Як захистити бізнес від фінансового краху. 6 порад від Івана Каунова від FINMAP

Іван Каунов та Олександр Соловей розробляють сервіс фінансового обліку FinMAP для малого та середнього бізнесу. У партнерському матеріалі для Геніюмаркетингу Іван розповів про найпоширеніші помилки підприємців в бухгалтерському обліку і плануванні бюджету, які шкідливі наслідки вони можуть привести, і дали поради про те, як їх запобігти.

Вивчайте основи фінансової грамотності

4 з 5 власників бізнесу навіть не мають базові знання про фінансовий облік. Вони не знають, що таке метод нарахування, і ніколи не чули про Міжнародний стандарт фінансової звітності.

І зрозуміло, чому-в Україні та країнах СНД підприємницькі школи тільки починають розвиватися. Перед запуском свого проекту, лише кілька перейти на курси. В основному вони спочатку відкривають бізнес, допускають всі можливі помилки і тільки потім намагаються навчитися правильно діяти.

Ми приділяємо більше уваги навичкам управління, ніж бухгалтерію. Але за кордоном вони однаково важливі: якщо не зберігати рекорди і повністю звітувати перед державою, платити багато штрафів або навіть відправитися в в’язницю.

Податок в США повинен показувати не тільки грошові потоки. Послуга повинна бачити нараховані доходи і витрати, підписані акти виконаних робіт або відвантажені товари тощо.

Там підприємці не мають вибору-їм потрібно вивчати основи фінансової грамотності. В результаті, для них легше вести облік коштів у бізнесі.

Щоб отримати базові знання, сходіть на курс фінансового обліку або хоча б подивіться відео на YouTube на цю тему.

Не змішуйте бізнес-гроші з особистими

Підприємці люблять змішувати особисті гроші і ділові гроші. Наприклад, ви повинні були негайно поповнити свій рекламний рахунок, і ви заплатили з вашої особистої картки і забув внести його в свої витрати. В кінці місяця подивіться на звіт і подумайте, що проект надприбутковий, але насправді ви його просто субсидуєте.

Або навпаки. Вас попросили заплатити за дитячий садок, Ви забрали гроші з бізнесу, забули про нього, а в кінці місяця не додаю баланс в касовий регістр. Ви не знаєте, де гроші йдуть і роблять різницю в категорії “інші витрати”. В результаті ви отримуєте неправдиву інформацію про рентабельність.

“Золоте правило: ніколи не змішуйте особисті гроші з діловими грошима”

Якщо у компанії є кілька власників, то наслідки можуть бути ще більш серйозними. Я знаю історію, коли у партнерів була боротьба і замкнута справа. Один заплатив за проект з особистою картою, а потім взяв цю суму від касовий апарат. Другий не знав передістору, і коли він побачив розбіжність у доповіді, він вирішив, що він був обманутий. Це було близько $2000.

Регулярно зберігайте фінансовий запис

Дисципліна відіграє важливу роль у фінансовому обліку. Якщо ви вводите дані нерегулярно, ви не будете розуміти, куди йдуть гроші і чому залишки не сходяться.

Поширеною помилкою є додавання витрат не відразу після угоди, а в кінці тижня. Це призводить до того, що близько половини операцій ви забули, і різниця написана в магічної категорії “не ясно, де”. Крім того, витратити 2-3 годин, щоб відновити всі дії у вашій пам’яті.

Бухгалтерський облік також має бути деталізованим. Сплачувати витрати, щоб їх Подальший аналіз відображав ситуацію в бізнесі.

Наприклад, додавання всіх витрат на рекламу до однієї категорії є неефективною, і вам потрібна розбивка за допомогою джерела. При цьому предмет витрат становить 40% від загального бюджету, буде бажання його зменшити. У таких випадках вони починають скорочувати платіж до звичайного маркетолога або підрядчика. Це призводить до зниження якості роботи.

І якщо рекламні витрати розбиті на підкатегорії (“управління”, “на вулиці”, “Facebook,” “Google”), ви можете побачити, що управління займає всього 3%, а за межами-15%. У цій ситуації вже зрозуміло, що зниження зарплати маркетолога-це не найкраще рішення.

Не плутайте доходи, прибуток і залишок на кінці місяця

Підприємці часто плутають фінансові поняття: оборот з балансом, різниці з прибутковістю та іншими. Більшість проблем від нерозуміння різниці між прибутком, доходом і балансом в кінці місяця.

