Основные ошибки предпринимателей в финансовом менеджменте

Думаете, в этой статье будет что-то о сложных расчетах и трудностях борьбы с формулами для учета финансов? Вовсе нет. Основные ошибки предпринимателей в финансовом менеджменте более фундаментальные. И прежде, чем искать слетевшую формулу, стоит разобраться с базой.

СЕО онлайн-сервиса учета денег для современного бизнеса Finmap Александр Соловей на основе своего предпринимательского опыта и кейсов 1500+ пользователей Finmap рассказал, что чаще всего предприниматели допускают ошибку, когда…

Считают прибылью все, что осталось на конец месяца

Все налоги, зарплаты и другие обязательные расходы выплатили. Остались деньги — значит, прибыль. Верно? Не совсем. 

Представьте ситуацию. Компания по производству мебели «Стул за столом» получила заказ на 5 стульев в мае. Клиент перечислил оплату. Сергей Васильевич, собственник компании, 31 мая попросил бухгалтера перевести ему все деньги, которые остались на конец месяца на счету «Стул за столом», в качестве прибыли. Однако 3 июня заказчик решил отказаться от стульев и попросил вернуть предоплату. Но этих денег на счету компании уже нет и теперь Сергею Васильевичу придется делать возврат из своих личных средств.

Чтобы не попадать в такую ситуацию, предпринимателям стоит дополнительно освоить метод начисления при учете финансов. Это метод, в котором все операции отражаются в учете по мере их возникновения, а не в момент оплаты. И относятся к тому периоду, когда была совершена операция.

То есть выручка (деньги, которые бизнесу оплатил клиент) считается по факту исполнения обязательств, а не по факту получения денег. Например, компания «Стул за столом» получила оплату от клиента в мае. Но выполнить заказ должна была только в июне. Значит, доход от этого заказа стоило учесть именно в июне, когда стулья будут готовы и обязательство перед заказчиком выполнено. Независимо от того, когда была или будет оплата.

Не планируют будущие платежи

Представим другую ситуацию с той же компанией «Стул за столом». 31 мая Сергей Васильевич забрал остаток денег со счета как прибыль. 3 июня заказчик не отказался от стульев и все замечательно. Однако 4 июня арендодатель прислал компании «Стул за столом» счет за офис. С 31 мая по 4 июня у компании не было никаких поступлений и на счету все еще 0 грн. Ближайшая оплата от клиента ожидается аж 6 июня. А значит, Сергею Васильевичу снова придется использовать личные средства.

Такая ситуация называется «кассовый разрыв» — временное положение бизнеса, когда не хватает денег для погашения обязательных расходов. 

Минимизировать риск кассовых разрывов можно, внедрив платежный календарь.

В платежном календаре вы можете фиксировать предстоящие расходы на любой срок вперед. Например, оплату аренды, налогов, зарплат, подписки на сервисы, которыми пользуетесь для работы, погашение кредитов. А также будущие поступления. К примеру, платежи от клиентов, которые находятся на ежемесячном обслуживании, выплаты по дебиторской задолженности. 

Используя платежный календарь, вы сможете:

✔️ Наперед знать, какие расходы вам предстоят, и оставлять необходимую сумму на их погашение на счетах компании. А также не забывать про обязательные расходы (например, не просрочить выплату по кредиту).

✔️ Предвидеть и предотвращать кассовые разрывы. Если в платежном календаре вы увидите, что сумма запланированных расходов превышает сумму поступлений, это сигнал о предстоящем разрыве. Однако теперь вы знаете о нем заранее и у вас есть время исправить ситуацию. Например, перенести какие-то расходы, попросить об отсрочке, привлечь больше клиентов или сделать допродажи существующим.

✔️ Кроме того, в календаре легко планировать будущий доход бизнеса. Заранее зафиксировав планируемые поступления, вы примерно поймете, какой доход будет у компании, например, через месяц. И также сможете влиять на этот показатель.

Вести платежный календарь можно в таблице. А можно использовать Календарь в онлайн-сервисе учета денег для современного бизнеса Finmap. Его не нужно заполнять отдельно, как при ручном ведении в таблицах. Достаточно вносить данные о доходах и расходах в сервис, указывая дату в будущем. И они автоматически отобразятся в Календаре. А если будет угроза кассового разрыва, Finmap предупредит об этом, выделив период разрыва красным цветом.

