его всегда можно сжечь. Боятся, что сотрудники увидят зарплаты других, аккаунт взломают конкуренты и найдут компромат или доступ к нему получат работники налоговой.

Но это маловероятно. А вот то, что придется потратить миллион лет на сведение данных в пригодный для анализа вид — факт.

Сервисом Ивана Каунова и Александра Соловья FINMAP пользуются более 700 предпринимателей в 5 странах. Он позволяет удобно вносить, хранить и анализировать финансовые показатели бизнеса.

Разделение на счета дает понимание, сколько денег у компании сейчас и сколько она должна другим. Гибкая аналитика позволяет находить точки роста и предотвращать финансовые проблемы вроде кассовых разрывов. Сервис можно настроить так, чтобы данные вносил любой сотрудник, но полную финансовую картину видел только собственник.

Получите бесплатно полный доступ к FINMAP на 14 дней по этой ссылке:

ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП

Используйте промокод lob19, чтобы активировать скидку 10% на пользование сервисом.