Дохід-це всі гроші, які бізнес отримав в результаті діяльності, а також майбутніх виплат клієнтів. Валовий прибуток-це дохід мінус виробництво і реалізація витрат. Чистий прибуток є валовий прибуток мінус всі інші витрати, включаючи податки. Баланс, як правило, є окремою концепцією-сума на рахунку до кінця звітного періоду.

Без цього базові знання в бізнесі важко. Ми всіляко намагаємося підвищити фінансову грамотність підприємців: розкриваємо поняття найпростішою мовою в блозі FINMAP, показуємо користувачам сервісу допоміжні поради (вони також можуть задати питання менеджеру служби підтримки, який добре розбирається в фінансовому обліку) і готуємося до запуску інтенсиву.

Впровадити фінансове планування

Відсутність фінансового планування загрожує помилковими очікуванням від бізнесу.

Одна сільськогосподарська компанія вибрала кредит на купівлю землі. Скільки потрібно заробляти, щоб закрити його вчасно, ніхто не рахував. Вони діяли за принципом: грошей стає все більше, а значить, дохід в нормі.

Через рік власники зрозуміли, що платять тільки відсотки, і вирішили дізнатися, скільки потрібно заробляти, щоб віддати собі кредит. Результат був шокуючим. Бізнес залишився на плаву, але сплатив позику на дуже довгий час.

Також планування дозволить вам побачити, скільки грошей залишиться на рахунку після певного часу. Таким чином, ви уникнете грошового розриву-ситуація, коли все, здається, добре з бізнесом, і немає нічого, щоб платити орендну плату.

Для підприємців важливо знати, скільки вони будуть заробляти з певними показниками проекту. Це допоможе компетентна фінансова модель-таблиця Excel з формулами, що демонструє різні залежності в бізнесі. Наприклад:

• Рекламний бюджет-вартість заявки-кількість клієнтів;

• Кількість оброблених кришок-пропускна здатність відділу продажів-кількість необхідних менеджерів;

• Конверсія в продаж-це довжина торговельного циклу, Середній чек, прогнозований прибуток.

Модель покаже точки зростання. Скажімо, бізнесмен бореться за зниження вартості продукту і ціни на залучення клієнта-думає, що таким чином він зможе збільшити прибуток. Але майже не приносять ніяких плодів.

А стіл з усіма номерами може показати, що, наприклад, замість всього цього потрібно лише збільшити конверсію на 0,5%, і це призведе до збільшення прибутку на 20%.

Не бійтеся делегувати фінансовий менеджмент

Коли бізнес має багато угод і сам господар вносить дані, витрачаючи 2 години на день, він вже починає ненавидіти фінансовий облік. Просте рішення-делегувати рутинну роботу помічнику або бухгалтера, а також зберегти себе для аналізу звітів.

Але господарі бояться це зробити: не існує простих інструментів, які дозволяють перенести депозит даних іншій особі, не надаючи йому повного доступу до фінансової інформації.

Якщо компанія росте, вам все одно доведеться найняти бухгалтера або фінансового директора. І так, працівник побачить всю фінансову інформацію – це нормально.

“Фінансовий звіт є внутрішньою кухнею, яку ніхто не хоче показувати”

Іншим проявом безпеки параноя є страх Інтернет-послуг. Бізнесмени думають, що краще писати дані в блокноті-його завжди можна спалити. Вони бояться, що співробітники побачать зарплату інших, рахунок буде зламаний конкурентами і буде знайти бруд або доступ до нього отримають податкові працівники.

Але це малоймовірно. Але це факт, що це факт, що він збирається взяти мільйон років, щоб покласти дані в той самий стабільний шлях.

Послугою Івана Каунова та Олександра Солов’я FINMAP користуються понад 700 підприємців у 5 країнах світу. Це дозволяє легко вносити свій вклад, зберігати і аналізувати фінансові показники вашого бізнесу.

Поділ на рахунки дає розуміння того, скільки грошей компанія зараз і скільки вона зобов’язана іншим. Гнучка аналітика дозволяє знаходити точки зростання і запобігати фінансовим проблемам, як грошові прогалини. Послуга може бути налаштована таким чином, що дані сприяли будь-яким працівником, але повна фінансова картина розглядається тільки власником.

Отримайте безкоштовний повний доступ до FINMAP протягом 14 днів за цим посиланням:

ОТРИМАТИ ДОСТУП

Використовуйте промокод lob19 для активації знижки 10% на користування послугою.