Учитывают расходы выборочно

Еще одна частая ошибка — фиксировать только важные или крупные расходы. При этом такие списания, как:

• комиссии за переводы;
• оплаты сервисов и приложений (особенно подписки, оплата за которые автоматически списывается ежемесячно);
• покупки кофе и печенек в офис

Проходят мимо учета. Однако это тоже расходы вашего бизнеса и их общая сумма за несколько месяцев может вас удивить. Например, одна из пользовательниц Finmap Ольга заметила, что только на одну подписку она тратит 300 грн/месяц. В год это 3600 грн. А таких подписок у нее много и все эти суммы раньше уходили непонятно, куда.

Подключив Finmap и синхронизировав свои банковские операции с сервисом (а в Finmap доступно 2000+ интеграций с банками, в т.ч. и с европейскими), она увидела эти расходы.

Теперь ни один платеж не проходит незамеченным. Ольга четко видит финансовую ситуацию в бизнесе и может планировать бюджет точнее.

Не имеют финансовой подушки безопасности

То есть какого-то запаса денег на случай форс-мажора. Например, сломалось оборудование и требуется срочный ремонт, прорвало трубу в кофейне и нужно закрыться на пару дней, появилась необходимость сделать дополнительную закупку товара, которая не была запланирована.

Очень часто предприниматели не задумываются о вероятности таких ситуаций. Но когда они случаются, приходится вкладывать собственные средства, чтобы покрыть эти расходы.

Я рекомендую создать подушку безопасности прямо сегодня. Размер суммы, которую вы будете регулярно откладывать — на ваше усмотрение. По опыту пользователей Finmap, в финансовую подушку можно переводить в среднем от 2% от оборота ежемесячно.

Круто, если вы заведете для подушки безопасности отдельный счет. Так будет меньше возможностей потратить эти деньги не по назначению.

Не ведут учет денег бизнеса системно 

Общаясь с сотнями предпринимателей ежедневно, я постоянно вижу ситуации:

• Все данные о финансах хранятся в разных местах. 

Есть несколько таблиц, какие-то заметки, что-то вообще записано на стикере на бегу. Один из пользователей Finmap рассказывал, что фиксировал расходы, отправляя себе сообщение в Telegram. Естественно, при таком подходе четкого виденья финансовой ситуации в бизнесе нет.

• Учет ведется нерегулярно.

Забыли, не было времени, завал из других задач… В итоге — хаотичные записи и обрывочные данные, из которых невозможно делать выводы.

• Учет без цели.

Вроде как, нужно вести. А зачем — непонятно. Данные копятся, но предприниматель никак их не использует для развития своего бизнеса и не понимает, зачем вообще тратить время на учет финансов.

Результат таких подходов — отсутствие системы и понимания: 

• а что вообще происходит с финансами в бизнесе;
• есть ли прибыль и какая;
• сколько дивидендов можно вытащить, чтобы не навредить;
• не уходят ли где-то деньги впустую;
• как можно расти и увеличивать прибыль системно.

Чтобы исправить ситуацию, важно:

✔️ Собрать все данные о финансах в одном месте.

✔️ Вести учет всех доходов и расходов регулярно, фиксировать каждую операцию.

✔️ Анализировать данные и использовать их для принятия бизнес-решений, а не просто собирать.

Вести системный учет просто с помощью онлайн-сервиса Finmap. Он создан специально для собственников и СЕО малого и среднего бизнеса. Не требует специальных знаний о финансах и интуитивно-понятен с первых минут использования.

С Finmap вся информация о деньгах вашего бизнеса будет собрана в одном месте. Из данных, которые вы добавите, сервис сам будет формировать отчеты в виде наглядных дашбордов. 

В Finmap есть отчеты Cash Flow (показывает все поступления и списания бизнеса), P&L (отчет о прибыли и убытках), о дебиторской и кредиторской задолженностях, а также отчет Проекты, в котором легко отслеживать прибыль, рентабельность и маржинальность отдельных проектов/клиентов/направлений бизнеса. Все данные легко анализировать, даже если вы никогда не работали с ними ранее. 

А возможность синхронизировать сервис с банками (например, с Приватбанком, monobank, ПУМБ, а также с 2000+ банков по всему миру) автоматизирует учет и минимизирует необходимость ручного ввода данных.

Если вы увидели, что уже допускаете в вашем бизнесе какую-то из ошибок (а, может, и сразу несколько) — отлично. Ведь теперь вы знаете, как их исправить. А чтобы навести порядок в финансах бизнеса было проще, подключайте Finmap и протестируйте возможности сервиса. 14 дней бесплатно😊

А после регистрации и покупки сервиса по ссылке, Вы получите скидку 5%.

ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